Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УСН и компенсация за использование личного транспорта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН. Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
Расчет суммы производимых компенсационных выплат
Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.
Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.
Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации
Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.
Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.
Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
- компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
- компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
- подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
- в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
- для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Расчет компенсации за использование автомобиля
Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
- более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.
Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.
Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.
Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).
Пример соответствующего расчета
Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.
Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Расчет производится следующим образом:
1. Расчет ежедневной компенсации:
3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.
2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:
136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Как подтвердить компенсацию?
Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:
- Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.
Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.
- Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
- Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
- Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
- Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.
Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».
- Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
- фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
- нормативов Министерства транспорта;
- норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
- Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.
Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.