Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько платить работнику за использование имущества». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), возмещаются также расходы, связанные с его использованием.
Комментарий к ст. 188 TК РФ
1. При использовании работником личного имущества в интересах работодателя возмещение расходов происходит, как правило, на условиях и в порядке, которые определяются соглашением сторон трудового договора.
2. В некоторых случаях условия и порядок возмещения расходов устанавливаются централизованно (см., например, Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» // СЗ РФ. 2002. N 7. Ст. 691).
Другой комментарий к статье 188 Трудового Кодекса РФ
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенного в письменной форме. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.
Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (в ред. от 17.12.2010) установлены предельные нормы включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на компенсацию своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.
———————————
РГ. 1992. N 24; САПП РФ. 1993. N 22; СЗ РФ. 2010. N 52 (ч. 1). Ст. 7104.
Основанием для выплаты является приказ руководителя организации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом учитывается возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.
Пунктом 8 ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (в ред. 03.12.2011) установлена ежемесячная денежная компенсация педагогическим работникам (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом), чтобы обеспечить их книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями: 150 руб. — в учреждениях высшего (и соответствующего дополнительного) профессионального образования; 100 руб. — в других образовательных учреждениях.
Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений — по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.
К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). В связи с этим получение имущества по договору ссуды отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и при аренде.
В бухгалтерском учете полученные в безвозмездное пользование основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре ссуды. Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.
Пример 6. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон — 24 700 руб. Как отразить в бухгалтерском учете обратную передачу имущества владельцу по окончании договора?
Решение. В момент передачи по акту приема-передачи в бухгалтерском учете сделана следующая проводка:
Кредит 001
— 24 700 руб. — отражен возврат ноутбука.
Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника
Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Варианты оформления имущества работника
| Вариант оформления | Описание |
| Компенсационные выплаты | В этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты.
На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ. |
| Арендные отношения | Здесь потребуется составить арендный договор. Также нужно подписать акт приемки и передачи. Применяются только налоговые платежи, страховые взносы не действуют. |
| Безвозмездное пользования | Между руководством фирмы и сотрудником формируется соглашение ссуды. Во время процесса передачи и приема такой собственности требуется составить специальный документ, подтверждающий данный факт. В данном случае применимы как налоги, так и взносы страхового характера. |
Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина.
Как рассчитать размер компенсации
Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа.
В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.
С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года.
Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений.
Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника
Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Варианты оформления имущества работника
| Вариант оформления | Описание |
| Компенсационные выплаты |
В этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты. На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ. |
| Арендные отношения | Здесь потребуется составить арендный договор. Также нужно подписать акт приемки и передачи. Применяются только налоговые платежи, страховые взносы не действуют. |
| Безвозмездное пользования | Между руководством фирмы и сотрудником формируется соглашение ссуды. Во время процесса передачи и приема такой собственности требуется составить специальный документ, подтверждающий данный факт. В данном случае применимы как налоги, так и взносы страхового характера. |
Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина.
Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация
Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании.
Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание:
- положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами;
- взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года;
- кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.
Понятие компенсации в объективном и субъективном смыслах
Статья 188 ТК РФ устанавливает особый вид компенсации за использование работником личного имущества в интересах работодателя. Поскольку эта статья является составной частью системы трудового законодательства и действует в связи с другими нормами, сначала определим ее место в этой системе. Совокупность норм трудового права, регулирующая исследуемые отношения, представляет собой правовой подинститут. Это подинститут подинститута «компенсации» института «гарантии и компенсации» [1, 43] отрасли «трудовое право». У него есть свой предмет правового регулирования — это отношения по использованию в интересах работодателя личного имущества работника. Кроме этого, на этот институт возложена задача по согласованию интересов сторон трудового договора, связанных с использованием работником личного имущества при осуществлении трудовой функции. А также он связан с нормами других отраслей права и находится как бы «на границе», проходящей между трудовым правом и другими отраслями, поскольку отношения по предоставлению личного имущества работника регулируются законодательством иных отраслей права. Целью установления компенсации является определение порядка возмещения работнику затрат, связанных с использованием его личного имущества в интересах работодателя.
Таким образом, рассматриваемая компенсация (в объективном смысле) является предметным функциональным пограничным подинститутом подинститута «компенсации» института «гарантии и компенсации» отрасли «трудовое право». Этот подподинститут представляет собой совокупность трудоправовых норм, регулирующих отношения, связанные с возмещением работнику затрат в связи с использованием личного имущества в интересах работодателя.
Можно также дать определение компенсации в субъективном смысле. В субъективном смысле — это предусмотренное трудовым законом право работника на возмещение затрат, связанных с использованием личного имущества в интересах работодателя.
Отграничение от других компенсационных выплат
Отличительные черты компенсации за использование имущества работника в интересах работодателя от других компенсационных выплат, предусмотренных ТК РФ:
- это денежная выплата, в отличие от натурального возмещения;
- она направлена на возмещение затрат, связанных с исполнением трудовых, а не общественных обязанностей;
- выплачивается работнику работодателем, а не сторонней организацией;
- выплачивается работнику за уже понесенные расходы, а не авансом;
- устанавливается за использование и (или) износ личного имущества работника, а также возмещаются расходы, связанные с использованием такого имущества;
- размер компенсации всегда устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а не по каким-либо тарифам или расценкам.
До недавнего времени компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя не облагалась ЕСН. Это следовало из нормы пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Об этом говорилось также в Письме Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43. С 1 января 2010 г. гл. 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса РФ утратила свою силу (п. 2 ст. 24) , ЕСН был заменен страховыми взносами. Если использование личного имущества работника в интересах работодателя оформлено соглашением сторон трудового договора, то суммы компенсации соответствуют критериям налогового законодательства и являются объектом для начисления страховых взносов (ст. 7) . Однако на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 они страховыми взносами не облагаются. Согласно этой норме не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Компенсация за использование личного имущества работника — нормативная база
Российское законодательство позволяет использовать личное имущество трудящихся в процессе трудовых взаимоотношений. Однако, это имущество может изнашиваться, приходить в негодность и портиться от использования. Соответственно, используя свое имущество в интересах работодателя, сотрудники должны иметь возможность получения компенсации за это, а не исключительно своими силами обеспечивать ход трудового процесса.
И работодатели обязаны обеспечивать выплату сотрудникам таких компенсаций. Подобное требование прямо предусматривается положениями действующего российского законодательства. Поэтому ознакомиться с ними будет полезно всем участникам трудового процесса. Работникам эти сведения будут полезны, чтобы понимать, как именно будет скомпенсировано использование их имущества в рабочих целях. Работодатели должны знать, как и сколько следует платить в такой ситуации, и насколько это может быть более или менее выгодно в сравнении с использованием имущества предприятия. Сотрудникам отдела кадров следует ознакомиться с принципами ведения соответствующей документации. А бухгалтерии нужно знать проводки по компенсации за использование личного имущества.
В российском законодательстве есть следующие нормативно-правовые акты, которые оказывают значимое влияние на вопрос обеспечения выплаты компенсации:
- Статья 188 Трудового кодекса регламентирует, что за использование личного имущества сотрудников в целях работодателя, последний обязан выплачивать ему компенсацию, в том числе на амортизацию и износ, а также оплачивать все расходы, сопряженные с использованием этого имущества.
- Статья 235 Трудового кодекса устанавливает, что работодатель также обязан компенсировать весь вред, причиненный имуществу работников в полном объеме в течение десятидневного срока после обращения сотрудника и в соответствии с рыночными ценами на день возмещения.
- Статья 217 Налогового кодекса регламентирует порядок обложения компенсаций за использование личного имущества сотрудников в рабочих целях налогом на доходы физических лиц.
Условия возмещения затрат
В трудовом законодательстве понятие компенсации дано в ст. 164 ТК РФ: это денежная выплата, возмещающая работнику затраты, связанные с выполнением трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Установленные в ст. 188 ТК РФ нормы в отношении использования личного имущества работника содержат ряд условий, при которых возмещение должно быть произведено.
Первое условие – использование работником личного имущества.
Существует точка зрения, что имущество должно использоваться работником самостоятельно. Однако на надомников это правило не распространяется, поскольку ч. 1 ст. 310 ТК РФ предусматривает, что надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.
Какие виды личного имущества могут быть использованы работником?
Специалисты уделяют внимание вопросам возмещения затрат, связанных с использованием личных автомобилей работников, – от амортизации автомобиля до затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт, запчасти, расходы на парковку и т. д. Закон не ограничивает работодателя каким-либо конкретным перечнем; в качестве личного имущества может выступать компьютерная и иная оргтехника, инструмент, мобильный телефон.
Из практики следует, что в качестве «личного» работник может использовать как имущество, принадлежащее ему по праву собственности, так и имущество, используемое им на основании доверенности от собственника. Как правило, в качестве примера приводится только управление автомобилем, однако иное имущество также может быть использовано работником при соответствующем оформлении права пользования.
Второе условие для возмещения затрат: имущество работника используется в интересах работодателя. Следует отметить, что налоговые органы, проверяя экономическую обоснованность расходов работодателя, уделяют внимание должностным инструкциям работников: связаны ли производимые затраты с должностными обязанностями работника.
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Способ 2. Компенсация
Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Соглашение с работником.
По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.
Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.
2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.
Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.
3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.
4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».
Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.
Использование личного транспорта в служебных целях
Автор: Шадрина Т., эксперт журнала
В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.
Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:
1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).