Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.
Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:
- разграничит деятельность работников;
- уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
- повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
- поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
- сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
Чтобы грамотно произвести распределение обязанностей сотрудников, нужно составить для каждой из должностей так называемый профиль, который содержит информацию о том, что должен знать и уметь работник, занимающий данный пост.
Обычно этот профиль содержит навыки, личные качества и знания, которыми обязан обладать гражданин, чтобы занимать ту или иную должность.
Чтобы лучше понимать, о чем идет речь, стоит вернуться к примеру о сети магазинов и составить профиль должности, например, для консультанта торгового зала в данной компании.
Что должен знать сотрудник, который претендует на эту должность?
- Базовую информацию о самой компании.
- Признаки, характеризующие данный бренд.
- Ассортимент товаров, которые можно найти в магазине.
- Трудовые обязанности.
- Правила обслуживания посетителей объекта.
Что обязан уметь сотрудник, претендующий на должность консультанта торгового зала в данной сети магазинов?
- Общаться. Если человек не может грамотно связать двух слов, как ему взаимодействовать с клиентами для извлечения выгоды?
- Продавать. Если консультант в торговом зале не умеет продавать, какая выгода от него копании?
- Работать в команде. Как уже было сказано выше, сотрудники в хорошей компании работают на достижение одной корпоративной цели, а в данной ситуации без командной работы не обойтись.
Иногда в профиль сотрудника включают информацию о том, что он хочет и что он сможет. Первое – для предоставления ему какой-либо мотивации (уметь правильно мотивировать – еще одна важная задача управляющего), второе – для определения его потенциала.
Способы оформления обязанностей
Процедура оформления дополнительных рабочих функций может осуществляться несколькими путями:
| Способ оформления | Описание |
| Определением дополнительно нагрузки в должностной инструкции | Весьма часто в инструкции в разделе «взаимоотношения по должности», можно встретить фразу, что в период отсутствия какого-то работника наш специалист обязывается временно исполнять его обязанности. С виду безобидный пункт на практике оборачивается необходимостью некоторое время (например, из-за болезни или на период отпуска) бесплатно выполнять обязанности коллеги и нести за это ответственность. |
| Путем изменения должностной инструкции | Работодатели нередко прибегают к варианту пересмотра инструкции. Либо внесением в нее изменений (дополнений), после которых обязанности сотрудника существенно возрастают. Делается это приказом по предприятию. Работник должен быть об этом уведомлен заблаговременно (не менее чем за 2 месяца). Если он с этим не согласится, то его могут уволить по инициативе администрации по причине отказа работать в новых условиях. |
| Временным возложение дополнительных обязанностей по освободившейся должности приказом по предприятию | Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем. Может прекращаться досрочно по инициативе одной из сторон, либо обоюдным согласием. |
| Через трудоустройство в качестве совместителя | В этом случае работник трудоустраивается на освободившуюся должность «на полставки». Оформляется отдельным приказом по кадрам. Ведется отдельный учет времени работы, начисление заработной платы, имеются разные записи в трудовой книжке. Чтобы прекратить такие отношение, потребуется официально уволиться с должности совместителя, придерживаясь процедуры, предусмотренной законодательством. |
Приказ должен иметь название должности, по которой выполняется совмещение (замещение), период такой работы, размер вознаграждения, подписываться руководителем. Если указать период нет возможности (должность вакантная, либо сотрудник длительно болеет), можно обозначить событие. Им будет момент приема нового труженика, либо выздоровления имеющегося.
Помните, самый простой способ нагрузить работника дополнительной работой – прописать это в должностной инструкции. Но такие поручения должны четко соответствовать профилю его должности. Иначе работодателя может ожидать юридическая ответственность.
Что собой представляют дополнительные обязанности
Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:
- Наличие письменного согласия сотрудника.
- Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
- Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).
Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.
При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.
Обязательные приказы в организации в 2021 году
23 декабря
23894
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.
| Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок. |
История возникновения профессии
Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.
Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна – уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Распределение обязанностей по охране труда между работниками
Разделение обязанностей — процесс всегда трудоемкий. В охране труда для успешного делегирования необходимо учитывать структуру организации, уровень прав, обязанностей и ответственности по ОТ. Чтобы построить реально работающую систему, необходимо определить и зафиксировать полномочия, уровень ответственности менеджеров разных позиций – кто руководит выполнением работ, планирует и контролирует их ход.
Основные задачи и требования закрепляются при помощи локальных нормативных актов (инструкций, правил, договоров). Важно помнить — сотрудники со всеми документами ознакамливаются под роспись. Другими словами, руководитель предприятия разделяет обязанности между руководителями среднего уровня, и этим снимает ответственность с себя. Для назначения ответственного, его сначала необходимо обучить по соответствующим правилам, проверить знания и выдать удостоверение.
Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.
Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:
- разграничит деятельность работников;
- уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
- повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
- поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
- сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.
Особенности трудовых отношений несовершеннолетнего работника
Определение возраста, по достижении которого лица могут вступать в трудовые отношения, дано в ст. 63 ТК РФ. Трудовая правоспособность возникает у работников после достижения им 16-ти лет. Если физическое лицо продолжает получать образование и достигло 15-тилетнего возраста, с ним может быть заключен договор с гибкими условиями.
Дополнительные условия трудоустройства лиц, продолжающих учебу:
- В трудовом соглашении должно учитываться время, свободное от обучения.
- В состав документов входит документ о продолжении обучения и режиме времени, свободном от учебы.
При согласии родителей или опекунов лицо может трудоустраиваться, начиная с 14-ти лет. Для заключения соглашения необходимо иметь письменное согласие одного из родителей и органов опеки. В области, связанной с творчеством, допускается трудоустройство и в более раннем возрасте. При отсутствии разрешения трудовой договор не заключается.
Особые требования к приему на работу несовершеннолетних:
- Испытательный срок при трудоустройстве не устанавливается (ст. 70 ТК РФ).
- Договор о полной материальной ответственности с несовершеннолетним не заключается.
- В отношении лица не могут применяться вредные или особые условия и профессии по перечню, утвержденному Правительством.
- При трудоустройстве лица, не достигшего 18-ти лет, обязательным условием является прохождение медосмотра (ст. 69 ТК РФ).
Несовершеннолетние граждане имеют право на сокращенный рабочий день и предоставление отпуска в любое удобное время и дополнительные 3 дня оплаченного отдыха.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
Как оформить распределение и перераспределение полномочий
Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.
Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:
- шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
- название, дату составления и регистрационный номер;
- вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
- заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.