Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.

Правила расчета компенсации отпуска

Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.

Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:

• уже отработал больше половины месяца;
• сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
• работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).

В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:

• если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
• если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.

Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.

Что считается частью полноценного стажа:

• по факту отработанные часы и дни;
• дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
• период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
• выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.

Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:

• пропустил работу по неуважительной причине;
• находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).

Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.

Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.

Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:

1. Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
2. Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:

• компания, в которой он работал, была ликвидирована;
• его уволили по результатам сокращений в штате;
• если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).

1. В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.

Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.

1. Заменить отпуск денежной выплатой работающему гражданину можно только в части, превышающей 28 обязательных дней ежегодного отдыха.
2. Трудящиеся на вредных и опасных объектах граждане получают компенсацию еще и с учетом обязательных для них дней дополнительного отдыха (7). Если дополнительный отпуск длиннее одной недели, за этот период есть возможность оформить компенсацию.
3. Можно попросить в заявлении о компенсации сразу всех отпускных дней, с учетом требований закона, или их части.
4. Работодатель наделен правом выплатить компенсацию, но обязанности такой у него нет.
5. Если гражданин увольняется, компенсацию за отпуск компания выплатить обязана без заявления.
6. Компенсацию рассчитывают по среднему заработку за год с учетом фактически отработанного времени. Учитывают и стаж, дающий право на отпуск. Проработав в фирме более полумесяца, работник уже может рассчитывать на компенсацию за 2,33 заработанных отпускных дня.

В части расчёта и выплаты компенсации за отпуск нужно учесть такие моменты:

• Дни отпуска, которые можно компенсировать деньгами без увольнения, считаются на основании категории сотрудника и его продолжительности отпуска.
• При увольнении все дни отпуска компенсируются.
• Если сотрудник отработал 11 месяцев, то при увольнении ему положен отпуск из расчёта за весь год.
• Трудовым законодательством запрещено не предоставлять отдых в течение двух лет подряд.
• Работодатель вправе не компенсировать отпускные дни деньгами, если сотрудник не увольняется. Однако, если при расторжении трудового договора работодатель не выплатит компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, это нарушение законодательства, за которое предусмотрена ответственность и штрафные санкции.

Компенсация неиспользованного отпуска

Статья 122 ТК РФ предусматривает право трудящихся граждан на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 дней. Этот период времени предусматривается в календарных дня, включая праздники и выходные. Если работник и работодатель между собой согласуют это, то отпуск может быть поделен на части, одна из которых должна быть как минимум 14 дней. Вместо основного периода отпуска не предусматривается выплата денежных средств, компенсация за отпуск может быть назначена только в особых случаях, предусмотренных законодательством.

Для некоторых категорий работников продолжительность отпуска может превышать 28 дней. К ним относятся граждане, занятые на вредных условиях труда. Если дополнительные дни отпуска работником не использованы (например, по причине профессиональной загруженности), то работник вправе рассчитывать на компенсацию в виде денежной выплаты.

Важно! Законодательством РФ не предусмотрена компенсация неиспользованных дней основного отпуска работников, а в случае нарушений работодателю грозит штраф.

Компенсацию за неиспользованный отпуск работник вправе получить только при увольнении. При этом размер компенсации будет зависеть от продолжительности работы сотрудника в компании, либо от времени, прошедшего с момента прошлого отпуска. Начисление компенсации за отпуск в размере выплаты за год возможно уже при сроке работе 11 месяцев. Частичная выплата компенсации рассчитывается исходя из дохода работника и неиспользованного им периода отпуска.

Важно! Следует помнить, что любой доход физлица должен облагаться налогом. Отпускные не являются исключением и с них работодатель обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Компенсация за отдых также является доходом, поэтому с этой суммы также следует оплатить налог.

Кому и в каких случаях положена по ТК РФ

Компенсация за неиспользованный отпуск всегда предоставляется при увольнении сотрудника. Даже при наличии проступков и прекращении трудовых отношений по инициативе работодателя, своевременное перечисление денежных средств обязательно должно производиться.

Замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае, когда отдых предполагается более 28 дней. Аналогичное правило работает, если у заинтересованного лица перенесена часть времени отдыха на следующий год, она составляет более 28 дней. В остальных ситуациях воспользоваться таким вариантом заинтересованному лицу без увольнения вряд ли удастся.

Кроме того, существует определенный круг лиц, для которых замена не допускается вообще. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние, занятые на вредных производствах. Такие лица должны отдыхать положенное законодательством время в обязательном порядке.

Как рассчитать компенсацию при увольнении за неиспользованный отпуск

Длительность стандартного оплачиваемого отпуска, положенного за один год, — 28 дней. Ежемесячная компенсация составляет 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Для подсчета количества дней отдыха, которые не были потрачены, бухгалтеру необходимо знать стаж служащего. Стаж представляет собой разницу между временем от начала работы на производстве и датой увольнения. Из него необходимо вычесть дни отдыха, использованные по назначению.

При расчете выплаты по неиспользованному отпуску оказывает влияние то, брал ли сотрудник неоплачиваемый отпуск. При наличии более двух недель отпуска, который не оплатил работодатель, в году, из стажа будет вычтено превышение в количестве свыше 14 дней (статья 121 ТК РФ).

Также из стажа исключают дни прогула, отстранения от работы и пребывания работниц в декретном отпуске (статья 76 ТК РФ).

В каждой фирме есть кадровик, который обладает информацией о том, когда каждый из сотрудников брал отпуск и был отстранен. К нему можно обратиться, чтобы правильно выполнить расчет дней неотгулянного отпуска. В случае сомнений по поводу каких-либо дат следует попросить кадровика найти заявления на отпуск, которые были поданы служащим, а также приказы. Приказы о неоплачиваемых отпусках, по уходу за детьми и дисциплинарных взысканиях хранятся на производстве 75 лет. Подобные документы, содержащие сведения о ежегодных отпусках, хранятся 5 лет.

Считают компенсацию следующим образом: количество неиспользованных дней отдыха умножают на среднюю годовую зарплату сотрудника за 1 день.

Средний дневной заработок вычисляют следующим образом: заработная плата работника и прочие выплаты за последний год делятся на 12 и на 29,3. Последний показатель (29,3) является среднемесячным числом дней календаря, эта константа закреплена на законодательном уровне и используется стандартно для расчета выплат.

В случае, если за последний год работы сотрудник брал отпуск или выходил на больничный, сумма зарплаты делится не на 12, а на количество месяцев, которые были отработаны полностью, умножая ее на 29,3 и суммы дней в неполных месяцах (статья 139 ТК РФ).

Расчет происходит с учетом нескольких показателей. Для этого используют сведения о:

• заработной плате;
• районном коэффициенте;
• надбавках и доплатах к окладам;
• оплате за работу в выходные дни;
• премиях и других выплатах.

В компенсации могут быть внесены и премии, это включение ответственный за расчет проводит частично или полностью. Это зависит от вида премии и того, за какой промежуток времени она была выплачена. Если, например, сотрудник сдал проект, который длился 1,5 года, и за него ему была начислена премия, ее включат в возмещение частично. В случае же, когда премию дали за то, что был выполнен план продаж за месяц, ее включат в выплату полностью.

Что бухгалтер не должен включать в расчет при вычислении компенсации:

• оплату обедов;
• возмещение проезда;
• компенсацию походов в спортзал;
• другие социальные выплаты.

Может ли наниматель отказать?

Самое грубое нарушение закона – это отказ работодателя выплачивать компенсацию. Если появились сомнения в выплате, то следует поступить следующим способом:

• Написать претензию нанимателю, в которой предъявить требование о выплате денежных средств.
• Написать претензию в трудовую инспекцию, изложив суть проблемы и нарушение ваших прав. Подать заявление можно в электронном виде, либо лично. На рассмотрение жалоб трудовой инспекции выделено 30 дней. За это время уполномоченные лица проведут необходимые проверки и направят ответ заявителю.
• Совместно с трудовой инспекцией можно направить обращение в прокуратуру. Это необходимо сделать по тому адресу, где зарегистрирована компания. Прокуратура также будет разбираться, и проводить проверку в течение одного месяца.
• Можно обратиться в суд. По решению судебного органа любой трудящийся добьётся выплаты. В заявлении следует указать требование о взыскании средств с нанимателя. После разбирательства счета компании будут блокированы судебными приставами, а деньги автоматом переведутся на счёт заявителя.

Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении

С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).

Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).

Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.

Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.

В соответствии со ст. 127 ТК России рабочий, который увольняется, обладает правомочием на получение компенсации за каждый пропущенный отпуск. Право на отдых возникает у нового сотрудника после 6 месяцев работы, но даже у человека, который проработал чуть меньше, имеется возможность использования компенсации.

Согласно ст.140 ТК РФ, компенсация должна быть выдана именно в день, когда сотрудник увольняется. Если же по каким-либо причинам, человек не вышел на работу в указанный день, средства должны быть переданы на следующий день, но не позже.

ВНИМАНИЕ! С учетом официальных норм п. 35 Правил об очередных и доп. отпусках, а также писем Роструда, при подсчете компенсации за неиспользованный отдых излишки, составляющие меньше половины месяца, убираются, а лишние части, составляющие не менее половины месяца, округляют до месяца.

Число не растраченных за время работы дней отдыха определяют из расчета 2,33 дня отпуска за 30 дней.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

• при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
• даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Продолжительность расчетного периода

По общему правилу расчетным периодом для исчисления суммы компенсации за неиспользованный отпуск являются последние 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник увольняется (абз. 2 п. 4 Положения о среднем заработке).

Если специалист отработал менее 12 месяцев, то в расчетный период включается время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.

Если же у сотрудника не было фактически отработанных дней или начисленной зарплаты и до расчетного периода, то в него будут включены дни, отработанные им в месяце увольнения (п. 7 Положения о среднем заработке).

Некоторые периоды, а также начисленные за это время суммы нужно исключить из расчетного, например, когда работник (п. 5 Положения о среднем заработке):

• получал средний заработок в соответствии с законодательством (например, за время командировки);
• болел или получал пособие по беременности и родам;
• был в отпуске без сохранения зарплаты.

Кому положен удлиненный отпуск

По трудовому законодательству. Удлиненный основной отпуск предоставляется по основаниям, предусмотренным законом (ч. 2 ст. 115 ТК РФ), например:

• работникам моложе 18 лет — продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• работающим инвалидам (независимо от группы инвалидности) — продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Закона РФ от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогическим работникам — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»).

Пример 5. Начальнику цеха Н.В. Дымову, работающему в ЗАО «Каустик», полагается основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

В 2008 г. ежегодный оплачиваемый отпуск работник использовал не полностью, а только 14 календарных дней, в 2009 г. — 24 календарных дня. Он обратился с просьбой компенсировать ему неиспользованные дни отпуска в денежной форме. Необходимо определить, за какое количество дней ему положена денежная компенсация.

Решение. Количество календарных дней, превышающих общую норму основного оплачиваемого отпуска за каждый год, в данном случае составляет 2.

Выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В соответствие с ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня.

При увольнение денежную компенсацию в полном размере получают сотрудники, проработавшие у работодателя не менее 11 месяцев, либо работники отработавшие более 5,5 месяцев и уволенные по одному из нижеследующих оснований:

• ликвидация предприятия;

• сокращение штата;

• переброска на другую работу по предложению органов труда;

• поступление на действительную военную службу;

• реорганизацияили временной приостановки работ;

• командирование в установленном порядке в вузы, техникумы (или на подготовительные курсы указанных учебных заведений);

• непригодность к работе.

В остальных случаях компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.

Примечание. В соответствие ст. 291, 295 ТК РФ сотрудникам, принятым на работу на срок до 2-х месяцев, либо занятых на сезонных работах, денежная компенсация при увольнении выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы .

При расчете количества дней неиспользуемого отпуска в стаж включаются:

• время фактической работы;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года;

• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

Можно ли получить выплату за прошлогодний отпуск

Бывают случаи, когда в прошлом году остались неиспользованные отпускные дни, которые были перенесены на следующий год. Часто возникает вопрос, можно ли получить за них денежную компенсацию. Например, сотрудница в 2016 году из 28 положенных дней отдохнула только 17 дней.

Получается, что остальные 11 дней перешли на 2017 год и тем самым увеличили положенный отпуск, и теперь он стал равен 39 дням. Так как эти дни являются входящими в состав положенных 28, пусть и прошлогодних, они не могут быть заменены на денежную выплату, так как не превышают норму. В этом случае получить компенсацию можно только при увольнении.

Так как положенные отпуска в любом случае оплачиваются, то лучше каждый год отдыхать положенное количество дней, пусть и разбивая отпуск на несколько частей. Многие работодатели могут просто отказать в продлении отпуска на следующий год, не желая отпускать сотрудника с рабочего места на более долгий срок.

Компенсация при увольнении

Трудовое законодательство в статье 127 четко указывает на то, что денежная компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена работодателем в пользу сотрудника при увольнении. Окончательный расчет включает в себя выплаты за отработанное время, причитающиеся премии и дополнительные средства, выплаты за отдых, который не был использован. Правом работника остается отпуск с последующим увольнением. Например, перед тем, как покинуть рабочее место, гражданин имеет право получить все причитающиеся дни отдыха, а не материальную компенсацию. Трудовой стаж в период отпуска не прерывается, а рабочее место сохраняется за сотрудником. Уволить его в этот промежуток времени нельзя. Работник имеет право передумать увольняться по собственному желанию, написав соответствующее заявление не менее, чем за 14 календарных дней до окончания трудового договора.

Похожие записи:

• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• Киноафиша Чебоксар: премьеры этой недели, трейлеры и расписание сеансов
• Доплата к пенсии за инвалидность в 2022 году. Размеры, документы, условия