Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Принцип организации учета
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
-
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
-
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Приобретение журнала учета трудовых книжек
Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения. Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).
Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах. Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность. На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ. Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.
Порядок исправления ошибок
При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.
Можно применить в журнале следующие варианты исправления:
- Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка “исправленному верить” или “исправлено в колонке №…”. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
- Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – “запись недействительна” и тут же вносится верная запись.
Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.
Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Какая информация фиксируется в книге
В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.
Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:
- принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
- оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
- оформление дубликатов трудовых;
- выдача вкладышей;
- возврат под роспись книжки при увольнении.
Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению
Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.
- 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
- 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая колонка отводится для серийного номера.
Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец
- в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
- 8 – наименование отдела организации;
- 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
- 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
- 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.
Переписать журнал учета трудовых книжек
Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:
- работник проработал у него свыше 5 дней;
- работа у этого работодателя является для работника основной;
- ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.
Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.
Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.
Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.
Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.
Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
- в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
- порядковый номер регистрируемой записи;
- дата приема человека на работу (цифрами);
- данные сотрудника;
- должность, на которую принят гражданин;
- наименование службы или отдела, куда он принят;
- реквизиты приказа о приеме на работу;
- подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:
- фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
- если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
- в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
- если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
- графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
- если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
- вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:
- для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
- для компаний — 30 000 рублей.
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.
Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.
[3]
Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:
- при приеме работника;
- при его увольнении.
Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.
Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:
- Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
- Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
- Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
- Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.
Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.
Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.
- I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
- II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
- V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
- VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
- VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
- VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
- IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
- X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
- XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
- XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
- XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.
Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.
Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.
- Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
- Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
- Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
- На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
- Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
- Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
- Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
- Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
- Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
- Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
- Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
- Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
- Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.
Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.
Журнал учета трудовых книжек: скачать бесплатно образец
Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:
- журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
- журнал учета движения книжек сотрудников.
Приходно-расходная книга, согласно п.
41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации.
Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.
Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69.
Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п.
41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.
Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение.
Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания.
| Скачать форму приказа |
Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников.
Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия.
В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.
Как правильно оформить книгу учета – основные требования
Общие требования к ведению книги отразим в таблице.
| Требование | Как должно быть |
| Обложка | Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность |
| Нумерация | Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы |
| Как скрепить книгу | Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги |
| Заверительная надпись | Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью |
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬
¦No.¦Дата приема на ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж- ¦Наиме- ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦
¦п/п¦работу, заполне-¦ имя и ¦ номер ¦ность, ¦нование ¦приказа ¦ответ- ¦чено ¦дачи на ¦работни-¦
¦ ¦ния трудовой ¦отчество ¦трудовой¦профес- ¦места ¦(распо- ¦ственно-¦за за-¦руки ¦ка в по-¦
¦ ¦книжки или ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы ¦ряжения) ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦трудовой ¦ или ¦циаль- ¦(с указа-¦или ино- ¦приняв- ¦нные ¦книжки ¦трудовой¦
¦ +-----T----T-----+ книжки ¦вкладыша¦ность ра-¦нием ¦го реше- ¦шего или¦тру- ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦число¦ме- ¦ год ¦ ¦ в нее ¦ботника, ¦струк- ¦ния ра- ¦запол- ¦довые ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ ¦ ¦который ¦турного ¦ботода- ¦нившего ¦книжки¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдал тру-¦подраз- ¦теля, на ¦трудовую¦или ¦(пре- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую ¦деления),¦основа- ¦книжку ¦вкла- ¦краще- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжку ¦куда ¦нии ¦ ¦дыши ¦нии тру-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или на ¦принят ¦которого ¦ ¦в них ¦дового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦произве- ¦ ¦(руб.)¦догово- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена¦ ¦ден при- ¦ ¦ ¦ра) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦ем ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка ¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкла-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дыш в нее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Книга: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
- «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
- Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
- Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
- Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
- Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
- Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации
Как правильно оформить книгу учета – основные требования
Общие требования к ведению книги отразим в таблице.
| Требование | Как должно быть |
| Обложка | Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность |
| Нумерация | Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы |
| Как скрепить книгу | Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги |
| Заверительная надпись | Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью |
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
Требования к регистрационным журналам
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- даты оформления журнала.
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.