Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Процедура восстановления
Можно сделать либо копию, либо дубликат.
Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.
Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.
Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.
После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.
Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Можно обратиться в ПФР.
Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:
- если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
- если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.
Причины утери трудовой книжки
Чаще всего трудовая книжка теряется по двум основным причинам:
- из-за халатности самого работника, которому по каким-либо причинам оригинал трудовой книжки был выдан на руки;
- по вине работодателя, который допустил факт утери трудовой книжки работника.
Если речь идет о вине работника, то, как правило, утери в этом случае возникают двух видов:
- неумышленное, когда трудовая книжка похищается, например, вместе с другими документами;
- умышленное, при котором происходит утеря трудовой книжки самим работником с целью сокрытия каких-либо негативных фактов трудовой биографии, которые были зафиксированы в данном документе (например, если с одного из предыдущих мест работы работник был уволен по одной из негативных статей-оснований для увольнения).
Обвинять работодателя в утере трудовой книжки можно только по двум основаниям:
- если был зафиксирован факт утери трудовой книжки в силу халатности сотрудника кадрового подразделения работодателя, о чем становится известно на основании специально проведенного расследования. В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника;
- если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя. О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Восстановительные мероприятия
Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:
- обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
- получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
- в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.
При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:
- ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
- Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
- суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.
Работодатель в удовлетворении этих требований отказал.
Отказ был мотивирован тем, что в отделе кадров трудовой книжки сотрудницы не было. При трудоустройстве книжку она не предъявляла, о ее утрате не заявляла и не просила работодателя завести новую. Трудовая книжка на нее не велась, и работодателю нечего было возвращать. Поэтому он считал, что у сотрудницы не было оснований требовать компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.
Тогда уволенная сотрудница обратилась в суд с иском, в котором просила выдать ей трудовую книжку и выплатить денежную компенсацию.
Свои требования она обосновывала тем, что обязанность по вручению увольняемому работнику трудовой книжки действующим трудовым законодательством возложена на работодателя.
Работодатель в любом случае обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Поэтому непредъявление трудовой книжки при трудоустройстве не освобождает работодателя от заведения на работника новой трудовой книжки и ее выдачи в момент увольнения.
В противном случае работодатель должен возместить работнику доход, который он не смог получить по причине отсутствия трудовой книжки.
Правила хранения ТК обозначены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».
На их основании определяется, что новая книжка, взамен утерянной может выдаваться лишь на основании документа о том, что она подлежит замене. Однако вопрос об утере или порче трудовой станет бременем ответственности для уполномоченного на её хранение лица.
Если взамен трудовой вам выдана справка о том, что она испорчена, а так же акт, которым это подтверждается – вы можете рассчитывать на то, что на новом рабочем месте вам предоставят новую книжку. Если вы будете рассматривать вопрос о замене трудовой в суде, то виновный возместит убытки за её восстановление.
Куда обращаться если не отдают трудовую книжку — читайте тут.
Ответственность нанимателя
За халатное отношение к документам организации, в том числе и документам сотрудников, работодателя и исполнителя привлекают к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП.
Размер штрафа за подобные правонарушения составляет:
- для организаций размер колеблется от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. За рецидив данного правонарушения сумма штрафа увеличивается до 70 тысяч рублей;
- для физического лица и индивидуального предпринимателя – от тысячи до 5 тысяч рублей. За повторное совершение подобного правонарушения руководителя организации и ИП штрафуют на сумму от 10 до 20 тысяч рублей.
Такая же мера применяется, если наниматель заполнил трудовую книжку с серьезными ошибками: неправильно указал период работы или вписал не ту должность.
Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку? Порядок действий сторон трудовых отношений в таких случаях регламентируется положениями нескольких федеральных нормативных актов. О том, кто и какие действия обязан предпринять, пойдет речь в статье.
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
- обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки;
- дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат.
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
- о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
- текущей трудовой функции работника, его награждениях.
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
- у предыдущего работодателя;
- в Госархиве;
- в Пенсионном фонде;
- у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
Что делать, если работодатель вам отказал в выдаче трудовой книжки?
Причины невыдачи книжки может быть две — работодатель шантажирует, требуя в обмен на книжку что то от работника, либо попросту ее потерял. Также может иметь место банальная халатность или некомпетентность кадрового работника, который не знает, что книжку нужно отдавать в день увольнения.
Работник должен понимать, что работодатель не имеет право направлять ему книжку по почте без отдельного на то заявления работника. Если работник согласен — то работодателю нужно направить книжку ценным письмом с описью вложения. Почему нельзя заказным письмом?
Потому что работник вполне может потом в суде заявить, что книжку он по почте не получал, а в письме было что то другое. Как известно, по трудовым спорам бремя доказывания в большинстве случаев ложится на работодателя, поэтому именно работодателю придется доказывать что в письме была именно трудовая книжка.
Если работник не согласен на отправку трудовой книжки почтой, работодатель обязан хранить книжку у себя до того момента, пока работник за ней не явится. Работодатель освобождается от ответственности за удержание трудовой книжки с момента направления уведомления работнику с приглашением прийти за книжкой.
В случае утери книжки работодатель обязан восстановить ее дубликат.