Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация наличных расчетов в автономном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Выручка аптеки регулярно сдается в банк.
Одним из способов сдачи выручки является инкассация. Она может проводиться как ежедневно, так и по вызову. Вызвать инкассатора нужно заранее утром или вечером, время сдачи выручки оговаривается с точностью до 1-1,5 часов.
С банком заключается договор инкассации. Банк предоставляет аптеке сумку для денег. Сумку пломбируют. Оттиск пломбы содержит номер или сокращенное название организации. Образцы оттиска пломбиратора заверенные печатью аптеки и подписями первых лиц (директор, бухгалтер) передают в банк, где их заверяют пломбиратором руководителя инкассации. Один экземпляр возвращается в аптеку, аа другой в кассовое подразделение банка.
При подготовке сумки для сдачи выручки кассир составляет препроводительную ведомость в 3х экземплярах.
Один экземпляр передается инкассатору, второй вкладывается в сумку, а третий с пометкой о приеме сумки остается у кассира.
В препроводительной ведомости указывают сумму наличности и кол-во купюр каждого достоинства, кроме того кассир заполняет явочную карточку, которая оформляется ежемесячно. В ней фиксируют общую сумму ежедневной выручки и номера сданной и полученной сумок. На сумке не должно быть порезов, дыр, а не шпагате, которым она завязана узлов. При получении сумки с деньгами инкассатор сверяет номер пломбы на ней с заверенным образцом, а затем он выдает пустую сумку кассиру для следующей инкассации.
Другими способами сдачи выручки могут быть:
— в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк (расходный кассовый ордер)
— предприятиями связи для перечисления на счет в банк на основе заключенных договоров подтверждается квитанцией к почтовому переводу.
— в кассу банка, оформляется расходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными, сдавшему выручку отдается квитанция от объявления.
Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки
Путей здесь три:
- самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы — бесплатно, быстро. Минус — небезопасно;
- обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки “А” (ваш розничный магазин в точку “Б” (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус — это стоит денег;
- обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус — это, опять же, стоит денег.
Учет и бухгалтерские проводки при инкассации
После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:
- дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
- дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
- дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Назначаем ответственных
В целях организации работы по ведению кассовых операций руководитель организации (или предприниматель) определяет сотрудника из числа своих работников (кассира), который будет вести кассовые операции и оформлять кассовую документацию, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Однако законодательство не запрещает проводить кассовые операции самим руководителем.
Примечание. Если в организации имеется несколько кассиров, то один из них должен выполнять функции старшего кассира.
Действующее российское законодательство не устанавливает общеобязательных требований к оборудованию кассового узла. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций определяются юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) самостоятельно (п. 7 Указания N 3210-У).
Лимит расчёта наличными
Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.
Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит расчётов наличными — 100 000 рублей по одному договору. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора. Всё, что свыше этой суммы, нужно оплачивать безналичным способом. Лимит действует при расчётах между:
- двумя организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- двумя индивидуальными предпринимателями.
Ведение кассовой книги
Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:
-
главным бухгалтером;
-
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;
-
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
- ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
- журнал регистрации данных счетчиков;
- сами показания;
- справки-расчеты;
- акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
- выписки о вызове технических специалистов.
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Учет денежных средств в аптеке
Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.
Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.
Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.
Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.
В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:
— тип и заводской номер ККМ
— дату и время начало работы
— подписи кассира и администратора
В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.
- Согласно показаниям ККМ определить общую стоимость покупки и сообщить ее покупателю
- Получить денежные средства от покупателя, при этом важно четко проговорить сумму полученных денег и отложить их не в кассу, а на виду у покупателя. Очень важно никогда не убирать деньги до окончания расчетов: в спорной ситуации придется полностью «снимать кассу»
- Произвести необходимые операции на кассовой машине, дождаться появления чека.
- Вместе с чеком выдать покупателю сдачу, при этом четко проговорив ее сумму.
Кассиру нельзя:
- Производить снятие кассы без уведомления администрации
- Покидать рабочее место без отключения ККМ и уведомления администрации
- Иметь в кассе наличные деньги, не являющиеся разменом и не учтенные через ККМ
В конце смены процедура снятия показаний повторяется. Показания счетчиков, размер выручки, тип и номер ККМ указываются на конце контрольной ленты, которую вместе с книгой кассира-операциониста подписывает представить администрации аптечного учреждения. Контрольные ленты хранятся 15 дней в упакованном виде в бухгалтерии после инвентаризации.
Согласно законодательству, организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (лимит – это максимум наличных денег, которые можно держать в кассе на конец смены). Фармацевтические организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.
Правила отпуска рецептурных ЛС
Рассмотрим более подробно процедуру отпуска рецептурных препаратов. На рецепте обязательно ставится штамп «Лекарственный препарат отпущен» и отметка об отпуске препарата. Эта норма была и в старом порядке, но теперь есть уточнение, что отметка должна быть на всех рецептах. Вне зависимости от того, остаются они в аптеке или возвращаются.
Согласно изменениям и дополнениям приказа №403н в отметке об отпуске должны быть указаны наименование организации, торговое наименование препарата, дозировка и количество препарата.
В случае отпуска большей дозировки или единовременного отпуска всего курса ЛС по рецепту, срок действия которого составляет один год, в отметке необходимо также указывать ФИО медицинского работника, с которым согласован такой отпуск.
Если речь идет об отпуске наркотических и психотропных лекарственных средств, то обязательно нужно указывать реквизиты документа лица, которому был выдан препарат. А также должно присутствовать ФИО фармацевтического работника, отпустившего сильнодействующий препарат, и печать юрлица аптечной организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование аптеки.
На всех рецептах необходимо указывать также дату отпуска ЛС.
О том, где именно на рецепте должна ставиться отметка, в приказе №403н МЗ РФ не говорится. Соответственно, это остается на усмотрение сотрудника аптеки.
Сроки хранения рецептов
| Формы бланка | Выписанный препарат | Срок действия рецепта | Срок хранения рецепта в аптеке |
| № 107-1/у-НП | ЛС, содержащие НС и ПВ списка II, кроме трансдермальных терапевтических систем (ТДТС) | 15 дней | 5 лет |
| № 148-1/у-88 | ЛС, содержащие ПВ списка III и НС списка II в виде ТДТС | 15 дней | 5 лет |
| ЛС, подлежащие ПКУ: — препараты, содержащие сильнодействующие и ядовитые вещества — комбинированные ЛС (п. 5 приказа Минздрава от 17.05.2012 № 562н) — иные ЛС, подлежащие ПКУ: прегабалин, тропикамид, циклопентолат |
15 дней | 3 года | |
| ЛС, обладающие анаболической активностью (код А14А по АТХ) | 15 дней | 3 года | |
| № 148-1/у-04(л) № 148-1/у-06 (л) |
ЛС, отпускаемые бесплатно или со скидкой | 30/90 дней | 3 года |
| № 107-1/у | ЛС, не подлежащие ПКУ: — содержащие более 15 % этилового спирта по объему — антипсихотические средства (код N05A по АТХ) — анксиолитики (код N05B по АТХ) — снотворные и седативные средства (код N05C по АТХ) — антидепрессанты (код N06A по АТХ) |
60 дней/1 год | 3 месяца после отпуска пациенту последней партии ЛС |
| Остальные ЛС, отпускаемые по рецепту | 60 дней | Возвращаются пациенту | |
| ЛС для пациента с хроническим заболеванием | 1 год |
Порядок отпуска наркотических средств по новому приказу
Основное «нововведение» заключается в том, что в новом приказе не встречается слова «пациент». Теперь используется термин «лицо, имеющее или представившее рецепт». В остальном же порядок отпуска наркотических средств и психотропных веществ списка II, не изменился. Особенности отпуска сильнодействующих препаратов всё такие же: ЛП отпускаются при наличии документа, удостоверяющего личность обладателя рецепта либо его законного представителя.
Для получения препарата также может быть предоставлена доверенность на получение наркотических ЛП. В разъяснениях говорится, что это должна быть доверенность, составленная в соответствии с Гражданским кодексом, соответственно, ее не обязательно заверять нотариально.
В доверенности пациент должен написать: «я, такой‑то, доверяю получить такие‑то лекарства по такому‑то рецепту такому‑то лицу». И обязательно указать паспортные данные лица. Кроме этого, в доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления.
В приказе №403н нигде не сказано, что такие доверенности должны каким-либо образом учитываться или копироваться при отпуске наркотических средств и психотропных веществ. Поэтому на данный момент необходимости в этом нет.
Отпуская наркотические средства, по-прежнему надо выдавать сигнатуру при отпуске сильнодействующих препаратов списка II и списка III. Сигнатура должна быть с желтой полосой в верхней части и надписью черным шрифтом «сигнатура». Сигнатура в фармации — это ярлычок с копией рецепта, либо частью рецепта с указанием способа употребления лекарства.
В предыдущих правилах отпуска сильнодействующих и наркотических средств, была утвержденная форма бланка сигнатуры, однако в новом приказе ее нет. Есть только требования к тому, какие сведения должна содержать сигнатура. Бланки сигнатуры, утвержденные приказом № 785, соответствуют новым требованиям, поэтому их по-прежнему можно использовать.
Так что же все-таки изменилось в новых правилах приказа МЗ РФ №403н? Отменено прикрепление пациента к конкретной аптеке. Это значит, что каждая аптека теперь должна обслуживать рецепты на НС и ПВ списка II, выписанные любой амбулаторной медицинской организации в России.
Также новый приказ №403н отменил нормы отпуска безрецептурных препаратов, содержащих НС, ПВ и их прекурсоры. Напомним, ранее отпустить можно было не более 2 упаковок. Теперь же, например, «Корвалол» или калия перманганат можно отпускать без ограничений — столько, сколько просит покупатель.
Также уточнения коснулись выписки рецептов на бланке № 148. На нем, в частности, выписываются лекарственные препараты, обладающие анаболической активностью. Новый приказ Минздрава №403н конкретизирует, что это препараты, относящиеся по АТХ к анаболическим стероидам (код А14А).
Обслуживание рецептов
Новый приказ № 403 н уточняет сроки обслуживания рецептов. Они не меняются, но теперь действует норма «со дня обращения».
Запрещается отпускать ЛС по рецептам с истекшим сроком действия, за исключением случая, когда срок действия рецепта истек в период нахождения его на отсроченном обслуживании.
Если срок действия рецепта истек в период нахождения его на отсроченном обслуживании, то аптека должна отпустить ЛС по такому рецепту без его переоформления. Но эти изменения приказа №403н не касаются списка препаратов НС и ПВ (списка II).
Если рецепты оформлены с нарушением установленных правил, то они регистрируются в журнале, в котором указываются:
- выявленные нарушения в оформлении рецепта;
- ФИО медицинского работника, выписавшего рецепт;
- наименование медицинской организации;
- принятые меры.
При этом рецепт отмечается штампом «Рецепт недействителен» и возвращаются лицу, предоставившему рецепт. О фактах нарушения правил оформления рецептов необходимо проинформировать руководителя соответствующей медицинской организации.
Другими словами, всё так же, как и было в 785 приказе. Однако сейчас нет утвержденной формы журнала. Можно разработать и утвердить собственную, но также можно просто пользоваться старой формой.
Здесь важно ничего не испортить: нельзя торопить, подчеркивать, что обслуживание закончено и остались формальности, которые нужно побыстрее завершить.
Если возникают дополнительные вопросы или клиент хочет ознакомиться с документами подробнее, важно дать ему такую возможность. Лучше потратить лишние пять минут сейчас, чем через пару дней объяснять, почему успешная сделка обернулась расторжением договора.
Об условиях расторжения тоже необходимо сообщать. Даже если об этом умолчать, в документах все прописано. Важно подчеркнуть последствия. Например, при закрытии вклада проценты либо не начислят вообще, либо их будет меньше, чем предполагалось.
При расторжении страховки по кредиту деньги вернутся, но при этом не будет никакой защиты. И в случае наступления страхового события придется не только заниматься своим здоровьем, но и где-то искать деньги на платежи.
Приходные кассовые операции
возврат залоговых суммАптеки проводят налично-денежные операции. Ведение кассовых операций поручается кассиру или фармацевту.
Кассир несет мат. ответственность за сохранность всех принятых ценностей.Прием наличных денег за проданный товар осуществляется через контрольно-кассовую машину (ККМ).Аптечные предприятия обязаны: — зарегистрировать контрольно-кассовую машину (ККМ) в гос.налоговой инспекции (ГНИ)- использовать исправные контрольно-кассовые машины- выдавать покупателю отпечатанный чек — обеспечивать беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам работников гос.налоговой инспекции и центра технического обслуживания (ЦТО) Допускается использование моделей контрольно-кассовых машин, внесенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин.
Информацию об этих моделях можно узнать в налоговых органах или в центре технического обслуживания (ЦТО).
Контрольно-кассовые машины должны быть с фискальной памятью (пароль налоговой инспекции на контрольные суммирующие счетчики) и средствами визуального контроля.
(Средства визуального контроля представляют объемные голограммы со словами «Гос.реестр» и год реализации контрольно-кассовых машин и голограмма центра технического обслуживания (ЦТО) «Сервисное обслуживание» с указанием года, в котором касса поставлена на техническое обслуживание в ЦТО.
Голограммы размещаются на стороне контрольно-кассовой машины, обращенной к покупателю). Эксплуатация контрольно-кассовой машины без средств визуального контроля не допускается.Контрольно-кассовая машина должна быть поставлена на сервисное, техническое обслуживание и ремонт в фирме, имеющей лицензию, а также должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции; днем регистрации считается день ввода пароля, в этот же день в налоговой инспекции на данный кассовый аппарат заводится (книга) журнал кассира-операциониста форма КМ-3 (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»
).
Страницы журнала прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.В книге указывается:1.
Если в магазине сказали, что ваша купюра фальшивая
- В первую очередь попросите вернуть вам купюру, которая подвергается сомнению. Не позволяйте унести ее, потому что в этом случае деньги могут заменить на действительно фальшивые, заплатите за продукты другими купюрами. Чаще всего сотрудники магазина вызывают полицию – сохраняйте спокойствие и проследите, чтобы переданная вами купюра была в зоне видимости.
- С подозрительной купюрой обращайтесь в банк, где ее могут проверить. Там ее отправят на экспертизу, которая может длиться до 5 дней.
- Если в банке определят подделку, на ней поставят оттиск «В обмене отказано» или «Подделка». После уведомят полицию, сотрудники которой проведут расследование по факту обнаружения фальшивых денег.