Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каких первичных документах не допускаются исправления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1).
Способы исправления ошибок в первичных документах
В каких случаях описки можно оставить без корректировки:
- если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
- если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
- есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:
- Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
- Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
- Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.
Порядок оформления первичных документов важен для признания факта хозяйственной жизни как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В некоторых случаях компания вправе самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способы внесения исправлений в первичные документы. Рассмотрим наиболее рациональные варианты корректировок, которые не нарушают норм бухгалтерского и налогового законодательства
23.08.2016Автор: Любовь Потемкина, методолог компании BDO Unicon Outsourcing
В бухгалтерском учете информация, содержащаяся в первичном документе, определяет ее отражение в отчетности. Выявленные в первичных бухгалтерских документах противоречия, ошибки, а также несоответствия показателям бухгалтерской отчетности могут вызвать замечания и оговорки в отчетах и заключениях аудиторов. На практике во время проверок аудиторы вправе потребовать изменить показатели отчетности, если информация в ней отражена с искажениями.
В части налогового учета установлено, что расходы, произведенные на территории РФ, признаются только в том случае, если подтверждающие их документы составлены по правилам российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Оформление счетов-фактур
Перерасчет цены услуг в связи с ошибочным применением в 2014 г. тарифов 2013 г. В соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ. К данным документам относятся договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
Исправление в отчетности
К отчетным документам, в которых не допускаются исправления с помощью корректора или аналогичных средств, относятся расчет по страховым взносам и налоговые декларации:
- по НДС;
- по налогу на прибыль;
- по налогу на имущество;
- по транспортному налогу;
- по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН;
- по ЕНВД для отдельных видов деятельности.
Важно! В налоговой декларации по НДФЛ не допускаются никакие исправления.
В расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОСС от НС и профзаболеваний исправления производятся следующим образом:
- неправильное значение показателя перечеркивают;
- вписывают верное значение показателя;
- под исправлением ставится подпись страхователя, либо его представителя, а также дата исправления.
Если в компании используется печать, то исправления необходимо ею заверить.
Общие рекомендации по исправлению содержатся в тех же указаниях ЦБ. Исправляющая надпись должна содержать:
- дату внесения корректировки;
- ФИО ответственных за корректировку лиц;
- подписи этих лиц.
Такая методика согласуется с нормами ФЗ-402 от 6/12/11 г. «О бухучете».
Ошибочная надпись зачеркивается. Вписывая рядом верные данные, обращают внимание на четкость текста и читабельность. Исправляет регистр тот же работник, что допустил ошибку. Обычно это кассир, руководитель или бухгалтер в одном лице в небольшой фирме. Нужна ли подпись директора при исправлениях, если в организации есть главный бухгалтер и кассир?
Поскольку директор заверяет кассовую книгу в целом (нумерацию и число листов в конце года), предполагается, что при исправлении ошибки необходима только подпись кассира и главного бухгалтера. Если все записи в кассовую книгу вносит сам директор, он и заверит исправления. Содержащие корректировки листы помечаются надписью ответственного лица «исправленному верить», «исправлено». На каждое исправление, если их на листе несколько, ставится отдельная подпись.
Ошибка, состоящая в пропуске кассового листа, исправляется перечеркиванием свободного поля и надписью «аннулировано». Ошибка, обнаруженная не сразу, ведет за собой, как правило, изменения кассового остатка на нескольких листах. Исправляется каждый из них. Рекомендуется аннулировать лист и заполнить новый.
Другие распространенные ошибки при ведении кассового регистра – неправильное указание количества приходных и расходных документов, пропуск строки. Они исправляются аналогично. Исправления фиксируют составлением бухгалтерской справки, содержащей их основную суть и состав данных. Она также подписывается ответственным лицом.
Обнаружив ошибку в электронной книге с ЭЦП, формируют новый документ, содержащий верные данные, и заново ставят электронную подпись на нем.
Административный порядок исправлений такой:
- если кассовую книгу ведет не руководитель, а иное лицо, оформляется докладная записка на имя руководителя;
- руководитель издает приказ о создании соответствующей комиссии;
- под наблюдением членов комиссии вносятся изменения в регистр или формируется новый электронный документ.
Какие документы можно исправить
Новый порядок позволил компаниям исправлять кассовую книгу, книгу учета по форме КО-5, платежные, расчетно-платежные ведомости и авансовый отчет (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Под запретом остались кассовые документы — приходные и расходные ордера.
Старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходники и расходники. Но в старом Положении не было норм, которые разрешали исправления. Поэтому инспекторы на местах запрещали зачеркивать сведения в кассовой книге, ведомостях и иных документах. А значит, если бумаги составлены до 1 июня 2014 года, то при ошибках безопаснее их переоформить, а не вносить исправления.
Исправить можно ошибки не только в бумагах текущего дня, но и за прошлые дни. Например, если кассир неверно записывал остатки в кассовой книге несколько дней. Причем исправить сведения надо во всех листах, в которых допущена ошибка. Ведь сведения об остатке на конец дня переносятся в строку с остатком на начало книги за следующий день.
Исправление в отчетности
К отчетным документам, в которых не допускаются исправления с помощью корректора или аналогичных средств, относятся расчет по страховым взносам и налоговые декларации:
- по НДС;
- по налогу на прибыль;
- по налогу на имущество;
- по транспортному налогу;
- по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН;
- по ЕНВД для отдельных видов деятельности.
Важно! В налоговой декларации по НДФЛ не допускаются никакие исправления.
В расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОСС от НС и профзаболеваний исправления производятся следующим образом:
- неправильное значение показателя перечеркивают;
- вписывают верное значение показателя;
- под исправлением ставится подпись страхователя, либо его представителя, а также дата исправления.
Если в компании используется печать, то исправления необходимо ею заверить.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Если лицо, ответственное за ведение документа отсутствует, то может ли внести за его исправления сотрудник по доверенности?
Ответ: Дело в том, что доверенность является инструментом гражданско-правовых отношений. Согласно трудовому законодательству, трудовая функция должна выполняться работником лично и в ТК РФ такой термин, как «доверенность» и вовсе не употребляется. При составлении доверенности, в ней должен быть указан конкретный человек, но в том случае, если трудовой договор с работником прекращен, сделать это невозможно. Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет утверждается руководителем, поэтом только он может принять решение о том, кем будут пописываться исправления в случае отсутствия нужного сотрудника.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах
При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:
- — по умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.
- — по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники).
- — по последствиям (локальные и транзитные). Ошибки, допущенные в отдельном регистре, называются локальными. Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Ошибки, повторенные в двух и более регистрах, называются транзитными. Транзитная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные, искажают данные бухгалтерского учета.
- — по значимости (значимые и незначимые). Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения.
- — по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).
Варианты поиска ошибок различают следующие:
- 1. при выполнении подсчета (суммирования) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно.
- 2. при несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации операций и оборотной ведомости необходимо установить, где (в двух или трех итогах) нарушается равенство. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающих третий, несовпадающий итог, имеет место ошибка. Между несовпадающими итогами надо найти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел.
- 3. Для выявления правильности разноски используется пунктирование, «открыживание» чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют эту же сумму, в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй знак (W), там же делают отметку на знаке (V).
После того как ошибки найдены, производят их исправление.
Способы исправления ошибок. Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. учетный регистр бухгалтерский ошибка
Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».
· корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.
Например, 254
- 245 «Исправлено» 06.01. Котов
- · способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки на сумму, недостающую до правильной.
- · способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. Способ предложен русским бухгалтером А.А. Беретти в 1989 г.
Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи: одна «красная» (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов.
При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается цель «красного сторно» уничтожить (аннулировать) неправильную запись.
Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).
Корректировка счета-фактуры
Правила внесения исправлений в счет-фактуру предусмотрены пунктом 7 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры). Именно этим документом и надо руководствоваться. Исправления в счет-фактуру вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур или корректировочных счетов-фактур.
Не каждая ошибка требует исправлений. Корректировать счет-фактуру надо только при обнаружении ошибок, которые мешают налоговым органам идентифицировать:
— продавца;
— покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
— наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав:
— стоимость товаров;
— налоговую ставку;
— сумму налога, предъявленную покупателю.
Если выявлены именно такие неточности, продавец должен выставить новый (исправленный) экземпляр. В строке 1а нового счета-фактуры необходимо указать порядковый номер и дату внесения изменений (подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). В строке 1 нового счета-фактуры указываются номер и дата первоначального экземпляра (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). Далее указываются остальные реквизиты с правильными значениями.
Новый экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации (иные уполномоченные лица) или индивидуальный предприниматель, который также указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры).
В случае, когда изменилась стоимость товаров или их количество (объем), и это подтверждено другими первичными документами, надо выставлять корректировочный счет-фактуру (п. 10 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@).
Налоговые последствия дефектных первичных учетных документов
Сразу отметим, что для целей налогового законодательства используются те же первичные документы, что и в бухгалтерском учете (письмо Минфина России от 24.04.2007 № 07-05-06/106). Поэтому ненадлежащее оформление первичных учетных документов может послужить отказом в признании расходов при исчислении налога на прибыль и НДС. Как подчеркнуто в письме УФНС России по г. Москве от 05.05.2012 № 16-15/040328@, Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые подтверждают произведенные расходы.
Не так давно представители финансового ведомства высказали свое мнение по поводу некритичных ошибок в первичных документах, которые не будут являться основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Лейтмотив разъяснений сводится к тому, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, не могут служить основанием для непризнания расходов в целях исчисления налога на прибыль.
Проанализируем ошибки в первичных учетных документах, которые на практике чаще всего вызывают претензии со стороны налоговых органов.
Сроки хранения первичных учетных документов
Статья 29 Закона о бухгалтерском учете устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).
При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.
Так, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., начнется с 1 января 2016 г.
Приведем сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов (см. табл. 2).
Таблица 2
Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов
|
Наименование бухгалтерского документа |
Срок хранения |
Норма закона |
|---|---|---|
|
Кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты |
Не менее пяти лет при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий |
Пункт 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 362 Перечня |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Не менее пяти лет |
Пункт 379 Перечня |
|
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 413 Перечня |
|
Исполнительные документы |
Не менее пяти лет |
Пункт 416 Перечня |
|
Договоры о материальной ответственности |
Не менее пяти лет после увольнения материально ответственного лица |
Пункт 457 Перечня |
|
Личные карточки работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 658 Перечня |
|
Графики предоставления отпусков |
Не менее года |
Пункт 693 Перечня |
Исправить ошибку в договоре
В договорах на покупку собственности, в дарственных, в договоре приватизации (передаче квартиры или комнаты в собственность граждан), договорах долевого участия в строительстве, инвестиционных договорах и пр., ошибки исправляются по-разному:
- для договоров, составленных в простой письменной форме, составляются дополнительные соглашения также в простой письменной форме (если в отношении таких договоров не стала обязательной нотариальная форма), теми же сторонами, которые участвовали в основном договоре. По сделкам с недвижимостью, такое соглашение впоследствии должно быть зарегистрировано Регистрирующим органом (необходимо не всегда). После смерти одной из сторон договора. придется обращаться в суд;
- для договоров, составленных в нотариальной форме, преимущественно требуется нотариальное исправление ошибок, также с необходимостью дальнейшей регистрации;
- исправить ошибку в договоре после смерти одной или обеих сторон договора, можно только в суде. Причем, в сам документ никакие исправления внести нельзя. Можно только устанавливать определенные факты или признавать права правопреемников по таким договорам.
Ошибки при составлении первичной документации
Отсутствие документа, составление его с ошибками может привести к искажению отображенной в учете информации. Если во время проверки налоговой инспекцией будут обнаружены нарушения в оформлении «первички», должностные лица предприятия могут привлекаться к ответственности.
Виды ошибок при оформлении первичного документа:
- при составлении документа заполнены не все реквизиты;
- документ составлен на несуществующую сделку;
- документация о совершенной операции отсутствует;
- описки, опечатки в фамилиях лиц, которые составляли и подписывали документ, ошибки при внесении паспортных данных;
- на документе отсутствует печать, либо одновременно присутствуют два штампа;
- ошибка в указании реквизитов предприятия.
Все указанные недочеты можно разделить на существенные и несущественные. В случае допуска последних должностные лица и отдельные предприятия почти никогда не могут быть привлечены к ответственности, однако придется доказать свою правоту при налоговой проверке, предоставить дополнительные подтверждающие бумаги совершенной операции или внести правки в существующий документ, что разрешено ч.7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ с соблюдением правил исправления.