Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация персонала — три подхода». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
- В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
- Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
- Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.
От чего зависит акклиматизация
На процесс влияют следующие факторы:
- готовность компании принимать новичков;
- размеры штата. Если компания состоит из 5-10 человек, то адаптацию принято проходить в неформальном формате;
- наличие корпоративной культуры. Многое зависит от ее наличия, стройности, проработанности программ адаптации;
- состояние психологического климата. Если новичка принимают без негатива, он быстрее приступит к самостоятельной работе;
- применяемые методы управления на всех уровнях;
- мотивация новичка. Многое зависит от того, сколько он планирует проработать в компании;
- предложенная должность. Если новому сотруднику предстоит стать руководителем или ответственным работником, ему предстоит освоить значительный объем знаний, привыкнуть к ответственности. Соответственно, и на адаптацию потребуется больше времени;
- личность самого новичка. Важен его интеллект, полученное образование, способность общаться на одном языке с другими сотрудниками;
- наличие у принятого сотрудника необходимых компетенций и знаний.
Адаптацию можно разделить на первичную и вторичную. В первом случае сотрудник ранее вообще не работал, во втором — уже имеет опыт. Но это — не единственные виды адаптации. Ее можно разделить на несколько подвидов:
Социальная. Она предполагает, что сотрудник знакомится с микроклиматом коллектива, его социальной средой. Ему важно понять, какие нормы поведения здесь приняты.
Производственная. Сотрудник знакомится с применяемыми технологиями, условиями труда и производства. Часто требуется время на изучение особенностей техники, применяемого ПО и CRM-систем.
Профессиональная. Этот вид адаптации предполагает, что сотрудник получает новые компетенции, опыт, необходимые для дальнейшей самостоятельной работы. Также важно оценить, есть ли перспективы карьерного роста, требуется ли обучение на курсах повышения квалификации.
Физиологическая. Каждая работа — это определенные нагрузки и график. К ним тоже нужно привыкнуть.
Психологическая. Человеку приходится строить отношения с коллегами, руководством.
Организационная. В компании всегда есть иерархия. Важно, понять, кто отвечает за решение определенных вопросов, кто руководит, кто подчиняется. Новый сотрудник должен понимать, какое место отведено ему.
Экономическая. Новичку важно знать, какую зарплату он будет получать, какие еще стимулы применяются в компании.
Необходимые знания для нового сотрудника
Ни одна профессиональная адаптация нового сотрудника не обходится без самого главного источника информации компании, учебника по продукту. Он нужен для того, чтобы специалист сразу мог понять то, ради чего он вообще работает. А именно:
- На какую целевую аудиторию рассчитан ваш продукт. Кому он может быть интересен, а кого стоит оставить у самого входа в воронку продаж.
- Какие инструменты использует ваша компания для продвижения продукта. Знакомство с техниками продаж и работой с возражениями поможет новому сотруднику быстрее подготовиться к продуктивной работе.
- Кто ваши основные конкуренты и чем ваш продукт лучше других или отличается от подобных ему. Всесторонний анализ продукта сформирует более глубокое представление сотрудника о нем и в дальнейшем поможет в продажах.
- Что говорят клиенты о продукте. Знакомство с реальными отзывами и успешными или не очень кейсами расширит представление сотрудника о предмете продаж и поможет сформировать собственное видение.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
Что влияет на адаптацию?
- Открытость компании к приходу новичков в коллектив.
- Размер организации: в маленькой организации адаптация новых сотрудников менее формализована.
- Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
- Психологический климат в коллективе, в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
- Навыки управления, как у непосредственного начальника, так и у высшего руководства.
- Мотивация нового сотрудника – настроен ли он на краткосрочное сотрудничество или планирует работать как можно дольше.
- Должность – большая ответственность и внушительный объем работы предполагают длительный период приспособления.
- Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.
- Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.
Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:
1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой. 2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы. 3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации. 4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам. 5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством. 6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании. 7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Положение об адаптации персонала
1.1 Настоящий стандарт регламентирует действия по проведению адаптационной работы с вновь поступающим персоналом или персоналом приступившим к работе в на новом рабочем месте либо в измененных условиях труда ООО «Торговый дом «Крестьянка» (далее Общество).
1.2 Положения стандарта подлежат применению всеми руководителями Общества.
1.3 Ответственность за поддержание настоящего стандарта в актуальном состоянии возлагается на менеджера по административным вопросам.
2. Определения
В настоящем СТП применяют следующие термины с соответствующими определениями:
адаптация персонала — это процесс приспособления потребностей, ценностей и профессиональных компетенций сотрудников к требованиям, предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими целями и ценностями;
адаптант — человек, приспосабливающийся к новым условиям ;
сработанность с коллективом — основные критерии: понимание адаптантом прописанных и не прописанных норм и правил поведения и взаимодействия, действующих в коллективе, целей работы коллектива.
3. Сокращения
В настоящем стандарте применяют следующие сокращения:
НД — нормативный документ;
ООО — Открытое акционерное общество;
СП — структурное подразделение
СТП — стандарт предприятия;
УК — Управление кадров.
Введение работника в коллектив проводит непосредственный руководитель в течение первых трех дней работы. Оно включает в себя:
1. представление работника коллективу;
2. знакомство с работниками, связанными технологической цепочкой с вновь принятым работником;
3. пространственное знакомство с подразделением (границы Общества, места расположения администрации, места общего пользования);
4. ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка;
5. ознакомление с графиком работы;
6. ознакомление с порядком получения инструмента (канцелярских товаров);
7. ознакомление с порядком получения спецодежды, продуктов, средств индивидуальной защиты, моющих средств (если они положены);
8. ознакомление с правилами техники безопасности применительно к конкретному рабочему месту с указанием возможных источников опасности;
9. разъяснение его должностных обязанностей согласно должностной инструкции;
10. ознакомление с технологическим процессом и выполнением должностных обязанностей;
11. ознакомление со всеми нормативными документами, требования которых непосредственно касаются данного работника.
1. Оценка уровня подготовленности нового работника необходима для разработки эффективной программы адаптации. Даже если работник имеет специальную подготовку, опыт работы в аналогичных структурах, то, попадая в новую организацию, он неизбежно сталкивается с различной внешней инфраструктурой организации, новым персоналом, технологией деятельности. Все это неизбежно приводит его в незнакомую ситуацию.
2. Ориентация на месте, т.е. практическое знакомство работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются. К этой работе привлекаются непосредственный руководитель и служба управления персоналом.
3. Непосредственная адаптация. Этот этап состоит в приспособлении нового работника к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. Этот элемент адаптации является ключевым, поскольку от него зависит, как новый сотрудник будет принят на рабочем месте. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную психологическую поддержку работнику, регулярно проводить беседы и оценивать эффективность его деятельности на новом рабочем месте.
4. Полное включение в работу. Этим этапом завершается процесс адаптации нового работника в организации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и личных проблем и переходом к стабильной работе.
Если процесс адаптации в организации хорошо отрегулирован, то адаптационный период и затраты на нее сокращаются в несколько раз и приносят существенную выгоду как организации, так и работнику.
Сотрудник заинтересован в том, чтобы процесс адаптации прошел как можно быстрее, поскольку он несет не только моральные потери, связанные со страхом потерпеть неудачу на новой работе или потерять ее (быть уволенным по какой-то причине), но и материальные, связанные с меньшим уровнем заработной платы на время адаптационного срока.
Опыт разработки программ по адаптации персонала в зарубежных и российских компаниях
Адаптационная программа – комплекс мероприятий, направленных на облегчение вхождения нового сотрудника в организацию.
Программа адаптации делится на:
1. Общую программу адаптации, которая поднимает следующие вопросы:
a. Общее представление об организации;
b. Оплата труда в организации;
c. Дополнительные льготы;
d. Охрана труда и техника безопасности;
e. Отношения работников с профсоюзными организациями;
f. Служба быта.
2. Специализированную программу адаптации включает такие вопросы:
a. Функции подразделения, цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими отделами;
b. Обязанности и ответственность; конкретное и четкое описание выполняемой работы и ожидаемых результатов;
c. Правила-предписания – характерность только для данного вида работы или отдела; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время;
d. Осмотр подразделения;
e. Знакомство с сотрудниками отдела.
Итак, выше была представлена типичная программа, которая используется в основном российскими организациями. Безусловно, она включает все необходимое для новичка, но чем больше она будет развиваться, тем меньше проблем будет возникать как у работника, так и у предприятия.
Рассмотрим особенности программ, которые направлены на приобретение лояльности работников и сокращение времени адаптации нового сотрудника в должности:
1. Price water house Coopers – в первый рабочий день новичка приглашает на «ланч-знакомство» его непосредственный руководитель. При этом организация выделяет небольшое количество средств на оплату этого обеда;
2. «Лаборатория Касперского» – традиционно каждого нового сотрудника встречают приятным сюрпризом. Обычно это небольшой подарок, например, чашка, ручка, сувенир, работник находит их на своем столе в первый рабочий день;
3. Philips Electronics – приход каждого нового сотрудника ознаменовывается оповещением коллектива по электронной почте, а на информационную доску вешают объявление об этом событии;
4. «Рэдиссон-Славянская» – первый рабочий день новых работников – всегда четверг, чтобы за два дня перед выходными человек вошел в курс дела, сориентировался в работе гостиницы, а уже в понедельник приступил к своим непосредственным обязанностям;
5. MI – в семью каждого нового сотрудника от имени организации непосредственный руководитель отправляет письмо с поздравлением о принятии на работу.
Исходя из приведенных частей программ, можно сделать вывод, что руководители крупнейших организаций находят разнообразные инструменты, которые расположат работника, выражая это в лояльном отношении к новичку, что позволяет им сохранять имидж и репутацию предприятия в целом, а также настраивают новоиспеченного сотрудника к проявлению себя как личности и профессионала. Действительно ни один из методов не имеет себе равных, и они нетипичны для современной действительности, поэтому творческий и мудрый подход к делу имеет соответствующую отдачу со стороны новичков.
В других организациях проводится обязательная экскурсия по компании. Например, в рамках программ адаптации в Японии особое внимание уделяется вопросам воспитания корпоративной культуры организации, ее имиджу, воспитанию гордости за свое предприятие. Так, японские работники в карманах фирменной одежды носят памятки с миссией, целями компании, девизом, гимном и памятными датами своей корпорации.
В мировой практике комплексный подход к построению программ адаптации существует уже многие десятилетия. Например, в автомобильной компании Toyota Motor разработана такая программа адаптации, которая включает обзор работы всех отделов, основные принципы работы, сведения о структуре компании и ее целях на рынке. Курс читается раз в два-три месяца для всех сотрудников, находящихся на испытательном сроке. С бытовыми аспектами работы компании работник может ознакомиться, прочитав «Настольную книгу работника». Рабочее место оформляется, едва в отдел по персоналу поступает заявка о принятии человека на работу, а в первые рабочие дни новичка вводит в курс дела непосредственный руководитель или сотрудник отдела персонала.
Корпоративные истории и легенды основываются на правилах и ценностях организации, выступает мотивирующим фактором для работников, а также способствуют налаживанию взаимодействия. Подобный неофициальный инструмент коммуникации имеет свое название: сторителлинг.
Впервые подобный метод применил управляющий корпорации Armstrong International Дэвид Армстронг. Его задумка заключалась в том, что истории намного красноречивее, занимательнее, поучительнее. Работники их быстрее связывают с личным опытом, чем нормы и правила. Они лучше их запоминают, придают им больше значения. Значительно впечатляющие истории Д. Армстронг выбрал для внутреннего «Руководства по работе». В сборник были включены рассказы о важных поступках работников и серьезных событиях в деятельности организации. Главная цель – эффективнее обучить новых сотрудников, информируя о ценностях и организационной культуре компании. Похожая практика имеется у ПАО «Сбербанк», они в Книге ценностей используют личный опыт своих работников, который является примером правильного поведения в организации.
Все вышеперечисленные меры позволяют значительно снизить затраты, связанные с вхождением нового сотрудника в должность, и создают основу лояльности по отношению к работодателю, что впоследствии будет отражаться на эффективности работы новичка.
Известны и такие адаптационные программы крупных компаний, которые работают по системе Graduate Recruitment, которая заключается в том, что организации набирают сразу большое количество кандидатов, не имеющих опыта работа и, следовательно, не способных к самоадаптации. Например, в компании «Эрнст энд Янг»5 для новых сотрудников организуются выезды в подмосковные дома отдыха, где они вырабатывают коммуникационные навыки и навыки командной работы.
Невозможно не согласиться с тем, что данная система должна перениматься другими предприятиями, поскольку этот процесс будет способен омолодить коллектив, а также использовать в нужном русле их потенциал. Подобная система очень актуальна для молодых людей, которые по окончании вузов не всегда могут найти работу, так как не имеют профессионального опыта, поэтому данная программа может быть положительна встречена новоиспеченными работниками, что повлияет на большой приток новичков с интересными идеями и проектами, которые они не могли реализовать в силу имеющейся системы на данный момент во многих организациях.