Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ИС ЭСФ — портал ЭСФ ГОВ КЗ подробная инструкция пользователя 2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Особенности работы с электронными счетами-фактурами
Главная особенность работы со счетами-фактурами в электронной форме обусловлена тем, что они составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Данное условие, а также формат счетов-фактур и процедур обмена по телекоммуникационным каналам связи – через оператора электронного документооборота, устанавливают соответствующие нормативные документы ИФНС.
Внедрим в кратчайшие сроки юридически значимый ЭДО для обмена счетами-фактурами и УПД
Отметим, что для удобства сторон сделки и контролирующих органов предусмотрен обмен не просто счетами-фактурами, а пакетом документов, именуемым УПД – универсальным передаточным документом. В него входит СФ и акт/накладная, что упрощает понимание информации по сделке и позволяет обмениваться сразу несколькими документами за одну сессию.
Информационная система ИС ЭСФ
ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно
- В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
- В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
- В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
- ;
- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере
), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.
С 1 апреля 2021 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».
Полезно
Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:
- Виртуальный склад — что это?;
- Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
- Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.
«1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана»: настройка ЭСФ
Запустите Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами (меню Предприятие – Настройка параметров учета – Настройка программы, вкладка Электронные счета-фактуры [1]).
Следуйте указаниям помощника, при завершении каждого этапа переходите к следующему шагу (кнопка Далее).
В случае использования обмена данными с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов достаточно установить соответствующий признак, дополнительные настройки не требуются.
В случае использования прямого обмена данными с ИС ЭСФ необходимо так же:
- Ознакомиться, согласиться с условиями публичной оферты и выполнить загрузку библиотеки криптографии, предоставляемой ТОО «ИнфоСофтПром» (кнопка Получить криптобиблиотеку);
С 01.01.2016 года — налогоплательщики, являющиеся уполномоченными экономическими операторами;
С 11.01.2016 года — электронные счета-фактуры должны выписывать все налогоплательщики, попавшие в перечень товаров, а именно проводящие операции по товарам, включенными в перечень и ввезенными на территорию Республики Казахстан:
— из третьих стран;
— из государств-членов ЕАЭС;
— произведенным на территории РК.
С 01.07.2016 года — налогоплательщики, являющиеся уполномоченными экономическими операторами, таможенными представителями, таможенными перевозчиками, владельцами складов временного хранения, владельцами таможенных складов (ст. 6 Закона РК от 03.12.2015 № 432-V).
С 01 января 2017 г. — все налогоплательщики (включая ИП и неплательщиков НДС) — у которых операции или виды деятельности — реализация товаров, входящих в Перечень изъятий и реализация товаров, выполнение работ, оказание услуг по договору государственных закупок.
с 01 января 2018 г. — крупные налогоплательщики, подлежащие мониторингу.
С 01 января 2019 г. — лица, по которым произведена постановка на регистрационный учет по налогу на добавленную стоимость в Республике Казахстан:
- индивидуальные предприниматели;
- юридические лица-резиденты, за исключением государственных учреждений;
- нерезиденты, осуществляющие деятельность в Республике Казахстан через филиал, представительство;
- доверительные управляющие, осуществляющие обороты по реализации товаров, работ, услуг по договорам доверительного управления с учредителями доверительного управления либо с выгодоприобретателями в иных случаях возникновения доверительного управления.
Таким образом в 2017 году законодательством не предусмотрено введение новой категории налогоплательщиков, которые обязаны выписывать исключительно электронные счет-фактуры.
За нарушение порядка или сроков выписки ЭСФ с 1 января 2016 года будут административные штрафы: 30% от суммы НДС, указанного в счете-фактуре на бумажном носителе (но не менее 20 МРП) для субъектов малого предпринимательства, 40% (но не менее 30 МРП) для субъектов среднего предпринимательства, 50% (но не менее 40 МРП) для субъектов крупного предпринимательства.
Наши специалисты помогут настроить Вам работу с электронными счет-фактурами в программах 1С:
- 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана, редакция 2.0 и 3.0
- 1С:Управление торговлей 8 для Казахстана, редакция 2.2, 3
- 1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана
Будут выполнены следующие работы:
- Проверка компьютера на возможность установки ЭСФ
- Установка/обновление Java
- Настройка в программе 1С:Бухгалтерия 8 сертификата для ЭЦП (НУЦ)
- Настройка в программе 1С:Бухгалтерия 8 сертификата для авторизации (НУЦ)
- Настройка в программе 1С параметров для входа в ИС ЭСФ
- Установка библиотеки для работы 1С:Бухгалтерии 8 с ЭЦП
- Проверка выгрузки исходящих электронных счетов-фактур из программы 1С в ИС ЭСФ
- Проверка загрузки входящих электронных счетов-фактур из ИС ЭСФ в программу 1С
- Обучение бухгалтера правилам заполнения ЭСФ в программе 1С
- Обучение бухгалтера загрузке/выгрузке ЭСФ в программу 1С
Стоимость комплекса услуг по настройке ЭСФ в программе 1С составляет 15 000 тенге с НДС.
Услуги по настройке ЭСФ предоставляются только по договору информационно-технологического сопровождения (договор ИТС).
Мы оказываем регулярную и оперативную поддержку пользователей 1С по единому, разработанному фирмой «1С», «Стандарту информационно — технологического сопровождения 1С». Объем услуг 1С, сервисов и стоимость договора определяются видами и объемами работ, необходимыми Вам.
Как ИП пройти первичную регистрацию в ИС ЭСФ: инструкция.
После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.
Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.
Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.
Важно!
Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно,
я
должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:
- Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: « .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)»
. - Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа )
- Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.
Для каждого сотрудника можно:
- Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему
. - Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).
Важно!
Предоставление права физическому лицу выполнять операции по выписке и получению электронных счетов-фактур от имени предприятия.
Система прав пользователей выглядит следующим образом
| Право | Описание | Комментарий |
| Просматривать счет-фактуру | Право на открытие формы документа счет-фактура | |
| Создавать новый счет-фактуру | Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ | Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании) |
| Создавать исправленный счет-фактуру | Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих о | Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности.
Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру |
| Создавать дополнительный счет-фактуру | Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих о | Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности
Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру. |
| Отзывать счет-фактуру | Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием | Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам |
| Создавать черновик | Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю | Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их). |
Нововведения, общие для всех сфер
Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:
- В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
- Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
- Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
- В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.
Информационная система ИС ЭСФ
ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно
- В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
- В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
- В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
- ;
- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.
С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».
Полезно
Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:
- Виртуальный склад — что это?;
- Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
- Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.
Как учитывать электронные счета-фактуры?
Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст. 169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:
- составлены согласно формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@;
- подписаны квалифицированной электронной подписью;
- переданы согласно регламенту, установленному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50Н, через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.
Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:
- получайте бесплатно;
- отправляйте за несколько секунд;
- сокращайте расходы на доставку.
По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.