Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключение договора посредством электронной почты или мессенджера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.
Когда договор нужно заключать только в электронном виде
Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.
Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.
То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.
Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Оферта на заключение договора об использовании сервиса
Компания «Центр» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича предлагает заключить договор на использование сервиса для формирования документов по шаблонам.
Клиентом сервиса может стать любое физическое лицо.
Термины:
- Компания — ООО «Центр» — владелец сервиса
- Сервис — конструктор документов, размещённый по адресу (ссылка)
- Клиент — интернет-пользователь, зарегистрированный на сайте сервиса
- Оферта — предложение к заключению договора
- Акцепт — согласие с условиями и подтверждение заключения договора
Компания предлагает использование сервиса, который позволяет формировать юридические документы по шаблонам онлайн.
Результатом услуги становится готовый заполненный бланк, который можно скачать или экспортировать для последующего использования. Подробнее о работе сервиса можно почитать на сайте (ссылка).
Стоимость услуги рассчитывается в соответствии с выбранным тарифом. Подробное описание тарифов размещено на сайте (ссылка).
В интернете можно найти немало шаблонов договора публичной оферты для интернет магазина. Но лучше не пользоваться ими и составить свой вариант. Тогда можно предусмотреть и описать все возможные нюансы.
Текст оферты должен быть:
- кратким. Идеальный размер документа — лист стандартного формата А4. Не стоит превращать её в многостраничный договор с огромным количеством пунктов;
- понятным. Шаблоны соглашения в сети перенасыщены юридическими терминами и не всегда понятны пользователю. Этого лучше избегать и описывать условия максимально «человеческим» языком.
Важно, чтобы наличие данного документа не отпугивало покупателя. Например, не стоит показывать ему сообщение «Нажимая кнопку «Оформить заказ», вы соглашаетесь со всеми условиями оферты». Документ также следует составить таким образом, чтобы клиент не чувствовал, что его интересы намеренно принижаются. Это касается лояльных условий сроков доставки, условий оплаты и возврата товара. Продавцу необходимо достичь компромисса между своей выгодой и лояльностью покупателей.
Оферта может быть составлена в свободной форме, но всё же она должна содержать ряд обязательных моментов.
Карточки товаров в интернет-магазине или на маркетплейсе законодательно признаются публичной офертой. Этому посвящен второй пункт 494 статьи Гражданского кодекса РФ: «Предоставление сведений о продаваемых товарах (описание, фотоснимки, каталоги) в сети интернет независимо от того, указаны ли цена и другие существенные условия договора розничной купли-продажи (наименование товара и его количество), признается публичной офертой».
Это общее правило для всех продавцов. Но из него есть исключения:
- представленные товары не предназначены для продажи (об этом говорит этикетка на самом товаре, стикер или другая пометка);
- присутствует фраза «данное предложение не является публичной офертой».
Переходный вариант: электронные продления
Если по каким-то причинам на сегодняшний день компания не может позволить себе перевести весь документооборот по сделке — начиная с договоров и заканчивая актами и счетами-фактурами — в электронный вид, возможны промежуточные решения.
Например, такая практика применяется в компании СКБ Контур при выставлении счета, акта и счета-фактуры в случае продления договоров на прежних условиях между СКБ Контур и абонентами системы «Контур-Экстерн».
Инициатива исходит от СКБ Контур: менеджер предлагает клиенту продлить обслуживание без посещения сервисного центра. В случае согласия клиента выставляется счет на оплату. После поступления оплаты менеджер формирует электронные акт и счет-фактуру и направляет их на подпись клиенту. С документами, поступившими от СКБ Контур, клиент может ознакомиться в личном кабинете системы «Контур-Экстерн» и в системе электронного документооборота «Диадок».
3.1. Стороны обязуются не разглашать конфиденциальные сведения производственного и коммерческого порядка, которые стали известны в процессе совместной деятельности.
3.2. Стороны оказывают друг другу помощь в охране патентов, других исключительных прав и в защите от недобросовестной конкуренции со стороны третьих лиц.
3.3. Стороны обязуются рекламировать деятельность друг друга, и обеспечивать в форме и объёмах, согласованных друг с другом.
3.4. Стороны обязуются передавать друг другу все материалы, необходимые для рекламы и продажи своих товаров, каталоги, проспекты, чертежи, техническую документацию, фотографии, слайды, рекламные образцы и т. д.
3.5. Стороны имеют право скрывать информацию о своих Клиентах, кроме тех случаев, когда Клиент привлечён Партнером Заказчику или Заказчиком Партнеру
3.6. Партнер обязуется:
3.6.1. Принимать меры по поиску и привлечению потенциальных Клиентов Заказчика, юридических или физических лиц, и предоставить им возможность оформлять заявки на услуги (соглашение о намерениях), представляемые Заказчиком.
3.6.2. При оказании услуг пользоваться исключительно информацией размещенной на сайте Заказчика или полученной в письменном, либо электронном виде от уполномоченного представителя Заказчика.
3.6.3. В соответствии с Регламентом разместить на Интернет-ресурсе Партнера гиперссылки, баннеры или поисковые формы (как в комбинации, так и по отдельности), для представления услуг Заказчика.
3.6.4. Обеспечить регулярное обновление информации об услугах «Заказчика», полученной через Партнерские инструменты.
3.6.5. Нести ответственность за искажение на Интернет-ресурсах материалов, изображений и текстов, далее «Материалов», переданных для использования согласно данному Договору.
3.6.6. В случае окончания действия или досрочного расторжения Договора Партнер обязуется прекратить размещение Материалов, и в течение 10 (десяти) календарных дней вернуть Заказчику все полученное для цели исполнения Договора, в частности, но не ограничиваясь: удалить с Интернет-ресурсов Партнера описания товаров, услуг, рецензии и другие материалы, полученные от Заказчика согласно данному Договору.
5.1. Изменение, дополнение и расторжение данного договора допускаются по взаимному согласию Сторон, а в случаях, установленных законом или данным договором, данный договор может быть прекращен или расторгнут в ином порядке.
5.2. Также данный договор может быть расторгнут в одностороннем порядке по инициативе одной из Сторон путем направления письменного уведомления не менее чем за 10 (десять) до даты его расторжения.
5.3. Изменения и дополнения данного договора оформляются отдельным письменным соглашением, если такое изменение или дополнение осуществляется по взаимному согласию Сторон.
5.4. Документ, который вносит изменения в данный договор, подписывается уполномоченными представителями Сторон.
Какие пункты нужно учесть в договоре любого вида
Разделы договоров должны детально описывать условия сделки. Только так можно учесть интересы каждого участника и получить инструменты законной защиты своих прав в случае споров.
Что лучше: оформлять договор самостоятельно или взять типовой образец
Для большинства договоров есть типовые образцы. Они содержат базовые разделы, и участникам договора нужно только добавить свои данные. У такого подхода есть плюсы:
- не нужно нанимать отдельных специалистов для оформления договора;
- шаблон договора можно быстро найти в Интернете;
- это упрощает и ускоряет заключение сделки;
- типовые формы предусмотрены для многих видов договоров.
Но и минусы тоже есть:
- не все образцы составлены профессионалами;
- условия в типовом договоре не всегда учитывают особенности конкретной сделки, можно упустить индивидуальные нюансы.
Ответственность за работу без договора
Риск работы без договора – устное соглашение на сумму более 10000 рублей будет признано ничтожным.
Без договора — в суде нечем будет подтвердить вашу договорённость, как и Исполнителю, так и Заказчику.
Компании Заказчика юр. лица или ИП, требуется договор для подтверждения своих расходов перед налоговой службой (ИФНС). Для расчёта Заказчиком налога НДФЛ и социальных налогов, если с вами заключили договор, как с физ. лицом. Так, что договор будет просить бухгалтерия Заказчика.
Можете выставлять Счёт, Счёт-договор, чтобы не писать договор. Если услуги типовые, указываете в счёте услугу допустим «консультирование» и стоимость (можно добавить количество часов).
Формы выражения акцепта
Сейчас трудно представить, что человек, заключающий договор, будет выходить на середину площади и торжественно информировать окружающих о своем намерении. За века формы выражения акцепта изменились. В наши дни акцептация — это согласие, оформленное в письменном виде либо другим способом. Разберем, как правильно акцептовать оферту:
- Письменный акцепт. Так называется направление письменного уведомления об акцепте противоположной стороне или непосредственное подписание договора как документа. Вам предоставили бланк договора – вы его подписали. Все просто. Кстати, письменная форма подразумевает не только оформление единого бланка договора. Письменный акцепт считается полученным, если скан документа передан по электронной почте, факсу, телексу, другим современным каналам связи.
- Публичная форма акцепта. Новый способ, который позволяет подтвердить свое согласие на предложение, сделанное неограниченному кругу лиц. Примеры публичной оферты – товары в магазине, договоры, размещенные на интернет-сайтах, торговые автоматы. При покупках в интернет-магазине вы проведете акцептацию (согласитесь с публичной офертой), когда поставите галочку в специальном поле на сайте. Так вы подтверждаете свое согласие с условиями продаж и свойствами выбранного товара.
- Фактические действия лица, для которого предназначена оферта. В некоторых случаях можно выразить свое согласие с условиями договора в момент совершения определенных действий. Купили билет на проезд в автобусе – вы согласились с условиями перевозки пассажиров. Заполнили карту гостя в гостинице – фактически приняли правила проживания в ней.
- Конклюдентные действия лица. Так называется поведение стороны, которая показывает свое желание вступить в соглашение. Отличный пример таких действий – оплата полученного счета. Независимо от заключения бумажного договора лицо, оплатившее счет, соглашается с тем, что ему будет передан товар или оказана услуга, указанные в счете.
Иногда возникает спор, как говорить правильно – акцептовать или акцептировать. Значение слова «акцептировать» аналогично и обозначает то же самое, что и «акцептовать». Общеупотребительный глагол – акцептовать.
В деловом документообороте установлены специальные правила и требования к акцепту:
- Акцепт оферты должен повторять ее условия, изменение пунктов договора недопустимо;
- Нельзя нарушать срок, который установлен для акцепта. В случаях, когда период времени не установлен, приемлемым считается разумный срок. В деловом обороте разумным принят срок в один месяц. Обычно этого времени достаточно, чтобы подумать и отправить согласие на акцепт или отказ партнерам;
- Если получена письменная оферта – акцепт тоже должен быть оформлен в виде ответного письма или договора;
- Отзыв акцепта возможен. Однако оферент должен получить извещение об отзыве ранее или одновременно с акцептом. Например, вы находитесь в Санкт-Петербурге, а ваши партнеры – в Казани. Получив от них договор, вы акцептовали его и отправили курьерской службой. Срок доставки почты — 3 дня. По каким-либо причинам на следующий день вы передумали. Направьте отзыв от акцепта по электронной почте или телеграммой. Так оферент получит отказ от акцептирования раньше, чем сам подписанный договор.
Что такое ИТ-договоры? Виды ИТ-договоров.
На сегодняшний день актуальность ИТ-сферы, необходимость ее правового регулирования и юридически верного оформления сложно переоценить. С началом пандемии, активизировалась интернет-торговля, все больше услуг клиенты могут получать онлайн, Минэкономразвития России внесло в Правительство проект закона, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид (инфо 14.09.2020), все больше внимания мы уделяем защите конфиденциальной информации, легитимности обработки персональных данных, информационной безопасности систем, легитимности работы сайтов, социальных сетей, агрегаторов, маркетплейсов, мессенджеров.
Ежедневно в RTM Group обращаются десятки клиентов с запросами юридических консультаций и запросами конкретных предложений юридических услуг, чаще всего, по созданию актуальной документации для сайта, социальной сети, маркетплейса, по разработке и анализу различных ИТ-договоров. Сейчас более подробно остановимся на последних.
ИТ-договоры – это собирательное понятие, выделенное лишь формально, характеризующее в большей степени сферу применения документа, нежели его структуру или особенности правового регулирования.
ИТ-сфера обширна и многогранна, договоры, призванные урегулировать правоотношения, складывающиеся в процессе, можно условно разделить на такие виды, как:
- Договоры оказания IT-услуг;
- Договоры по разработке и техническому обслуживанию Интернет-сайтов;
- Договоры и сопроводительные документы для работы Интернет-магазинов и Интернет-сайтов в сфере оказания услуг (оферта, пользовательское соглашение, политика конфиденциальности и обработки персональных данных и т.п.);
- Договоры на разработку программного обеспечения (заключается между компаниями);
- Договоры авторского заказа на разработку программного обеспечения (заключается с физическим лицом);
- Пользовательские и лицензионные соглашения;
- Договоры сопровождения (техподдержки), настройки/интеграции (внедрения) ПО;
- Договоры на создание сайта;
- Договоры на настройку и сопровождение интернет-рекламы;
- Многие другие.