Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать архив на предприятии с нуля: пошаговая инструкция 2022 г.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Основные этапы архивирования документов
Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения.
В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:
- Архивацию документации для долговременного хранения. Эта категория включает в себя документы по личному составу и заработной плате работников, годовые бухгалтерские балансы, штатные расписания и др.
- Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится в среднем 5 лет.
- Отбор и списание документации, не подлежащей хранению. Такие бумаги уничтожаются.
Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.
Для того чтобы разделить документы по срокам хранения и видам, необходимо тщательно изучить Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, желательно так же составить номенклатуру дел организации.
Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:
- экспертиза ценности документов;
- архивация документов долговременного и постоянного сроков хранения;
- составление описей на документы;
- составление актов о выделении документов к уничтожению
- физическое уничтожение документов;
Хранение документации долговременного и постоянного сроков подразумевает обязательный архивный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, и систематизированное размещение на стеллажах. Так же необходимо обеспечить полную безопасность архивному помещению, в котором хранится документация.
Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.
Правила хранения архивных документов
Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.
Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей
Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:
- документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
- если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
- в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.
Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.
Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.
Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:
- индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
- наименование;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
- примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.
«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.
Современная организация архивного дела
К сожалению, канули в Лету те времена, когда архивная деятельность находилась под личным контролем руководства организации, и каждый документ ценился на вес золота. Сегодня в большинстве учреждений и сотрудники, и руководство придают слишком мало значения ведению архивного дела, считая, что этот «бесполезный» процесс только «съедает» рабочее время должностных лиц и финансовые средства компании. А ведь если бы такая организация хотя бы раз провела статистическое исследование, определяя сколько времени ежедневно тратится на поиск того или иного письма, приказа или распоряжения, директорат вряд бы поверил приведенным цифрам. Если же прибавить к такому отчету список проблем, регулярно возникающих при проведении аудиторской либо инспекторской проверки соответствующими госорганами России, возможные и реальные потери документов, которые обязательно происходят при смене организацией своего адреса, время, затраченное на выдачу справок всем настоящим (а также бывшим) сотрудникам, и даже трудочасы, потраченные на подготовку документов и дел к сдаче в Государственный Центральный архив (в т.ч. и пакет документов, подготавливаемый при ликвидации этой организации), то к архивному делу и архивариусам отношение изменилось бы кардинально!
Еще одним показателем пренебрежительного отношения к документации и работе архивариусов, является тот факт, что, несмотря на утвержденный законодательством порядок организации архивной деятельности, ею часто занимаются люди без соответствующей квалификации, абсолютно не понимающие тонкостей этой работы, а значит, не придающие ей должного значения. На самом деле, настоящим архивариусом может быть человек, окончивший ВУЗ, причем, получивший диплом по специализации «Архивное дело», что красноречивее всего свидетельствует о важности правильного обращения с документацией на всех стадиях – от ее создания до хранения.
Полезная информация
Ст.27 ФЗ «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ» гласит, что юридические и физические особы, нарушившие законодательные предписания, связанные с архивацией документов в России, несут за это гражданскую, административную, а в некоторых случаях даже уголовную ответственность в рамках пределов, установленных российским законодательством.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
Зачем нужна архивация документов в офисе
Вы сидите за своим столом, когда вдруг от вашего босса неожиданно приходит электронное письмо. Они запрашивают последнюю версию критического политического документа, в котором она срочно нуждается для встречи. Никакого пота, вы легко найдете его на диске для обмена документами вашей компании. Вы начинаете с поиска вероятных мест, начиная с папки вашего отдела, в которой, как вы думаете, она должна быть — не повезло. Нет проблем, вы просто воспользуетесь окном поиска, чтобы найти документ, введя предсказуемый заголовок. Для вашего поиска существует множество совпадений документов, но вы знаете, что ни один из них не является искомым документом. Наступает паника, и теперь ваш начальник звонит на ваш настольный телефон, так как она опаздывает на встречу.
Мы все были там, настолько интуитивно, как мы думаем, мы организовали «общие» сетевые папки нашей компании, документы теряются, и возникает разочарование. Если вы пренебрегаете архивированием или удалением устаревшей версии документов, изображений, файлов, активов и т. д. или сотрудников, управляющих запутанной схемой именования структуры папок — дело в том, что этот архаичный способ организации документов и активов и управления ими не работает для вашей компании и стоит вам.
К счастью, есть более простой способ. Управление документами — это способ, которым организации могут хранить и отслеживать все свои документы в одном централизованном месте, используя свою интрасеть или другое программное обеспечение для управления цифровыми активами.
Управление документами имеет много преимуществ, которые максимизируют производительность организации и экономию времени. Вот пять причин, по которым вашей организации нужна система управления документами:
- Расширение сотрудничества и коммуникации
Наличие системы управления документами способствует более быстрому и простому сотрудничеству между сотрудниками, особенно в разных географических точках. Имея возможность быстрого доступа к документам и обмена ими через рабочее пространство в Интернете, например, интрасеть, это позволяет пользователям без проблем работать вместе в одном проекте. Благодаря другим функциям совместной работы, включенным в ваше программное обеспечение для внутренней сети, эти документы можно сохранять и распространять среди сотрудников по всей организации.
- Надежный контроль версий документов
Для крупных организаций поддержание обновленных документов и поддержание актуальности информации часто может быть проблемой. Наши клиенты часто сталкивались с этой проблемой, прежде чем перейти на систему управления документами. Имея программное обеспечение для управления документами, легче отслеживать документы и обновлять их. Пользователи могут просто загрузить документ, а затем управлять обновлениями и версиями в Интернете через свою интрасеть. Наша функция управления документами включает в себя функцию автоматического архивирования и очистки для лучшей организации и ведения документов.
- Увеличить экономию времени
Вы когда-нибудь слышали поговорку «время — деньги»? Если мы вернемся к нашему сценарию, приведенному выше, то чтобы найти конкретный документ потребовалось так много времени, что начальник опоздал на ее встречу. Это обходится организации в человеко-часах и потенциально дорогостоящих ошибках без предоставления менеджерам наилучшей доступной информации для принятия правильных решений. Благодаря тому, что все эти документы организованы и хранятся в корпоративной сети вашей компании, вы сможете легко и быстро найти нужную информацию. С помощью нескольких щелчков мыши, документ можно найти и использовать соответствующим образом. Вы можете включить быстрые ссылки на популярные или важные документы на своей домашней странице в интрасети, чтобы сделать поиск еще быстрее.
- Облегчает доступ
Поскольку все больше и больше людей работают из дома или едут на работу, крайне важно, чтобы они имели доступ к конкретным документам или правилам, когда их нет в офисе. Хотя некоторые могут утверждать, что это легко сделать с помощью бумажных документов, все же есть вероятность, что в середине полета вы поймете, что что-то забыли в офисе. Наличие этих документов в сети и доступ из любой точки мира более эффективно и может сэкономить много времени и стресса. С нашим приложением Mobile Intranet мы делаем вашу интрасеть доступной с вашего мобильного устройства, что делает получение определенного документа еще проще, особенно когда вы находитесь в пути.
- Увеличить производительность
Загрузка, редактирование, отслеживание и обмен документами занимает половину времени с системой управления документами . Благодаря этому это позволяет сотрудникам быть более продуктивными и в конечном итоге более эффективными. Время, потраченное на поиск документов в нескольких разных шкафах, теперь можно использовать для выполнения большей работы. Интернет позволяет компании хранить все свои документы и данные в цифровом виде в одном организованном месте. Это можно получить в интрасети с любого компьютера или мобильного устройства с разрешения.
- Держите всех в курсе
Сроки архивации документов
В связи с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
Списки документов со сроками хранения подразумевают систематизированные списки важных бумаг компаний, в которых по порядку представлены сроки хранения архивных документов. Списки могут быть типовыми, которые включают сроки хранения типовой документации, возникающей в результате функционирования всех компаний любой направленности.
Это могут быть сроки хранения приказов начальства, отчеты, планы, бухгалтерские бумаги, информация по личному составу и др. Они относятся к разделу типовых и сроки хранения данных архивных файлов определяются Перечнем типовых управленческих документов, возникающих в результате функционирования государственных органов, органов местного самоуправления и корпораций, с включением сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.
Кроме того, сроки хранения архивных документов описываются ведомственными списками, которые устанавливают сроки по определенным категориям, то есть в зависимости от того, какой тип деятельности она выполняет. Такие списки характеризуются немалым охватом документов.