Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ставится ли на протоколе печать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.
Как указать альтернативный способ в уставе или решении
Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.
Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.
Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.
Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».
Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».
Печати на Решениии Участников Общества
печать как обязательный реквизит ставится на документах в следующих случаях:
1. если это предусмотрено законом —
ФЗ «Об АО» в ст. 63 «Протокол общего собрания» определяет требования законодателя к протоколу общего собрания:
«Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
В протоколе общего собрания акционеров указываются:
место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Таким образом, в данной статье нет ни слова про печать в протоколе.
О сведениях, которые должны быть указаны в протоколе общего собрания акционеров, см. также пункты 5.1, 5.7 и 5.8 Постановления ФКЦБ от 31.05.2002 N 17/пс. – где тоже нет упоминаний о печати как обязательном реквизите!
Что касается ФЗ «Об ООО», то законодатель не посчитал нужным выделить обязательные требования к протоколу (на практике его оформляют по такой же схеме как и в АО). Единственным косвенным упоминанием о печати в ФЗ «Об ООО» можно назвать п. 6 ст. 37 где указано, что по требованию участника общества ему выдаётся выписка из книги протоколов, удостоверенная исполнительным органом);
2. если в утверждённых унифицированных формах указано: МП
Вы встречали утверждённые в законодательном порядке формы протоколов? 1
3. если стороны пришли к соглашению, что печать является обязательным реквизитом для документа.
Зачем нужен протокол собрания учредителей
Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:
- первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
- вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).
Пример составления протокола
Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.
Вначале бланка пишется
- наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
- населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
- и дата собрания.
Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).
Далее идет описательная часть:
- по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
- назначается председатель и секретарь (при необходимости),
- указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
- вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).
Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).
Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера
Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.
На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.
Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Протокол общего собрания участников Общества о создании организации
В течение 3-х дней после принятия собранием решения о назначении нового директора необходимо подать заявление в ФНС по форме Р13014 (до ноября 2020 года это был бланк Р14001), в котором должны быть указаны персональные данные руководителя. Его подпись на заявлении должна быть заверена нотариусом во всех случаях, кроме подачи формы через личный кабинет на сайте ФНС (требуется квалифицированная ЭЦП).
Способы подачи формы Р13014:
- личное посещение налогового органа новым назначенным директором;
- через МФЦ (доступно не везде) или почтовым отправлением;
- направление заявления о смене директора нотариусом по электронной связи.
При свидетельствовании подписи директора нотариус потребует представить:
- паспорт заявителя;
- Устав общества;
- выписку ЕГРЮЛ;
- решение о назначении;
Изменение сведений в ЕГРЮЛ производится в течение 5 дней. После этого в ООО направляется лист записи с новыми данными по указанному в заявлении электронному адресу. Если его отправлял нотариус, уведомление придет ему. Он может выдать директору бумажный вариант, засвидетельствовав его соответствие электронному документу.
После получения листа записи ЕГРЮЛ нужно обратиться в обслуживающий банк и представить его вместе с копией решения собрания ООО и приказом о принятии на должность. Банк оформит новую карточку подписей и оттиск печати (при необходимости). Партнерам и контрагентам следует совершить рассылку письма с уведомлением о смене директора, чтобы не возникало вопросов с подписанием договоров и писем.
Единственный участник общества самостоятельно распоряжается делами, снимает и нанимает директора. Согласно Обзору ВС от 25.12.2019 года, заверение нотариусом решения единственного участника ООО производится в форме свидетельствование его подписи на письменном экземпляре документа.
После избрания (назначения) нового директора, он направляет в налоговый орган заявление Р13014 о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Документ подписывается в присутствии нотариуса, который заверяет подпись нового руководителя. По просьбе заявителя нотариус вправе передать заявление в ФНС, подписав его своей электронно-цифровой подписью.
По сравнению с описанным выше порядком для ООО с единственным участником есть один нюанс. Если он уволил директора своим решением и намерен сам руководить предприятием, трудовой договор не требуется. Согласно позиции Минфина (письмо № 03-12-13/89698 от 20.11.2019) в таком случае назначение на должность при смене директора оформляется решением единственного участника.
Согласно ст. 17 закона №14-ФЗ удостоверение нотариусом принятия общим собранием решения об увеличение уставного капитала является обязательным требованием. В ином случае налоговая инспекция откажет в регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Увеличить УК можно несколькими способами.
1.За счет имущества самого общества. Обычно увеличение производится на разницу между стоимостью чистых активов компании и суммой уставного капитала (плюс резервный фонд).
2.За счет дополнительных вкладов участников. В этом случае собрание проводится дважды. На первом принимается решение об увеличении УК с нотариальным заверением протокола ООО, на втором — о внесении изменений в устав, связанных с увеличением уставного капитала.
3.За счет вкладов отдельных учредителей и (или) третьих лиц. На собрании одновременно принимаются два решения: об увеличении капитала и номинальной доли внесшего дополнительный вклад участника (либо о принятии третьего лица).
В первом и втором случае решение принимается не менее, чем 2/3 голосов присутствующих на собрании (если Уставом не предусмотрено другое), в третьем случае решение должно быть единогласным. Размер УК должен быть отражен в учредительных документах (Устав), поэтому в инспекцию ФНС необходимо представить заявление по форме Р13001 и протокол ООО, заверенный нотариусом, для внесения изменений в государственный реестр.
Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.
Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:
- Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
- Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.
Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.
Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.
Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО
Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.
Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:
- первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
- вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).
Что собой представляет выписка?
Выписка из протокола – это точная его копия по конкретному вопросу или части. Правом требовать ее обладает любой член организации либо его уполномоченный представитель. Органы управления при получении запроса обязаны предоставить документ в разумный срок, как правило, не превышающий 7 дней.
Выписку не нужно путать с ксерокопией, поскольку это отдельный документ, и составляется он в том же порядке, что и сам протокол с указанием присутствовавших, повестки, обсуждения по конкретному вопросу и принятому решению.
Заверяет ее руководитель организации в лице директора, председателя правления или председателя совета партнерства и скрепляет печатью.
На документе ставится отметка «верно», подпись и должность заверяющего лица и дата составления. Он предоставляется в тех случаях, когда на повестке собрания было большое количество вопросов и протокол содержит большое количество информации, не относящейся к правам лица, требующего его выдачи.
Протокол собрания: правила оформления
Страницы протокола сшиваются, председатель собрания ставит подпись в месте сшивки. Оформляется 2 экземпляра протокола.
Срок хранения — весь период существования ООО. Поэтому к их учёту и оформлению предъявляются следующие требования:
- Текст печатается только на одной из сторон листа.
- Обязательная нумерация протоколов. Номера протоколов записываются так: 01, 02 – 09, 10 и т. д.
- Все протоколы хранятся в единой папке, или собираются в папки по годам заключения.
- В срок до трёх дней протокол собрания должен быть оформлен по правилам.
Собрания общества с ограниченной ответственностью нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания в 2022 году таковы:
- Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
- Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
- Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
- Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
- Секретарь ведет протокол собрания, а также рассылает его учредителям не позднее, чем через 10 дней после собрания
- Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
- Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
- Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в уставе ООО
- По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации компании и еще одну нужно предоставить инспекции при постановке компании на учет
- Учтите, что протокол необходимо будет заверить. В уставе вы сможете установить подходящие варианты заверения: подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. В ином случае нужно будет обращаться к нотариусу для заверения протокола
В протоколе общего собрания на этапе регистрации организации обязательно укажите следующие сведения:
- Название документа
- Наименование организации
- Дату и место проведения собрания
- Список присутствующих учредителей
- Данные секретаря и председателя
- Повестка дня
- Описание решений с подсчетом голосов по каждому
- Подписи председателя и секретаря или всех участников собрания
В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:
- о фирменном наименовании компании
- о месте нахождения ООО
- о подписании договора об учреждении общества
- об общем размере уставного капитала и долях в нем
- об утверждении устава или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Минэкономразвития РФ
- об избрании органов управления обществом
Как и за какой срок направляется уведомление о собрании участников ООО
Уведомления о проведении общего собрания участников ООО должны быть направлены заказными письмами за 30 дней до даты проведения собрания, если иной порядок или более короткий срок отправления не предусмотрен уставом (п. п. 1, 4 ст. 36 Закона об ООО).
Например, устав может предусматривать один из следующих способов уведомления о собрании:
• путем размещения уведомления на сайте общества в сети Интернет;
• путем направления электронных писем.
В случае наличия в уставе иного порядка уведомления вы обязаны руководствоваться именно им.
Уведомления следует отправить по адресам, содержащимся в списке участников ООО (п. 1 ст. 34 Закона об ООО).
Но бывают ситуации, когда вы знаете, что участник живет (находится) не по тому адресу, что указан в списке участников. Рекомендуем тогда направить уведомления на оба адреса в целях сокращения рисков обжалования принятых решений данным участником.
Если нарушить порядок уведомления, есть риск того, что участник не будет уведомлен и не придет на собрание.
В таком случае:
1) не получится принять на собрании необходимые решения, если голосов пришедших участников не хватит для их принятия;
2) участник, не получивший уведомление, будет иметь право оспорить принятые решения (п. 1 ст. 43 Закона об ООО);
3) общество может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 500 тыс. до 700 тыс. руб. (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).