Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция отдела закупок: особенности документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
СПЕЦИАЛИСТ ПО ЗАКУПКАМ: ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.
Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.
Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.
Госзакупки — популярная тема
На сегодняшний день, сфера госзаказа стала очень популярной и привлекает все больше людей.
Среди них есть те, кто только выбирает специализацию, есть люди, которые, уже имея за спиной опыт в другой области, меняет профессию кардинально, в надежде добиться больших результатов.
Очень часто мы выбираем профессию по ее внешним признакам и атрибутам, исходя из стереотипов. Определяя свою будущую специализацию, люди попадают в ловушку своих представлений, которые не имеют ничего общего с реальностью.
Работа контрактного управляющего в крупной организации
Контрактный управляющий, работающий у крупного заказчика, попадает в другую ситуацию. При объеме закупок от 100 млн. руб. заказчик обязан создать контрактную службу. В этом случае заниматься закупками будет несколько человек, а значит, у каждого появляется возможность специализации. Тут возможны два основных варианта:
поделить деятельность сотрудников по функционалу госзакупок (один пишет ТЗ, другой ведет отчетность, третий взаимодействует с поставщиками и т. д.).
дать каждому сотруднику возможность делать полный цикл процедур закупки по ограниченному перечню тем.
Работа с госзакупками предполагает массу действий, которые могут повлечь за собой юридические последствия, поэтому крайне важно, чтобы у контрактной службы была возможность привлекать к работе квалифицированного юриста, либо постоянно, либо по мере необходимости.
Онлайн-интервью с О.В. Анчишкиной, к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы»
О профессии специалист по госзакупкам, о ее будущем и перспективах в этой сфере для молодых специалистов мы поговорили с к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы» О.В. Анчишкиной.
КонсультантПлюс: Ольга Владленовна, вы один из авторов концепции контрактной системы, а именно, федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ. По сути, вы стояли у истоков создания новой профессиональной сферы в нашей стране. Давайте разберемся, что же собой представляет данная профессия на сегодняшний день. На ваш взгляд, какое высшее образование предпочтительно для специалиста по госзакупкам — юридическое, экономическое или бухгалтерское?
Специалист по госзакупкам
Ольга Владленовна Анчишкина специалист по госзакупкам: При ответе на вопросы об образовании обратила бы внимание на три самостоятельных аспекта. Поясню по каждому, чтобы обосновать итоговые рекомендации.
Во-первых, рассмотрим, как обстоят дела с образованием специалистов по публичным закупкам (закупкам для государственных и муниципальных нужд по правилам закона № 44-ФЗ).
Для данной группы госслужащих предпочтительно иметь профильное, специальное профессиональное образование — закупщик, снабженец, специалист по логистике, а в международной терминологии — supply chain manager.
Или даже более специализированное образование специалиста по публичным закупкам, а в международной терминологии — contracting officer. Известно, что у нас в стране таких специалистов не готовят.
В большинстве учебных заведений нет даже магистратур по госзакупкам. Образование идет в рамках подготовки специалистов государственного и муниципального управления или иных более общих (по отношению к закупкам) специальностей. Пока российские учебные организации ограничиваются системой дополнительного образования, в рамках которой ведут профессиональную подготовку и переподготовку специалистов контрактных служб, контрактных управляющих и членов закупочных комиссий. В таком случае давайте посмотрим, где именно учились те, кто сейчас работает на руководящих должностях в госзаказе.
Выясним таким образом, какое образование в российских реалиях действительно наилучшим образом формирует базу знаний для специалистов по госзаказу. Так, согласно официальной информации Минфина России, Демидова Т.П., директор департамента бюджетной политики в сфере контрактной системы, получила юридическое образование.
Окончила Современный гуманитарный институт по специальности юриспруденция, магистратуру Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ. Дегтев Г.В., руководитель департамента города Москвы по конкурентной политике, окончил Московский энергетический институт. Сачков Д.И., председатель комитета по государственному заказу Санкт-Петербурга, окончил юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета. Гончаров Е. Н., временно исполняющий обязанности руководителя управления по регулированию контрактной системы в сфере закупок Воронежской области, окончил Воронежский государственный университет (квалификация экономист).
Это лишь несколько примеров, которые показывают, что в существующих правовых условиях и с учетом реальных кадровых лифтов востребованным является юридическое и экономическое образование. Между тем для продвижения по госслужбе в сфере госзаказа не станет преградой и иная квалификация.
Замечу, российская ситуация не является уникальной. Получить профильное образование по публичным закупкам можно далеко не во всех странах даже с развитыми рыночными экономиками.
Страны Европейского союза, в лице закупочного сообщества, поставили перед правительствами и наднациональными органами вопрос об институализации профессии публичного закупщика и соответствующей образовательной подготовке. И хотя развитие систем публичных закупок в направлении последовательной профессионализации идет, Европа пока не завершила данный процесс. Однако есть страны, которые этот вопрос уже решили. К примеру, специалистов по госзакупкам готовят в США, причем высшие учебные заведения этой страны готовят как специалистов по гражданским публичным закупкам, так и по военным закупкам. В сфере подготовки и совершенствования кадров в области госзакупок существуют такие профильные учебные заведения, как Federal Acquisition Institute, The National Institute of Governmental Purchasing, Defense Acquisition University. Выходит специализированное издание — «Government Procurement Journal».
Одновременно имеется признание и, соответственно, приравнивание дипломов гражданских и военных специалистов по закупкам. Это дает возможность переходить из одной сферы в другую, дополнительно сдавая лишь отдельные узкопрофильные дисциплины.
Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.
Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.
Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.
Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.
Только профессионалы способны грамотно проанализировать состояние существующего рынка товарно-материальных ценностей в конкретной сфере и соотнести его с потребностями и возможностями своей компании, а затем определить соответствие качества предлагаемых товаров, работ, услуг с их рыночной стоимостью.
Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.
Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.
Специалист по закупкам берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и проведению закупочных процедур любого вида.
Согласно ч. 6 ст. 38 44-ФЗ специалист по государственным закупкам должен обладать соответствующим образованием и некоторым опытом в данной сфере.
Он обязан уметь:
- работать на ЭТП госзакупок;
- принимать поступающие заявки на участие в закупках или оформлять их;
- анализировать эти заявки;
- уметь получать данные о рентабельности претендентов на участие в госзакупках;
- добывать сведения о конкурентах;
- вести учёт по заказам;
- анализировать расходы;
- готовить при необходимости жалобы в контролирующие органы;
- осуществлять иные действия, связанные с торгами.
Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.
В приказе Минтруда РФ № 625н конкретизируются требования к образованию госзакупочного специалиста, которые зависят от его должностных функций, и утверждаются критерии требований профстандарта по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности.
Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:
- № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
- № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
- № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
- № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.
Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:
- качественно анализировать информацию;
- трудиться в условиях многозадачности процессов;
- оперативно принимать оптимальные решения;
- обрабатывать большие объёмы информации;
- качественно проводить деловые переговоры;
- работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.
Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:
- аналитическим складом ума;
- способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
- умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
- способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.
Должностная инструкция менеджера по снабжению: особенности
По форме и структуре должностная инструкция менеджера по снабжению идентична должностной инструкции специалиста по закупкам. Однако, несмотря на то, что две эти должности очень схожи, нужно учитывать существующие различия. Особенно это актуально для больших организаций, где штатными расписаниями предусмотрены должности и специалиста по закупкам, и менеджера по снабжению.
В связи с этим при работе над должностными инструкциями необходимо серьезно подойти к определению критериев для отбора кандидатов на должность, а также к отграничению должностных обязанностей одного специалиста (по закупкам) от другого (по снабжению).
Как уже упоминалось, принято считать, что должность специалиста по закупкам стоит выше в ранге должностей, чем должность менеджера по снабжению. Косвенно это подтверждается еще и тем, что в объявлениях о найме средняя заплата специалиста по закупкам выше, чем зарплата менеджера по снабжению. Поэтому и требования к кандидату на должность специалиста по закупкам могут быть более жесткими, чем к кандидатам на должность менеджера по снабжению.
Что касается должностных обязанностей, то четкое разграничение их между двумя специалистами позволит наладить не только эффективную работу, но и оптимальное взаимоотношение между двумя штатными единицами.
Порядок ознакомления работника с должностными обязанностями
Ознакомление сотрудников с должностными обязанностями в частности и должностной инструкцией в целом должно происходить в момент заключения трудового договора. Подтверждением, что работник ознакомлен со своей должностной инструкцией, может быть:
- отметка об ознакомлении с датой и подписью работника под текстом общей должностной инструкции, с которой знакомятся все поступающие на эту должность;
- отметка об ознакомлении с датой и подписью под текстом должностной инструкции, специально подготовленной для работника, которая будет приложена к личному делу сотрудника;
- дата и подпись, свидетельствующие о том, что работник познакомился со своей должностной инструкцией, которые ставятся в специальном журнале, предназначенном для этих целей.
Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам требует значимой подготовительной работы прежде всего в отношении определения требований к кандидату на должность и должностных обязанностей сотрудника, а также, если это необходимо, разграничения должностных обязанностей специалиста по закупкам с должностными обязанностями менеджера по снабжению.
Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами
Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара. Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.
Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.
В случае с каждым конкретным государственным или муниципальным заказчиком функции отдела закупок и те задачи, которые он должен решать, формируются исходя из профиля и специфики работы самого отдела закупок. Однако есть типовые задачи, которые должен решать любой отдел закупок на основании требований действующего законодательства, регулирующего всю закупочную деятельность на территории Российской Федерации.
В настоящее время к числу основных типовых задач отдела закупок относятся:
- осуществление планирования всех закупочных процессов, направленных на удовлетворение нужд государственного или муниципального заказчика, путем проведения специальных планировочных мероприятий;
- в случае необходимости определения фактического положения дел на рынке для грамотного проведения определенных видов закупочных процессов в число задач входит предварительное взаимодействие с возможными исполнителями по контрактам посредством проведения различных консультационных мероприятий;
- подготовка документальных обоснований выбранного варианта закупочной процедуры и установленной к такой закупке начальной максимальной цены контракта или договора;
- если необходимость общественного обсуждения проводимой закупки предусмотрена действующим законодательством, то для отдела закупок такая необходимость выливается еще в одну задачу в виде организации проведения таких мероприятий по обсуждению;
- проведение работ, направленных на обеспечение полноценного и бесперебойного действия единой комиссии по осуществлению закупок или специальных разновидностей таких комиссий в рамках одного государственного или муниципального заказчика (в данном случае речь идет, в первую очередь, о необходимости проведения работ, направленных на обеспечение требуемых законом фото- и видеосъемки всех заседаний комиссий, а также процедур по вскрытию или изучению поданных заявок на участие от потенциальных исполнителей);
- если возникает необходимость в привлечении специалистов или экспертов для участия в процедуре проведения той или иной закупки (например, по причине технической сложности предмета закупок либо в случае необходимости участия такого человека в приемке результатов исполнения контракта), отдел закупок должен обеспечить привлечение такого специалиста или эксперта;
- разработка, формирование и последующее размещение всей документации, сопровождающей проведение закупки, в Единой информационной системе с целью полноценной подготовки процедуры закупки для обеспечения нужд самого заказчика;
- работа с банковскими гарантиями, с точки зрения их изучения, проверки подлинности удостоверяющих документов, а также обращение взысканий на них в случае нарушений контрагентом порядка и сроков исполнения взятых на себя обязательств по контракту;
- осуществление сопровождения, с технической и документальной точек зрения, процедуры, направленной на заключение того или иного контракта или договора;
- организация и проведение мероприятий, направленных на приемку результатов, которые были достигнуты исполнителем по контракту в ходе реализации исполнения взятых на себя обязательств;
- при проведении мероприятий по изменению или расторжению договора или контракта, в том числе посредством подписания дополнительных соглашений, отдел закупок принимает на себя еще одну задачу, связанную с организацией взаимодействия с таким исполнителем;
- проведение предусмотренных действующим законодательством мероприятий по внесению в Реестр недобросовестных поставщиков исполнителя по контракту или договору в случае существенного нарушения им порядка реализации взятых на себя обязательств;
- проведение необходимых процессуальных действий в части ведения претензионной работы (в рамках своих полномочий, предусмотренных регламентами функционирования отдела закупок, а также действующими нормами законодательства);
- если в ходе исполнения контракта были выявлены факты бездействия заказчика либо осуществление им таких действий, которые существенным образом ущемляют права исполнителя по контракту или договору, отдел организации закупок в рамках решения поставленных перед ним задач проводит мероприятия, направленные на взаимодействие с исполнителем с целью устранения выявленных нарушений.
Если говорить о функциях отдела закупок, то они целиком отвечают решению поставленных перед подразделением задач и выглядят следующим образом:
- разработка на основании имеющихся данных о потребностях заказчика плана-графика закупок и его размещение в открытых источниках информации, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, с целью возможности ознакомления с ним всех потенциальных участников закупок;
- подготовка сопроводительной документации к плану-графику закупок в виде обоснования закупки, а также в виде обоснования установленной начальной максимальной цены контракта или договора;
- в случае корректировок потребностей заказчика или изменения сроков проведения тех или иных видов закупок отдел закупок осуществляет также функцию по корректировке имеющегося плана-графика закупок и публикации таких внесенных корректировок на тех же общедоступных ресурсах, на которых был размещен сам план-график;
- верстка окончательной формы плана-графика закупок с целью его направления на утверждение руководит��лю организации-заказчика либо тому должностному лицу в организации, на которое возложена обязанность по утверждению данного документа;
- формирование обосновывающей документации для закупок, которые проводятся с единственным поставщиком в силу отсутствия других возможностей для проведения данных мероприятий;
- проведение мероприятий, направленных на получение уточняющей информации при формировании начальной максимальной цены контракта или договора на этапе подготовки к проведению закупочной процедуры;
- определение наиболее удобных, с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика и соблюдения действующего законодательства, видов и форм закупочных процедур, направленных на заключение контракта или договора;
- формирование всего спектра документов, входящих в перечень необходимых, для проведения закупочной процедуры с позиции описания предмета закупки, условий проведения самого мероприятия и тех требований, которые предъявляются к потенциальному исполнителю еще на этапе оценки заявок, с точки зрения возможности допуска к проводимому процессу;
- привлечение организаций, оказывающих посреднические услуги при проведении различных видов государственных и муниципальных закупок;
- проведение закупочных мероприятий у особых категорий потенциальных исполнителей по контрактам, при подписании соответствующих документов с которыми должны быть предоставлены льготы в части реализации взятых на себя обязательств;
- размещение в различных открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в первую очередь, в Единой информационной системе в сфере закупок, сведений о проводимых закупках, в том числе извещений и сопровождающих пакетов документов к таким закупкам;
- формирование документов, содержащих ответы на запросы разъяснений по положениям документации о проводимых закупочных процедурах;
- выполнение мероприятий, направленных на сохранение в закрытом виде всех поданных заявок на участие в тех или иных закупках до момента вскрытия, определенного в извещении к проводимому закупочному мероприятию;
- формирование и последующее размещение в открытых источниках информации, включая Единую информационную систему в сфере закупок, протоколов открытия поданных заявок и их оценки на предмет соответствия требованиям законодательства и документации к закупке;
- осуществление необходимых процессуальных действий, предусмотренных регламентами получения согласования на проведение закрытых тендерных мероприятий, которые, в свою очередь, предусмотрены действующим законодательством;
- выполнение предусмотренных законодательством процессуальных действий, которые сопровождают подписание контракта по итогам проведенной конкурентной или неконкурентной процедуры;
- формирование документационной базы для внесения сведений об исполнителе по контракту в Реестр недобросовестных поставщиков в случае некачественного исполнения им своих обязательств по контракту, а также подготовка документов-обоснований для расторжения контракта с таким исполнителем;
- обеспечение проведения мероприятий, направленных на процесс приемки результатов исполнения обязательств по тому или иному контракту;
- обеспечение, с процессуальной точки зрения, процедуры расторжения контракта или договора и последующее ведение претензионно-исковой работы в пределах своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами, утверждающими регламент действия такого отдела;
- выполнение процессуальных действий, направленных на осуществление полноценного функционирования приемочной и экспертной комиссий (без превышения пределов своих полномочий);
- публикация в открытых источниках, предусмотренных действующим законодательством, в том числе на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, документации, отражающей процесс исполнения контракта или договора, включая отчеты об исполнении, неполном исполнении или неисполнении подписанного соглашения;
- выполнение действий по подготовке отчетных документов, отражающих фактическое состояние государственного или муниципального заказчика, с точки зрения удовлетворения его нужд, определенных в плане-графике закупок.
Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера
Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.
Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:
- Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
- Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
- Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
- Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
- Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
- Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
- Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
- Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
- Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.
Должностные обязанности
И служба, и единственный специалист по госзакупкам осуществляют организацию всего цикла госзакупок: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Приведем общий перечень обязанностей и полномочий закупщиков, предусмотренный ст. 38 Закона 44-ФЗ:
Как видим, перечень не является закрытым и может быть расширен и дополнен исходя из потребностей заказчика. Более подробно функции при подготовке и осуществлении закупок перечислены в Типовом положении.
В случае если в организации назначен контрактный управляющий, должностные обязанности на такого работника возлагаются как в соответствии с занимаемой им должностью, так и в соответствии с его назначением на эту должность.
Требования к специалисту по госзакупкам
Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:
- Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
- Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
- Опыт работы с государственными контрактами.
- Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
- Знание основ экономики и ценообразования.
Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.