Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и как ее правильно вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила обращения с наличными деньгами определяет Положение ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» . Это Положение обязательно для выполнения всеми учреждениями банков, а также организациями, предприятиями и учреждениями на территории Российской Федерации.
Комментарий к ст. 15.1 КоАП
———————————
См.: Положение ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» // Вестник Банка России. 1998. N 1; 2002. N 61.
Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Оформление кассовых операций осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40 .
———————————
См.: Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) // Экономика и жизнь. 1993. N 42 — 43.
Согласно вышеназванным нормам, работая с наличными деньгами, необходимо соблюдать следующие правила:
— предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
— для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме;
— необходимо соблюдать лимит остатка кассы.
Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме трех рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег);
— расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается;
— следует соблюдать предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами;
— согласно указанию Банка России от 14.11.2001 N 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» данный предел составляет 60000 рублей по одной сделке. То есть по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами данное ограничение не применяется.
Несмотря на то, что речь в указании N 1050-У идет только о юридических лицах, а о предпринимателях не сказано ни слова, в письме N 08-17/2540 Банк России пояснил, что действие этого документа в равной степени распространяется и на индивидуальных предпринимателей.
———————————
См.: письмо Центрального банка РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540 «О применении указания Банка России от 14.11.2001 N 1050-У».
Следует отметить, что возникают вопросы по поводу статуса письма N 08-17/2540. Так, согласно ст. 7 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» Банк России может издавать по вопросам своей компетенции нормативные акты в форме указаний, положений и инструкций. Только эти нормативные акты обязательны для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц. А поскольку письмо N 08-17/2540 не относится к числу нормативных актов Банка России, обязательных для исполнения, то оно не может устанавливать никакие правила.
В соответствии с правилами подготовки и вступлением в силу нормативных актов Банка России последние вступают в силу с момента их опубликования в «Вестнике России» — официальном издании Банка России. Однако письмо ЦБ РФ N 08-17/2540 опубликовано не было и, следовательно, оно не является нормативным актом и не обладает его обязательными признаками: формальной определенностью и общеобязательностью, а следовательно не может применяться.
Окончательную точку в споре о лимитах в расчетах наличными средствами поставил Верховный Суд РФ, указав в своем решении N ГКПИ04-163 о том, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, на сумму, превышающую 60 000 руб., в силу пункта 2 статьи 861 ГК РФ надо производить в безналичном порядке.
Что касается судебной практики по данному спору, то она весьма неоднозначна. Так, Федеральный арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 29 декабря 2004 г. N КА-А40/12146-04 поддержал доводы предпринимателя, указав, что пункт 1 Порядка ведения кассовых операций не обязывает его сдавать денежную наличность в банк. Аналогичная позиция высказывалась и Федеральным арбитражным судом Северо-Западного округа в Постановлении от 18 апреля 2005 г. N А56-23502/04.
Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 26 июня 2006 г. N Ф08-2586/2006-1102А в качестве дополнительного аргумента в пользу предпринимателя сослался на Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
Однако существуют судебные решения и в пользу налоговых органов. Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в Постановлении от 19 августа 2003 г. N А49-55/03-93ОП/19 указал, что налоговые органы правильно привлекли предпринимателя к административной ответственности за нарушение Порядка ведения кассовых операций, поскольку вывод о применении этого документа только к юридическим лицам противоречит письму N 14-4/95.
Применение ответственности в виде штрафа к должностному лицу: кто отвечает за правильность ведения операций с наличными в организации
Исходя из п. 15 постановления № 5, к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ могут быть привлечены одновременно как организация, так и должностное лицо, на которое возложена обязанность обеспечивать соблюдение установленного порядка.
Ответственность за организацию бухучета возлагается на руководителя организации согласно ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402-ФЗ). Конкретные обязанности по оформлению документов содержатся в должностных инструкциях, утвержденных руководителем, и могут быть возложены:
- На должностных лиц, указанных в нормативных актах ЦБ РФ (например, главного бухгалтера, кассира, пп. 4.2, 4.3 и др. указания № 3210-у).
- При отсутствии в штате поименованных должностей — на руководителя (пп. 4, 4.2 указания № 3210-у).
- На иных должностных лиц, если на это указано в должностной инструкции. В качестве примера можно привести решение Ленинградского облсуда от 12.12.2012 № 7-721/2012: штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ был применен к территориальному менеджеру, в обязанности которого согласно должностной инструкции входил контроль за составлением внешней и внутренней отчетности.
Неоприходование денежных средств
К числу часто встречающихся на практике нарушений относится неоприходование денег в кассу — нарушение п. 4.6 указания № 3210-У.
Одним из доказательств этого нарушения может быть акт контрольной закупки, оформляемый налоговыми органами при проверке применения ККТ. В такой ситуации неоприходование может выразиться в том, что при выдаче кассового чека покупателю отсутствуют соответствующие сведения об операции в документах организации (см. постановление 9-го ААС от 22.10.2015 № 09АП-41654/15). Аргумент о том, что закупочный акт относится к числу оперативно-розыскных мероприятий, отклоняется арбитражными судами на основании п. 19 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.10.2006 № 18, в котором говорится о допустимости акта закупки в качестве доказательства.
В постановлении ВС РФ от 17.02.2015 № 301-АД14-6145 по делу № А29-1732/2014 указано, что неотражение в кассовой книге полученной денежной выручки в тот же день само по себе свидетельствует о неоприходовании в кассу денежной наличности.
Отсутствие кассовой книги также образует состав неоприходования денежных средств (постановление 11-го ААС от 24.03.2016 № 11АП-400/16). Наиболее часто это нарушение фиксируется в обособленных подразделениях, которые также обязаны вести кассовые книги, несмотря на отсутствие прямой нормы, указывающей на это (см. также постановление 14-го ААС от 18.01.2016 № 14АП-9902/15).
Штраф за отсутствие номенклатуры в чеке в 2021 году
Номенклатура (название изделия) — обязательный реквизит чека для компаний, торгующих подакцизной продукцией, а также для организаций и ИП на ОСНО. С февраля 2021 года это требование коснулось и предпринимателей на специальных режимах: УСН, ПСН, ЕСХН. Если раньше в парикмахерской могли предоставить чек только с ценой услуги, то теперь они должны указать и название («стрижка 400 руб.»).
Торговые точки с небольшим количеством позиций могут вводить номенклатуру вручную и использовать бюджетные кнопочные кассы. Если в ассортименте более 100–200 позиций, применение «автономок» становится проблематичным. В этой ситуации есть два решения: полностью загрузить справочник до 01.02.2021 или приобрести смарт-терминал. Во втором случае названия товаров удобно загружать через облачный сервис, при этом количество позиций может достигать нескольких тысяч. С указанной даты за отсутствие номенклатуры взыскивают сумму:
- 1 500–3 000 руб. — должностных лиц (ДЛ);
- 5 000–10 000 руб. — ИП и организации.
Распечатанный документ без номенклатуры признается недействительным.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Нарушитель может обжаловать постановление в вышестоящей инстанции или в суде в течение 10 суток со дня вручения или получения копии постановления (ч. 1 ст. 30.3 КоАП РФ). В случае пропуска этого срока, по ходатайству лица, подающего жалобу, он может быть восстановлен судьей или должностным лицом, правомочными рассматривать жалобу.
Орган, который будет рассматривать жалобу, должен рассмотреть ее в течение 10 дней. По результатам рассмотрения выносится решение: оставить все как есть или же отменить штраф. Необходимо учитывать, то при рассмотрении жалобы не допускается такое изменение оспариваемого решения, которое повлечет усиление административного наказания или иным образом ухудшит положение лица, привлеченного к ответственности (ст. 30.7 КоАП РФ).
Привлеченным к административной ответственности нужно знать, что заявление об оспаривании административного штрафа не облагается государственной пошлиной (ч. 4 ст. 208 АПК РФ, ч. 5 ст. 30.2 КоАП РФ).
Если срок обжалования пропущен (и не восстановлен), либо обжалование не изменило решение о привлечении в ответственности, то постановление вступает в законную силу. В течение следующих 30 дней нарушитель должен уплатить штраф добровольно и направить копию платежного документа в налоговый орган, вынесший постановление (ч. 1, 4 ст. 32.2 КоАП РФ). Невыполнение данного требования влечет наложение административного штрафа в двукратном размере суммы неуплаченного административного штрафа либо административный арест на срок до пятнадцати суток (ч. 1 ст. 20.25 КоАП РФ). При этом штраф уже будет взыскиваться судебным приставом-исполнителем (ч. 5 ст. 32.2 КоАП РФ).
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
- От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
- От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
- для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Претензии со стороны контролирующих органов могут обуславливаться различными обстоятельствами. Помимо уже упомянутого технического несоответствия оборудования, рассматриваются также следующие правонарушения:
- Несоблюдение регламента первичной и повторной регистрации, включая ограничения по срокам. Влечет за собой предупреждение либо взыскание на сумму до 3 000 (для организаций — до 10 000 рублей).
- Непредставление или несвоевременное предоставление информации и документации, запрашиваемой представителями налоговой службы. Предусматривает аналогичные санкции.
- Продажа без чека — ответственность за неприменение ККТ в виде штрафа для ИП и должностных лиц доходит до двух, для юридических субъектов — до десяти тысяч руб. за каждый выявленный случай.
Стоит отметить, что сам по себе факт наказания не является основанием для освобождения виновника от обязательства по исправлению нарушений. В соответствии с законом срок давности для привлечения равен одному году — отправной датой для отсчета периода определяется день фактического совершения проступка, а при рассмотрении дел, связанных с длящимися правонарушениями — момент выявления контролирующими органами.
Комментарии к ст. 15.1 КОАП РФ
1. Статьей 3 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (с изм. и доп.) установлено, что обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платежной системы — одна из целей деятельности Банка России, который устанавливает правила осуществления расчетов в Российской Федерации, в том числе организует наличное денежное обращение на ее территории (см. принятые ЦБ РФ Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П и Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации от 24 апреля 2008 г. N 318-П. Порядок ведения кассовых операций организациями, не являющимися кредитными, утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 и направлен письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18). Таким образом, объектом рассматриваемого состава правонарушения являются общественные отношения в сфере организации наличного денежного обращения в Российской Федерации.
2. Объективная сторона данного правонарушения предполагает осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров (указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У (с изм. и доп.) с 22 июля 2007 г. предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами установлен в сумме 100000 рублей), нарушение правил приема и выдачи наличных денег (т.е. неоприходование в кассу денежной наличности), несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организаций. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
3. Субъектами правонарушений, предусмотренных данной статьей, являются руководители и иные работники, на которых возложены организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции в организации, а также юридические лица и индивидуальные предприниматели.
4. Субъективная сторона составов, содержащихся в рассматриваемой статье, может выражаться в форме как умысла, так и неосторожности.
5. Рассматривают дела о правонарушениях, предусмотренных данной статьей, должностные лица налоговых органов (ст. 23.5). В соответствии с Положением о правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П на учреждения банков возложена обязанность проверять соблюдение организациями установленных правил работы с денежной наличностью. Материалы проверок оформляются справкой по установленной форме. При необходимости копии справок направляются в соответствующие органы административной юрисдикции.
Протоколы об административных правонарушениях составляют должностные лица налоговых органов (ч. 1 ст. 28.3).
Понятие кассовой дисциплины
Правила ведения кассовых операций в организации закрепляют указания Центробанка России № 3210-У. Нормативный документ предусматривает порядок работы с наличными денежными средствами в учреждении. За любое отклонение от установленных требований предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций. Но это не единственный норматив в работе с наличностью.
Все организации и ИП, которые принимают наличную оплату за оказанные услуги и работы или реализованный товар от физических лиц, обязаны применять онлайн-кассы. Работать без ККТ нового поколения запрещено (закон № 54-ФЗ и закон № 290-ФЗ). Если компания или коммерсант проведет операцию «мимо кассы», то штрафов не избежать.
Ключевые правила организации работы с кассовыми операциями — в статье Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов».
Под внешним контролем кассы понимаются проверки и ревизии соблюдения кассовой дисциплины, которые осуществляются государственными органами, службами и ведомствами.
Представителей коммерческих структур уполномочена контролировать ФНС. Инспекция разрабатывает и утверждает специальные планы выездных налоговых проверок. В соответствии с планами, выявляются риски от нарушений кассовой работы. ФНС вправе провести внеплановую ревизию. Учтите, что отсутствие компании в плане проверок ФНС не является гарантией того, что инспекторы не приедут с ревизией. Инспекция уполномочена назначить внеплановый контроль при наличии веских оснований и даже без них.
Бюджетный сектор контролирует не только ФНС. Ревизии кассы вправе проводить:
- Счетная палата;
- ревизионный отдел финансового органа, в котором обслуживается учреждение;
- Министерство внутреннего финансового контроля;
- Министерство финансов;
- учредитель или профильное министерство и ведомство;
- органы прокуратуры и следственного комитета;
- иные представители госструктур.
Бюджетников на нарушения по кассовым операциям могут проверять хоть каждый день, так велико число контролеров и ревизоров.
При инициации внешней проверки кассы контролер обязан предоставить:
- удостоверение контролера;
- распоряжение ведомства, инициировавшего контрольное мероприятие;
- план проведения ревизии;
- предмет проверки;
- сроки проведения контрольного мероприятия.
ВАЖНО!
Документы заверяют подписью и печатью руководителя ведомства. Если бумаг недостаточно или отсутствуют подписи или печати, потребуйте предоставить верную документацию. До этого не допускайте ревизора к проверке.
Малозначительны ли правонарушения?
Еще раз обратимся к Постановлению ФАС Волго-Вятского округа N А28-16681/2009. Состав административного правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 КоАП РФ, в действиях общества и правомерность наложения административного штрафа были признаны судом первой инстанции. Оценив представленные доказательства, характер и степень общественной опасности совершенного правонарушения, суд сделал вывод о том, что вменяемое обществу правонарушение не представляло существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем посчитал возможным квалифицировать его в качестве малозначительного.
В соответствии со ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решать дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.
Вывод суда о возможности применения в рассматриваемом случае ст. 2.9 КоАП РФ, сделанный с учетом Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 02.06.2004 N 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях», по мнению кассационной инстанции, соответствовал установленным обстоятельствам, имеющимся в деле доказательствам и не подлежал переоценке в силу ст. 286 АПК РФ. В связи с чем кассационная жалоба инспекции судьями была оставлена без удовлетворения.
В то же время в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 14.04.2010 N А03-18378/2009 кассационная жалоба общества относительно малозначительности совершенного им правонарушения в виде осуществления расчетов наличными деньгами с юридическим лицом сверх установленного размера и накопления в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов четырежды в течение полумесяца была оставлена без удовлетворения.
Исходя из конкретных обстоятельств дела и учитывая характер охраняемых общественных отношений, на которые посягал нарушитель, суд первой инстанции сделал вывод об отсутствии оснований для применения ст. 2.9 КоАП РФ и освобождения от административной ответственности ввиду малозначительности административного правонарушения. Кассационная инстанция посчитала вывод суда об отказе в удовлетворении заявления правильным и его решение оставила без изменения.
Несоблюдение порядка хранения наличности
Еще одно правонарушение, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ, – несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств. Дело в том, что пункт 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязывает руководителей предприятий оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
В частности, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2005 г. № Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы. Поэтому арбитры признали штраф, предъявленный фирме налоговиками в сумме 40 000 рублей, правомерным.