Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вернуть переплату по НДФЛ (налог на доходы) из налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату?
Какие последствия ждут работников и работодателей после 01.01.2020?
Как и раньше, обязанность по уплате НДФЛ будет возлагаться на физических лиц. Поэтому суммы налога НДФЛ, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, должны будут взыскиваться ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу.
Налоговые агенты, как и в настоящее время, могут быть привлечены к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ.
При этом с 01.01.2020 вступает в силу поправка, внесенная в п. 9 ст. 226 НК РФ, позволяющая налоговым агентам в случае доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки уплачивать НДФЛ за счет собственных средств.
Сейчас сложно сказать, как эту поправку будут трактовать контролирующие органы (разъяснений на этот счет ни налоговики, ни финансисты пока не дали): будет ли это право организации (например, учреждение может заплатить доначисленный НДФЛ за счет собственных средств, а потом взыскать налог с работника (либо простить работнику долг), что позволит уменьшить размер начисленных пеней) либо уплату НДФЛ по результатам проверки учреждениям вменят в обязанность. Как только появятся официальные разъяснения, мы обязательно вернемся к данному вопросу.
* * *
Если по результатам налоговой проверки будет установлено, что организация – налоговый агент не удержала сумму НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, налог будет доначислен. Обязанность по уплате НДФЛ лежит на работнике, учреждение – налоговый агент обязано будет удержать с работника задолженность по налогу и перечислить его в бюджет. Сам налоговый агент может быть привлечен к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ (размер штрафа – 20 % неудержанной суммы). Также учреждению – налоговому агенту могут быть начислены пени.
Объект налогообложения и плательщики НДФЛ
Налог на доходы физических лиц должен платить каждый совершеннолетний гражданинРоссии, который имеет этот доход. Но система не так проста, поскольку налогоплательщики разделены на несколько категорий. Для каждой категории распределение налога происходит по своей схеме:
Налоговые резиденты
Они проживают в стране от 183 суток в году и составляют декларацию по закону.
Не резиденты (согласно налоговому законодательству)
Люди, которые не проживают в стране упомянутую часть времени в году, но получающие в России доход.
Отдельные категории граждан должны сами заниматься декларированием налога, писать справки и т.п. Заполненную декларацию нужно подать самолично до 30 апреля следующего за налоговым периодом года. Если вы относитесь к категории лиц, которые могут не заниматься налоговым декларированием самостоятельно, рассматриваемая декларация может быть передана в налоговую в любой момент. Но до конца года справка должна быть там.
Какие сроки и штрафым
30 апреля — крайний срок для подачи декларации по налогу на доходы физических лиц. Сдать документ нужно в ФНС.
Обычно этим тоже занимается работодатель. Но если доход получен не с работы, то декларацию придется подать самостоятельно. Это касается:
-
индивидуальных предпринимателей;
-
нотариусов, адвокатов, и тех, кто занимается частной практикой;
-
физических лиц, кто получил вознаграждения не от налоговых агентов;
-
физических лиц, которые получили доход от продажи имущества;
-
резидентов РФ, которые получили доход от источников, находящихся за пределами РФ;
-
физических лиц, получивших выигрыши;
-
физических лиц, получающих доход в виде вознаграждения как наследники авторов произведений науки, литературы, искусства, а также авторов изобретений;
-
физических лиц, получающие доходы в порядке дарения.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
6-НДФЛ – это расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Справка в ИФНС сдается поквартально. В 6-НДФЛ указываются суммарные доходы и налоговые вычеты по всем работникам. Данные в форму вносят нарастающим итогом с начала отчетного года. Суммарные показатели доходов прописываются в рублях и копейках, а суммы налога округляют до рублей. Если значения отсутствуют, тогда в ячейках прописывают значение «ноль». Все листы документа должны быть заполнены. Для того, чтобы отчитываться по НДФЛ без штрафов нужно правильно заполнить форму 6-НДФЛ.
Скачать бланк справки 6-НДФЛ бесплатно.
Можно ли делать налоговые вычеты нерезидентам
Любые вычеты по закону положены только резидентам РФ. Если Марат утратил этот статус для 2022 года, то и по расходам в этом году вычеты ему не положены. Если на 31.12.2022 вдруг окажется, что работник — нерезидент, но уже успел возместить часть подоходного через бухгалтерию, деньги придётся вернуть в бюджет.
В то же время с вычетами есть пара нюансов.
Для социальных, стандартных и профессиональных вычетов: право на них привязано к году, в котором человек понёс расходы. Допустим, Марат потратил деньги на обучение в 2021 году — для этого года он навсегда резидент. А значит, и право на вычет по расходам в 2021 году у него никто не отберёт.
Во-вторых, вычет можно заявить в течение трёх лет. То есть по расходам в 2021 году можно сэкономить на налогах и в 2022-м, и в 2023-м. И неважно, какой у Марата налоговый статус в том году, в котором он попросил вычет.
Правда, у работодателя можно оформить только вычет за текущий год, для прошлых лет нужно готовить 3-НДФЛ и запрашивать возмещение НДФЛ через налоговую.
Для имущественных вычетов важен налоговый статус в году, когда заявлен вычет, а не когда были расходы. Допустим, Марат купил квартиру в 2021 году, но право на вычет не использовал. В 2022 году он уехал жить в Казахстан и стал нерезидентом — заявить право на вычет теперь нельзя.
Если в январе 2023-го Марат вернётся в РФ и до июля не уедет, то снова станет резидентом и сможет оформить имущественный вычет за 2021 год. Даже через работодателя.
Санкции, если не платить НДФЛ
Каждый работодатель должен знать, что начисленный налог на доходы физлиц подлежит перечислению в бюджет на следующий день после выплаты зарплаты сотрудникам. Если перевод выполняется на банковские карты работников, то с этого дня и начинается отсчет. Если работники получают зарплату наличными, то началом срока по уплате НДФЛ считается дата снятия средств с расчетного счета организации.
В случае пропуска уплаты суммы, подлежащей перечислению в бюджет, на работодателя накладываются штрафные санкции. Их размер равен 20% от неуплаченной суммы с начислением пени, которое рассчитывается как 1/300 действующей ставки рефинансирования Центробанка РФ.
***
Каждый работодатель имеет обязанность удерживать и уплачивать налог на доходы своих сотрудников.
Зарплата до вычета НДФЛ — это как? Это полная заработная плата работника до того, как с нее удержан налог, ставка которого зависит от статуса сотрудника (для резидентов — 13%, для нерезидентов — 30%). При этом до расчета налогооблагаемой базы наниматель обязан учесть налоговые вычеты, которые имеют его сотрудники (на детей, имущество и др.). Зарплата до вычета налогов называется gross, после удержания НДФЛ — net.
***
Еще больше информации по теме — в рубриках «Зарплата» и «НДФЛ».
Когда удержание НДФЛ является мошенничеством
Рассматривая вопрос о том, что значит зарплата до вычета НДФЛ, следует иметь в виду то, что подоходный налог на законных основаниях может удерживаться из зарплаты работника только налоговым агентом.
Таким агентом является работодатель, который действует в рамках существующих законов – в основном, это Гражданский, Трудовой и Налоговый кодекс РФ. Исключительно действуя в рамках закона, работодатель заключает с сотрудником письменный трудовой договор, оплачивает предусмотренные законом отпуска и больничные, уплачивает за работника взносы в фонды пенсионного, медицинского и социального страхования, обеспечивает рабочее место и охрану труда, а также удерживает и перечисляет в бюджет налог на доходы физических лиц.
Сообщение работнику о переплате
Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:
— направить письменное уведомление (образец 2 приведен на с. 49);
— дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.
Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.
По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Бухгалтерская справка N 17
| г. Москва | 30 апреля 2014 года |
30 апреля 2014 года бухгалтером О.В. Бубновой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов менеджера И.В. Цветочкиной за январь-март 2014 года.
В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3000 руб. За январь-март 2014 года доход работницы составил 54 000 руб., сумма стандартных налоговых вычетов — 4200 руб., удержанный и перечисленный НДФЛ — 6864 руб. После перерасчета сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за период с 1 января по 31 марта 2014, составляет 6474 руб. Сумма излишне удержанного налога составила 390 руб. (6864 руб. — 6474 руб.).
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
— 390 руб. — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.
Главный бухгалтер Ветрова А.А. Ветрова
30 апреля 2014 года
О факте излишнего удержания НДФЛ налоговый агент должен сообщить бывшей работнице. Главный бухгалтер А.А. Ветрова составила официальное письмо, зарегистрировала его в журнале исходящей корреспонденции и направила И.В. Цветочкиной письмо по почте с уведомлением о вручении. Образец письма смотрите ниже.
Образец 2. Уведомление работника об излишнем удержании НДФЛ
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
| Исх. 30/14-б 30 апреля 2014 год |
Цветочкиной И.В. |
Выплаты производятся в течение налогового периода
Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается.
Пример № 1.
Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб. Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.
Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере. Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2017 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время.
В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г.
Обратите внимание! доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г.
Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2018 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо. В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период.
Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ. Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени. Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно.
Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым.
Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.
Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.
Дата фактического получения дохода
При получении дохода в виде заработной платы датой фактического получения дохода признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход (п.2 ст.223 НК РФ). То есть доход в виде заработной платы возникает у работника только в последний день месяца (Письма Минфина РФ от 27.10.2015 г. №03-04-07/61550, от 22.07.2015 г. №03-04-06/42063).
Начисленная сумма НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности и отпускных выплат подлежит перечислению не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п.6 ст.226 НК РФ).
Исчисленную сумму НДФЛ налоговые агенты обязаны удержать непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п.4 ст.226 НК РФ).
На практике возникает множество разнообразных ситуаций, когда непонятно, в какой момент возникает у работника доход и, соответственно, обязанность налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению суммы НДФЛ.
Разъяснения даты удержания НДФЛ в сложных ситуациях рассмотрены в Письме Минфина РФ от 25.07.2016 г. №03-04-06/43479. В Письме представители финансового ведомства учитывали позицию, приведенную в Определении ВС РФ от 11.05.2016 г. №309-КГ16-1804.
ПРИМЕР №1.
Заработная плата работникам компании выплачивается два раза в месяц:
В ходе проведения проверки налоговые инспекторы признали действия компании неправомерными, начислили пени и оштрафовали налогового агента на основании ст.123 НК РФ.
Налоговый агент в качестве аргумента приводил доводы, что при выплате заработной платы два раза в месяц обязанность удержания и перечисления в бюджет НДФЛ возникает только один раз при окончательном расчете дохода работника по итогам каждого месяца, за который ему начислен доход.
Однако высшие судьи не сочли довод налогового агента убедительным. Поскольку доход (аванс) работникам выплачивался в последний день месяца, то у налогового агента возникала обязанность исчислить и удержать суммы НДФЛ в соответствии с п.2 ст.223 НК РФ.
То есть в данном примере работодатель обязан был удержать НДФЛ и на дату выдачи аванса, и на дату выплаты второй части заработной платы работнику.
Штрафные санкции за неуплату НДФЛ в бюджет
До наступления 2016 года работодатели, являющиеся налоговыми агентами, обязаны были исчислять и переводить налог в бюджет в день, когда осуществилась выплата заработной платы сотрудникам. В настоящее время перевести налог нужно не позднее следующего дня после выплаты доходной составляющей всем работник. Исключениями являются больничные листы и отпускные. Для них выделено время в конце календарного месяца (статья № 226 НК).
В соответствии со статьей № 123 НК работодателю грозит штраф в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению в бюджет. В том случае, если он вообще не перевел ее государству или не в полном размере. Налоговый орган проводит периодические проверки организаций и различных фирм на факт правонарушений. Поэтому долго скрывать и утаивать неуплату работодатель не сможет, а последствия имеют серьезный масштаб.
ВНИМАНИЕ !!! Если работодатель произвел удержание налоговой суммы, но не перечислил в бюджет, то в соответствии со статьей № 75 НК будут начислять пени за каждый день просрочки.
Размер пени основывается на ставке Центрального Банка РФ на определенный день. Санкции по штрафам предусмотрены не только за удержание налоговой суммы и не перевода ее в бюджет, но и за пропуск отчетной даты, когда необходимо предоставить налоговую декларацию.
Если работодатель не предоставил в установленный срок сведения по форме 2 НДФЛ, то штраф устанавливается в размере 200 рублей за не предоставленный документ и последующие отчетные бумаги. Также предусмотрены санкции за непредставление ежеквартальной справки о доходах и расходах.
Как было сказано выше, налог на доходы физических лиц обязательно вычитается из заработной платы служащего. Разбираем, что значит зарплата до вычета НДФЛ.
Бухгалтерия ежемесячно начисляет работнику вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей и удерживает с этой суммы подоходный налог в размере 13 % — для граждан РФ и 30 % — для нерезидентов. Таким образом, считается, что ЗП до вычета НДФЛ — это как произведение всех начислений сотрудника за отработанный отчетный период, а зарплата после удержаний — это фактическая сумма денежных средств, которую работник получает на руки или переводом на банковскую карту.
НДФЛ рассчитывается непосредственно в момент начисления ежемесячного вознаграждения, а удерживается — при перечислении оплаты труда.
Как получить налоговый вычет
Если вычет по НДФЛ больше начисленной зарплаты за отчетный период, то работодатель вправе зачесть излишне удержанный подоходный налог в следующем периоде (месяце) в пределах одного календарного года. Работник также может оформить заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ.
В том случае если гражданин РФ по какой-либо причине не обратился к работодателю за предоставлением налоговых вычетов, он имеет право подать заявление на предоставления льготы непосредственно в территориальную ИФНС по истечении года, в котором были произведены расходы (имущественные, социальные, излишне удержанный подоходный налог). Для этого ему необходимо получить в бухгалтерии справку 2-НДФЛ, заполнить налоговую декларацию о доходах 3-НДФЛ, составить заявление и подготовить все копии подтвердительных документов (чеки, договоры и прочие). Результатом корректно оформленного обращения станет произведение возврата гражданину сумм излишне уплаченного НДФЛ от территориальной налоговой инспекции.