Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если в трудовой книжке работника не осталось места для (см)?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.
Как правильно хранить трудовую книжку
Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.
Для хранения заводят специальные книги учета:
| Бланк | Действующие документы | |
|---|---|---|
| Наименование документа учета | Приходно-расходная книга | Книга учета движения |
| Где утверждена форма | Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
| Кто хранит | Бухгалтерия | Кадровая служба |
| Где хранить | В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении |
Порядок внесения записей в трудовую книжку работника регулируется Постановлениями Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В этих документах говорится, чтобы работодатель не оставлял пустые строки между записями.
Но печать, проставленная при увольнении, занимает определенное количество строк и это считается нормой. При этом они не считаются пустыми, так как заняты печатью – обязательным реквизитом для оформления увольнения (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 РФ № 225).
По общему правилу, при внесении записей о работе в трудовой книжке работника не рекомендуется оставлять пустые строки между увольнением и приемом, но это допускается, в случае, когда строки заняты печатью предыдущей организации.
Таким образом, Вы можете внести запись о приеме в организацию на следующей свободной сроке после печати.
Что делать, если в трудовой книжке осталось две свободные строки?
Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы. После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках. Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными.
Черный цвет и синий допустимы, однако запись должна быть сделана аккуратно. Допускаются шариковые ручки или же гелиевые ручки которые не оставляют грязи, а вот перьевые ручки неприемлемы так как их чернила долго сохнут. Какими ручками нельзя пользоваться?
Заполнение трудовой книжки: пропуск строк Проблематичным является вопрос о пропусках строчек в документе. Законодательство четко не регламентирует, что этого делать не следует или наоборот.
Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными. Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании.
Таким образом, порядок переноса записи во вкладыш практически не регламентирован законодательно. В связи с этим логично осуществлять его как обычный перенос на другую страницу трудовой книжки.
Отметка менеджеру Менеджер принимается на работу на основании диплома об окончании учебного заведения по данной специальности. Записи ставятся в общем порядке, а на титульном листе должна быть указана специальность «менеджер». На этом все нюансы данной профессии для заполнения исчерпаны.
Scorpion grass, вот только доказать не могу))) А с другой сороны, раз этот момент не прописан в инструкции, то можно и так, и эдак. Но в конечном итоге можно будет запутаться к какой записи какой приказ… Да и всегда так запоняли, пропускали.. только вот мой руководитель уверен, что все делают не правильно! Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
- ТК России;
- Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства);
- Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:
- информация на титульнике;
- информация о работе сотрудника;
- информация о награждениях.
Главная страница, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, лишь взглянув на нее, – это титульный лист.
В ней идет запись личной информации о работнике: Затем оформляется прием гражданина на определенную должность.
На следующем развороте книжки пишется информация:
- название фирмы;
- номер (по порядку);
- дата записей;
- основная запись о приеме;
- указание на приказ (решение).
Ошибки, которые могут допустить заполняющие лица, здесь можно исправить предписанным образом (не зачеркивая, а признавая запись под определенным номером недействительной). Информация утверждается подписью и печатью. О награждениях пишут на специально отведенном развороте трудовой.
В основном сюда относят награды от государства или особенные награждения от организации: Наказания не фиксируют в книжке, лишь с одним исключительным моментом – когда взыскания послужили причиной увольнения.
Оформление книжки осуществляется на любого работающего гражданина, который трудится в организации больше пяти дней. Если данные зафиксированы одной организацией и между ними нет печати, то пропуск двух и более строк – большая ошибка.
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш
Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов.
Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой.
На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.
При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки.
Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш».
Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.
Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте.
Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Если закончилась трудовая книжка можно ли завести новую
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Правда, для этого нужно получить разрешение родителей подростка и органов опеки.
Уволили по статье – «теряй» трудовую!
Одна из самых «популярных» причин умышленной «утери» трудовой книжки – увольнение по статье – по причинам, предусмотренным пунктами 3, 5, 6, 7, 7.1, 8, 9, 10, 11 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Главный научный консультант компании «Юридическая служба столицы» Дмитрий Ястребов в числе наиболее частых «неудобных» записей называет несоответствие работника занимаемой должности, неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей, дисциплинарное взыскание, однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (прогул, появление работника на работе в состоянии опьянения или совершение по месту работы хищения), предоставление работником подложных документов при заключении трудового договора. С подобной записью в документах найти работу будет непросто, а порой и невозможно. Поэтому работники заявляют об утере трудовой книжки или утверждают, что никогда её не имели, работая, например, не по трудовым договорам, а по договорам подряда.
Что делать кадровику с двумя трудовыми книжками?
Стоит помнить, что переносить сведения из одной трудовой книжки в другую по закону нельзя. В статье 65 Трудового кодекса РФ сказано, что сотрудник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Если он этого не сделал, потому что потерял старую, то для него заведут дубликат. Эта же норма прописана и в правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и в инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Пусть сотрудник при приеме на работу самостоятельно решит, какую именно книжку он будет предъявлять для трудоустройства. Принимать от работника обе трудовые книжки не стоит во избежание недоразумений.
Ольга Абашникова
эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing:
Если сотрудник предъявил оригинал книжки и дубликат, то однозначно выбирается дубликат. Слово «дубликат» в трудовой книжке свидетельствует о том, что первоначальная трудовая книжка считается утерянной, то есть недействительной.
Нет однозначного ответа на вопрос, как относиться к сотрудникам, которые заводят две трудовые книжки. Работник может быть профессионалом высокого уровня, но при этом человеком рассеянным. Люди старшего возраста более трепетно относятся к своим трудовым книжкам, так как понимают, что они понадобятся в частности для оформления пенсии. Молодые люди об этом ещё не думают.
Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.
Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.
Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.
Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.
Что предпринять, если уволившийся надомник не явился за своей трудовой книжкой
Сотруднику нужно выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте. С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
Например, работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на ее пересылку. Тогда компании придется хранить документ до момента его востребования. Срок хранения невостребованных книжек определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Согласно этому документу, трудовые должны храниться в архиве не менее 50 лет.
Оформить новую книжку или вкладыш
Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. Главная причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.
Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации. Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.
В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.
Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.
Этапы оформления дополнения:
- кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
- уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
- работник получает вкладыш.
Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.
Расчёт производится путём:
- внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
- проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
- удержания из зарплаты.
Заполнение трудовой книжки можно переносить слова
Внимание В трудовую книжку внесите запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров с указанием реквизитов соответствующих документов (диплома, удостоверения, свидетельства). При этом продолжительность курсов значения не имеет, то есть они могут быть как краткосрочными (несколько дней), так и долгосрочными (от нескольких недель до нескольких месяцев). Это следует из положений подпункта «б пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225. Запись о работе по совместительству Как внести в трудовую книжку запись о работе сотрудника по совместительству По желанию сотрудника в его трудовую книжку могут быть внесены записи о работе по совместительству.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне.
В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей).
Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными. Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании. Соответственно, нужно сделать пропуск ровно настолько, насколько позволяет данный оттиск. Только после этого можно производить фиксирование информации о том, что гражданин принят на работу.
Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы. После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках.