Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить новые формы счетов-фактур с 1 июля 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
Частые ошибки в счёте-фактуре
Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.
Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.
Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.
Следствие: НДС не возместят.
Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.
Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.
Ошибка: неверное исчисление НДС.
Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.
В каких случаях счёт-фактура не нужна
Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:
- сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
- предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
- юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).
Корректировочный счёт-фактура
Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:
- В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
- Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
- Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.
Что изменилось для продавцов прослеживаемых товаров
Для участников системы прослеживаемости в форме счёта-фактуры появились четыре новые графы.
- Графа 11 «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости». Для операций с прослеживаемыми товарами нужно указать регистрационный номер партии прослеживаемого товара (РНПТ). В других случаях — регистрационный номер декларации.
- Графы 12 и 12а «Количественная единица измерения товара, используемая в целях прослеживаемости». В графе 12 нужно указать код по ОКЕИ, а в графе 12а условное обозначение, например, код 796 для штук (шт.).
- Графа 13 «Количество товара, подлежащего прослеживаемости». Оно указывается в единицах измерения из графы 12а.
- Подстроки к графам 11-13. На товары с одним наименованием, одинаковой единицей измерения и ценой можно заполнить одну строку, даже если они относятся к разным партиям и получили отличающиеся РНПТ. При этом будет составлено несколько подстрок 11-13.
Графы 12, 12а и 13 нужно заполнять только в электронном счёте-фактуре по прослеживаемым товарам. В бумажном счёте-фактуре на товары, не подлежащие прослеживаемости, формировать эти графы не обязательно.
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
В каких случаях счёт-фактура не нужна
Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:
- сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
- предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
- юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2021 г. № 03–07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).
В каких случаях ФНС может отказать в вычете?
При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.
Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.
Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.
Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.
Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.
Примеры формулировок наименования услуг:
- ремонтные работы по акту №12 от 01.09.2016;
- услуги бухгалтерского сопровождения по договору №1 от 01.02.2016;
- услуги по маркетинговому исследованию рынка строительных материалов за апрель – июнь 2016.
Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде
С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:
- нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
- при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.
Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Перечень изменений в счет-фактуре 2021 года
Одним из нововведений счета-фактуры является строка 5а «Документ об отгрузке».
Строка 5а состоит из трех полей:
• в поле «№ п/п» указывают порядковый номер записи в графе 1 табличной части счета-фактуры;
• в поле «№» — номер документа на отгрузку ТРУ, указанных в соответствующей строке графы 1;
• в поле «От» — дату оформления документа на отгрузку
Наименование документа на отгрузку (накладная, акт и пр.) в строке 5а НЕ указывают.
В качестве документов на отгрузку в строке 5а могут указываться:
• при реализации товаров — товарная накладная;
• если товар — основное средство — акт по форме ОС-1;
• по работам, услугам — акт сдачи-приемки результатов;
• СМР — акт по форме КС-2;
• транспортным услугам — в зависимости от вида перевозки, например, транспортная накладная при перевозке автотранспортом, транспортная железнодорожная накладная при ж/д перевозках и т. п.;
• если услуги длящиеся без оформления ежемесячного акта (к примеру, по аренде, связи) — реквизиты договора;
• при безвозмездной передаче имущества — акт о передаче имущества.
Изменения в новой формы для лиц, осуществляющих продажу прослеживаемых товаров:
1. В графе 11, изменившей свое наименование, следует отражать соответствующий РНПТ для партии прослеживаемых товаров.
2. Появилась графа 12. Она используется для отражения кода единицы измерения прослеживаемого товара.
3. Появилась графа 12а. Она применяется для указания соответствующего условного обозначения, присвоенного единице измерения конкретного товара по системе ОКЕИ.
4. Появилась графа 13. Она предназначена для отражения количества товара, исчисляемого в надлежащей единице изменения, применяемой для целей прослеживаемости.
Кроме того, в новой форме для вышеперечисленных граф 11-13 к одной строке можно формировать определенное количество подстрок. Такая опция пригодится, если товары, которые прослеживаются, имеют одинаковые название/цену/единицу измерения, но различающиеся РНПТ.
Счет-фактура: новая форма обязательна к применению
Форма счета-фактуры (приложение № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) регулярно меняется. Последний раз это произошло сравнительно недавно: с 1 июля 2017 года в документе появилась строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а в корректировочной форме строка 5 с аналогичным наименованием (Постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625).
С 1 октября — новые правки в счете-фактуре. То, что коснется большинства налогоплательщиков, — правила указания адреса. В строках 2а и 6а организация должна вносить адрес, зафиксированный в ЕГРЮЛ, а индивидуальный предприниматель — место жительства в соответствии с ЕГРИП. При этом и продавцы, и покупатели обязаны вписывать все реквизиты адреса.
Часть законодательных изменений затронула узкий круг налогоплательщиков, например, появилась графа 1а «Код вида товара» для указания кода товара, поставляемого в страны ЕАЭС. Указывать код придется далеко не всем: организации, не работающие на экспорт в Киргизию, Казахстан, Белоруссию и Армению, должны будут просто поставить в этой графе прочерк.
Уточнены и особые правила для экспедиторов и застройщиков, которые приобретают товары (работы, услуги) у одного или нескольких продавцов от своего имени. Речь идет о строках счета-фактуры 1, 2, 2а, 2б, 5 и графах 1–11. Это тоже узконаправленные изменения.
Принятые правки не слишком значительны, однако все без исключения организации с 1 октября 2017 года обязаны использовать только обновленную форму счета-фактуры и корректирующего счета-фактуры.
Снижайте риск доначисления НДС
Узнать больше
С 1 января УПД и счета‑фактуры можно выставлять только в новом формате
ФНС утвердила новый формат для первичных документов, счёта-фактуры и УПД. Перейти на него должны все организации, которые обмениваются электронными документами.
Что меняется
До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:
- в старом, который закреплён в приказе ФНС от 24.03.2016 № ММВ‑7–15
- и новом, который утверждён приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ‑7–15
- 1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.
Заполнение счета-фактуры по предоплаченным за услуги суммам
Принципиальных отличий в заполнении документа, составляемого по факту оказания услуги, и авансового счета-фактуры немного:
- в авансовом счете-фактуре можно приводить обобщенное наименование услуги, если договор между поставщиком и покупателем, откуда Минфин России предписывает брать данное наименование, к тому моменту не подписан;
- в авансовом счете-фактуре обязательно отражается номер документа, подтверждающего факт поступления предоплаты, но если она получена в неденежной форме, ставится прочерк;
- при формировании авансового счета-фактуры нет необходимости указывать объем предоставленных услуг, единицы их измерения, а также цены на них.
Таким образом, при формировании авансового счета-фактуры на услуги можно ставить прочерки везде, кроме пунктов, в которых приводятся:
- номер и дата документа;
- названия продавца и покупателя, их ИНН, адреса;
- номер документа, подтверждающего предоплату;
- название услуги;
- наименование валюты;
- сумма предоплаты;
- ставка налога;
- сумма НДС, которая предъявляется покупателю.
ВАЖНО! Ставка налога должна быть обозначена в авансовом счете-фактуре за услуги как 20/120 (18/118 — по авансам, полученным до 01.01.2019) или 10/110, а не как привычные многим налогоплательщикам 20 (18) или 10% (п. 4 ст. 164 НК РФ).
Когда выставлять «сводный» счет-фактуру
При ежедневной многократной отгрузке товаров в адрес одного покупателя выставлять ему счет-фактуру можно один раз в день. Причем даже в том случае, если отгрузка осуществляется в разные торговые точки этого покупателя.
Такие разъяснения Минфин России дал в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Как можно применять эти разъяснения на практике?
Составление «сводного» счета-фактуры нормами Налогового кодекса РФ прямо не предусмотрено, но и не запрещено.
Поэтому если договорами на поставку товаров установлены особенности, связанные с ежедневной многократной отгрузкой товаров одному покупателю, компании могут воспользоваться разъяснениями Минфина и выставить покупателю один счет-фактуру на общую сумму поставки за день.
Такой счет-фактура выставляется поставщиком не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров.
Возможность оформления «сводного» счета-фактуры необходимо согласовать с покупателем. Надо оговорить порядок документооборота в договоре поставки, в противном случае не исключено, что покупатель будет настаивать на выставлении счетов-фактур к каждому отгрузочному документу. Например, к каждой товарной накладной.
Финансовое ведомство в письме № 03-07-09/44 не указывало на необходимость закрепления в учетной политике или каких-либо иных документах организации возможности и порядка выставления «сводных» счетов-фактур. Однако это будет не лишним.
Поставщик может в учетной политике установить случаи, когда будет выставлять «сводный» счет-фактуру, например, так: «При ежедневных многократных отгрузках товаров в адрес покупателя может оформляться один счет-фактура с указанием товаров, отгруженных этому покупателю в течение дня, если такой порядок выставления счетов-фактур предусмотрен договором поставки».
Чтобы работники, оформляющие документы на отгрузку, знали, кому из покупателей они должны выставлять ежедневные «сводные» счета-фактуры, можно проинформировать их об этом приказом. Или же служебной запиской.
«Сводный» счет-фактуру можно выставлять даже в том случае, если отгрузка товаров производится в разные торговые точки покупателя, то есть, по сути, в разные обособленные подразделения. Если в строке 4 счета-фактуры не указаны адреса торговых точек покупателя, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Таким образом, в «сводном» счете-фактуре продавец может прописать только один адрес грузополучателя. Лучше брать его юридический адрес.
Что делать
Можно выставлять один «сводный» счет-фактуру в адрес покупателя, если в течение дня в его адрес произошло несколько отгрузок. Такой вывод сделал Минфин в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Не повлияют на вычет даже отгрузки в разные торговые точки.
Источник: https://delovoymir.biz/kogda-vystavlyat-svodnyy-schet-fakturu.html
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Электронный документооборот счетов-фактур
Вариант деятельности, когда предприниматель занимается сбытом продукции прослеживаемости организациям или ИП, планирующим дальнейшую их перепродажу, то придётся оформлять исключительно ЭСФ и производить взаимную пересылку с помощью операторов ЭДО и электронной почты. Нововведение действует и на корректировочную документацию (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Отступление от закона возможно только в таких ситуациях:
-
продукция реализована физическому лицу без дальнейшей перепродажи, например, для личного пользования, а не для получения прибыли;
-
продукция предназначена для экспорта или реэкспорт;
-
продукция реализована и вывезена за границу Российской Федерации в государства-члена ЕАЭС.