Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к трудовой проверке Роструда — ПромСтройаудит Новости». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Подготовиться к проверке можно, если известны причины её проведения. Важно, чтобы работодатель знал свои права и обязанности, а также то, на что имеют право инспекторы и что именно входит в их обязанности. Если руководство организации или предприятия знает обо всех актуальных изменениях трудового законодательства, то оно фактически всегда готово к любой проверке.
Какие органы следят за соблюдением трудового законодательства?
За соблюдением трудового законодательства в России следит Федеральная служба по труду и занятости и её территориальные органы (государственные инспекции труда — ГИТ).
Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие отношения в сфере трудового надзора:
— Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»;
— Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Коротко о проверках Роструда
Роструд проводит плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки — по графику, внеплановые — по жалобе или чтобы проверить, как работодатель исправил нарушения, которые Роструд нашёл во время плановой проверки. И плановые, и внеплановые проверки могут быть документарными и выездными.
Документарные проверки. Роструд проверяет документы работодателя у себя в офисе. Если у вас проводят документарную проверку:
1. Подготовьте документы.
2. Следите за сроками.
3. Проверьте правильность составления акта.
Выездные проверки. При выездных проверках инспектор приезжает к работодателю и проверяет условия труда работников и товары компании или ИП. Если к вам пришли с проверкой:
1. Проверьте документы ревизоров.
2. Предоставьте информацию.
3. Присутствуйте при проверке.
4. Не мешайте проверяющим.
5. Привлеките менеджеров.
6. Следите за сроками.
7. Не платите за экспертизу.
8. Если посчитаете нужным, привлеките к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей.
9. Проверьте правильность составления акта.
После проверки Роструд может приостановить работу предпринимателя или компании и передать материалы в прокуратуру или суд. Если вы не согласны с результатами проверки, их можно обжаловать.
Кормить или не кормить?
Существует мнение, что в ходе проверки инспекторы обязательно нужно усадить за накрытый стол и хорошенько попотчевать. Действительно, иногда таким способом результаты проверки можно «улучшить» (не забываем о ст.291 УК РФ), но работает это далеко не всегда. Если инспектор откажется поучаствовать в застолье, которое должно было выступить в роли «соломинки», очков вам как специалисту это не прибавит.
В то же время инспектор – обычный человек на работе. Ему может быть жарко или холодно, он может преодолеть длинный путь, чтобы добраться до вашего предприятия. В этом случае предложить чай/кофе с бутербродами или стакан минералки – обычное проявление вежливости. Обычно инспектора не отказываются от предложения привезти их на предприятие (особенно если они – иногородние, или предприятие находится в промзоне за городом) и отвезти обратно в инспекцию или на вокзал. Требовать этого от вас они не вправе, но если есть возможность, то почему бы и нет.
Этап 5. График отпусков
Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.
Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.
В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.
И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.
Этап 6. Личные карточки и приказы
Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.
Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.
Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.
В соответствии с положениями Федерального закона № 294-ФЗ трудовая инспекция может проводить как плановые так и внеплановые проверки. Они в свою очередь делятся на документарные и выездные.
Роструд или его территориальные органы проводят документарную проверку по месту своего нахождения. В ходе данного мероприятия инспектора проверяют документы юрлица, в которых содержаться сведения об организационно-правовой форме фирмы, а также ее права и обязанности. Проверяя предпринимателя, сотрудники Роструда подвергают очень четкому анализу документацию, связанную с осуществляемой деятельностью и с исполнением требований законодательства о труде.
Во-первых, могут запрашиваться документы, которые подтверждают трудовые отношения. Например, трудовые договоры, трудовые книжки (книгу учета движения книжек), приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, должностные инструкции и т. д.
Во-вторых, нормативные акты, издаваемые работодателем. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда и т. д. Представляются данные бумаги в оригиналах с документами, которые подтверждают, что работники с ними ознакомлены.
В-третьих, проверяется документация, связанная с учетом рабочего времени и отдыха (табель учета рабочего времени, графики отпусков, больничные, приказы об отпуске и т. д.).
В-четвертых, трудовая инспекция интересуется оплатой труда на предприятии. У работодателя могут запросить расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы и т. д.
При этом инспекторы не имеют права требовать у работодателя документы, которые могут быть получены от иных органов государственного контроля либо органов муниципального контроля.
Если при документарной проверке трудовая инспекция не удостоверилась в полноте и достоверности сведений, которые содержались в документации проверяемого или не возможно оценить, как выполняются требования законодательства, то назначается выездная проверка.
При проведении выездной проверки, в первую очередь, рассматривают все сведения, которые содержатся в документах, соответствие рабочих мест количеству сотрудников и т. д,. Во-вторых, проверяют состояние используемых территорий, зданий, помещений, оборудования, транспортных средств, производимых и реализуемых товаров. В-третьих, устанавливают, какие меры предпринимаются для исполнения обязательных требований законодательства.
По итогом проведенной проверки представители Роструда составляют акт. Данный акт оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых с копиями приложений вручается полномочным представителям работодателя под расписку об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки. В случае отказа ознакомиться с актом, он может быть направлен заказным письмом с уведомлением о вручении.
В акте указывают, какие документы были затребованы и какие нарушения выявлены. К нему могут прилагаются протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников, ответственных за нарушение требований законодательства и т. д.
В случае не согласия с выводами содержащимися в акте работодатель может обжаловать его в течение 15 дней. Для этого необходимо представить в соответствующий орган письменные возражения.
Локальные внутренние документы
Данная разновидность документации представлена в форме коллективного соглашения, правил, действующих внутри конкретной фирмы. Также это положение, согласно которому производится оплата трудовой деятельности, выплаты премии, положения, связанные с тайнами коммерческого типа, защита данных персонального значения.
Указанная документация должна в полной мере отвечать требованиям законодательству, не должно прописываться положений, которые ухудшали бы положение сотрудника, если сравнивать с тем, что прописано в законе.
Перечисленные бумаги нужно сравнить с трудовыми соглашениями, зачастую в них прописаны разные трудовые режимы. В одно время с трудовым соглашением формируется расписание штатного типа и положение, согласно которому производится выплата зарплаты и премии.
Порядок проведения проверки
Предусматривается несколько этапов производства проверок:
- Изначально фирма оповещается о том, что произойдет проверка. На трудовую инспекцию возложена обязанность относительно того, чтобы сообщать работодателю о том, что будет проведена проверка. При этом, сделать это нужно не позже чем за три дня до проверки. Это нужно сделать при помощи уведомления, которое передается под роспись.
- Производится проверка актов посредством выезда сотрудников трудовой инспекции. Зачастую начало проверки связывается с запросом документации о проведении работ в компании. Сотрудники инспекции должны иметь при себе удостоверение, указывающее на наличие права проводить проверку.
- У проверяющего есть правомочие относительно того, чтобы затребовать все документы, касающиеся проведения данного мероприятия. О внеплановой проверке компания уведомляется за сутки. В ходе проверки требуется соблюдать установленную длительность мероприятий. Она прописана ниже.
- По результатам проведенных работ формируется пара экземпляров акта. Иногда документ формируется прямо на предприятии, однако, чаще всего, руководителя фирмы вызываются в трудовую инспекцию.
Когда члены комиссии выявили наличие нарушений, то в заключении прописывается:
- суть нарушения и время его совершения;
- описание действующего законодательства;
- период, предназначенный для устранения нарушения (если после повторной проверки останется нарушение, к директору применяется ответственность административного типа).
Основания для проверки трудовой инспекцией
Проверки трудовой инспекцией, как и большинство других проверок, могут быть плановыми или внеплановыми.
Под плановую проверку трудовой инспекцией может попасть любая организация, для внеплановой нужны более веские основания.
Итак, поводом для проведения инспекции могу стать:
- Плановая проверка может иметь в основе один из поводов:
- Работодатель зарегистрировался или начал вести предпринимательскую деятельность 3 года назад;
- 3 года назад закончилась предыдущая проверка.
Согласно действующему на территории России мораторию на проверки малого бизнеса, до конца 2018 года попадающие под действие закона предприятия были освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией. В настоящее время Минэкономразвитию и Генеральная прокуратора, по поручению Правительства, разрабатывают поправки в законодательство, предусматривающие продление данного моратория на срок до 2022 года.
График проверок на 2021 год уже представлен на сайте генпрокуратуры.
- Толчком для внеплановой проверки (ограничения по частоте таких проверок законом не предусмотрено) может стать:
- Окончание срока исполнения предписания с прошлой проверки;
- Выход приказа на основании поручения прокуратуры;
- Задержка работодателем заработной платы, а также выдача ее не в полном объеме;
- Начисление зарплаты ниже предусмотренного законом минимума;
- Нарушение Трудового Кодекса РФ, вызвавшее угрозу здоровью сотрудников;
- Поступление жалоб от сотрудников о нарушении их прав, указанных в ТК РФ или запроса на проверку условий труда (инспекция не рассматривает анонимные обращения, но действовать она должна конфиденциально, не афишируя, по чьей жалобе проверка организована).
На что имеют право проверяющие
В список входит:
- Беспрепятственно проходить на вашу территорию, объекты и в помещения
- Проверять у представителей вашей организации документы, удостоверяющие личность и (или) подтверждающие полномочия
- Знакомиться с документами, ведение которых предписано законодательством о труде, для проверки их соответствия законодательству, получать копии этих документов (при отсутствии на это ограничений), в т.ч. в электронном виде
- Запрашивать информацию по вопросам, входящим в компетенцию проверяющего (как в устной, так и в письменной форме)
- Получать доступ (в пределах своей компетенции) к базам и банкам данных с учетом требований законодательства об информации, информатизации и защите информации
- Получать необходимые документы, связанные с выплатой заработной платы
- Запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты (СИЗ), не отвечающих условиям труда и не соответствующих требованиям технических нормативных правовых актов
- Если проверяющий выявит нарушение законодательства об охране труда, создающее угрозу причинения вреда жизни и здоровью работающих, то он имеет право приостанавливать (запрещать) деятельность работодателей, цехов (производственных участков), оборудования, производства и (или) реализацию товаров (работ, услуг), эксплуатацию транспортных средств (путем выдачи предписаний либо требований о запрете)
- Изымать для анализа образцы используемых и обрабатываемых материалов и веществ — при отсутствии ограничений на изъятие. Об этом проверяющие должны уведомить работодателя или уполномоченное должностное лицо
- Проводить отбор проб и образцов продукции и направлять их в аккредитованные испытательные центры (лаборатории) для определения соответствия требованиям технических нормативных правовых актов (ТНПА)
- Устанавливать факт нарушения нанимателем законодательства о труде и об охране труда, коллективного договора (соглашения) или трудового договора (контракта), дающего право работнику требовать досрочного расторжения трудового договора (контракта)
- Расследовать несчастные случаи на производстве, принимать участие в расследовании профессиональных заболеваний
- Участвовать в работе комиссий по приемке в эксплуатацию новых либо реконструируемых объектов производственного и социально-бытового назначения и принимать решения о возможности ввода их в эксплуатацию
- В случаях, предусмотренных законодательством, — составлять протоколы по делам об административных правонарушениях
- При выявлении нарушений требований по охране труда, создающих угрозу жизни, здоровью и работоспособности работающих в процессе их трудовой деятельности, — информировать для принятия мер государственные органы, имеющие право приостанавливать действие специального разрешения (лицензии), аттестацию, аккредитацию и аннулировать свидетельства и сертификаты
- Требовать (выдавая предписание) внесения изменений в технологическую документацию на производственное оборудование, технологические процессы на соответствие требованиям по охране труда
- Обращаться в суд, рассматривающий экономические дела, с иском о ликвидации организации, в которой выявлено систематическое грубое нарушение законодательства о труде и об охране труда
- Рассматривать обращения и жалобы по вопросам, отнесенным к компетенции ДГИТ
- Требовать в необходимых случаях проведения внеочередной проверки знаний по вопросам законодательства о труде и об охране труда
- Уведомлять органы прокуратуры о выявленных фактах нарушения законодательства при заключении гражданско-правовых договоров (которые согласно законодательству о труде должны осуществляться на основании трудового договора) для принятия необходимых мер
Задачи трудовой инспекции
Основные задачи и полномочия Государственной трудовой инспекции описаны в части 2 Постановления № 324. Они включают в себя:
- Контроль за соблюдением норм трудового права работодателями. Производится путем проверок – плановых и внеплановых.
- Надзор за соблюдением порядка расследования несчастных случаев, произошедших на производстве и их учета на предприятии.
- Надзор за осуществлением социальных выплат и государственной поддержки безработным гражданам и льготным категориям органами, облеченными государственной властью.
- Надзор за деятельностью органов опеки и попечительства, касающийся недееспособных лиц.
- Рассмотрение коллективных трудовых споров в организациях, которые финансируются государством.
- Информирование работников и работодателей по вопросам, касающимся трудового законодательства.
- Проведение государственной экспертизы условий работы на предмет опасных и вредных условий с целью предоставления работникам компенсаций.
- Оценку соблюдения правил охраны труда на предприятии.
План проверок Роструда в 2021 году — где взять?
Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.
Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.
ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).
План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).
Шаг 3. Назначьте дату повторной проверки знаний
Подготовьте приказ, в котором укажите дату и время для повторной проверки знаний требований охраны труда. В спорной ситуации документ докажет, что работнику предоставили возможность пересдать экзамен.
Если сотрудник проходит обучение в своей организации, дату пересдачи определяет председатель комиссии — не позже, чем через месяц после неудачной попытки. Это зависит от ситуации и уровня знаний сотрудника. Учебные центры согласовывают дату повторного экзамена с работодателем.
|
Пример. Работник не прошел проверку знаний, так как не смог ответить на вопросы о действиях в аварийной ситуации. В протокол внесли неудовлетворительный результат экзамена и предоставили работнику материалы для подготовки по данной теме. Так как требовалось изучить только одну тему, председатель комиссии назначил повторную проверку знаний через три дня. |