Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проверить контрагента на благонадежность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Способы проверки контрагента выбирают сообразно цели. Условно разделить способы проверки можно на две большие группы – информационные и физические. К информационным относятся сбор и анализ данных из информационных баз и источников. К физическим – проверка реальных активов торговых и производственных компаний, выезд по месту фактического нахождения, оценка торгового и производственного оборудования, собеседования сотрудников предприятия-контрагента.
Способы проверки контрагентов службой безопасности
Виктор Смирнов, специалист службы безопасности дорожно-строительной компании
— Мы выполняем строительные работы на основании договора субподряда. Специфика отрасли такова, что мы зачастую вынуждены работать без предоплаты, за свой счет, используя собственные кадры и технику. Для этого мы проверяем компанию-подрядчика на предмет исполнения договорных обязательств. В числе проверок – встречи с другими субподрядными организациями, с которыми компания-подрядчик сотрудничала ранее. В ходе встреч мы выясняем, насколько своевременно и согласно договоренностям поступила оплата за выполненные работы, если возникали сложности с получением денежных средств, то какого рода и насколько критичными были задержки. Только после этого руководство компании принимает решение о том, взять ли предложенный объем работ или отказаться от взаимодействия.
Что будет, если не проверить контрагента
Если налоговики решат, что сделка фиктивная и направлена лишь на получение налоговой выгоды, они отменят затраты по налогу на прибыль (УСН, ЕСХН) или вычеты по НДС, которые связаны со спорным контрагентом. Соответственно, придётся доплачивать налоги. Такое может случиться, даже если у вас все чисто.
Если налоговики докажут, что у контрагентов не было возможности поставить товар, выполнить работы или оказать услуги, суд встанет на их сторону.
Доказать фиктивность сделки могут такие факты:
- Контрагенты не находятся по адресу государственной регистрации.
- Налоговую отчётность сдают с нулевыми или минимальными суммами.
- У контрагентов нет возможности выполнить обязательства: нет оборудования, сотрудников и т.д.
- Нет расходов, связанных с исполнением обязательств: на закупку товаров, аренду помещений и коммунальные платежи, выплату зарплаты и т.п.
Как работать по «стандарту осмотрительного поведения»
«Стандарт осмотрительного поведения» предполагает проверку возможности исполнения контрагентом обязанностей по договору, его платёжеспособности и деловой репутации. Он направлен на предотвращение возможных убытков вследствие ненадлежащего исполнения или неисполнения контрагентом своих обязательств.
Организация может разработать и утвердить внутренний регламент проверки всех новых партнёров. В регламент следует включить перечень основных проверочных мероприятий и инструкции для сотрудников, которые отвечают за сделки с контрагентами.
Проверяйте деловую репутацию контрагентов.
Отсутствие в интернете информации о контрагенте — серьёзный повод задуматься. ФНС поинтересуется, откуда вы получили данные о партнёре, если их нет в свободном доступе. В особенности налоговиков заинтересуют крупные сделки.
Важно проверить:
- деловую репутацию контрагента;
- платёжеспособность, суммы доходов и расходов по данным бухотчётности;
- сколько лет присутствует на рынке;
- наличие задолженностей;
- сколько сотрудников в штате (среднесписочная численность за год);
- информацию об уплаченных налогах и сборах, нарушениях налогового законодательства.
Должная осмотрительность
Согласно постановлению Пленума Высшего Арбитражного Суда от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», налоговая выгода может быть признана необоснованной, если будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.
Но за 13 лет сам термин и границы должной осмотрительности претерпели значительные изменения. Если раньше проявление должной осмотрительности могло сводиться к запросу у контрагента стандартного комплекта учредительных документов, то теперь этого для налоговых органов и суда недостаточно.
Доказывать реальность ведения хозяйственной деятельности и реальность сделок и их исполнения приходится многими документами: это бумаги о преддоговорном взаимодействии, а также документы, свидетельствующие о взаимном исполнении обязательств по договору (не только товаросопроводительные документы, но и, например, пропуски на склад, деловая переписка, заявки на отгрузки, сделанные посредством переписки в мессенджерах или по электронной почте и т.д.). Но даже безупречный документооборот может не помочь, если налоговые органы в ходе проверки получат показания сотрудников компаний, которые не будут соотноситься с документами.
Кроме всего прочего, если доначисление налогов или другие действия привели к банкротству компании, для ее руководителя и учредителя появляются довольно весомые риски привлечения к субсидиарной ответственности и необходимости возместить убыток всем кредиторам компании.
Внутреннее положение о проверке контрагентов
Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.
Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.
ПОЛОЖЕНИЕ
о проверке контрагентов при заключении договоров
1. Общие положения.
1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).
1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.
1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности
1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:
- невозможность реального осуществления контрагентом операций, для выполнения которых заключается договор, с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг;
- отсутствие необходимых условий для достижения результатов соответствующей экономической деятельности в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
- учет контрагентом для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуется совершение и учет иных хозяйственных операций;
- совершение контрагентом операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном контрагентом в документах бухгалтерского учета.
- создание организации контрагента незадолго до совершения хозяйственной операции;
- взаимозависимость общества с контрагентом;
- неритмичный характер хозяйственных операций контрагента;
- нарушение контрагентом налогового законодательства в прошлом;
- разовый характер операции контрагента;
- осуществление операции не по месту нахождения контрагента;
- осуществление контрагентом расчетов с использованием одного банка;
- осуществление контрагентом транзитных платежей между участниками взаимосвязанных хозяйственных операций;
- использование контрагентом посредников при осуществлении хозяйственных операций.
Примерный образец положения о проверке контрагента
Утверждено
Генеральным директором
ООО «Честный бизнес»
Ивановым А.А.
П О Л О Ж Е Н И Е
об обязательной проверке контрагентов ООО «Честный бизнес»
при оформлении договорных и хозяйственных отношений
- Введение:
- Настоящее Положение проверки контрагентов ООО «Честный бизнес» (далее – Положение) является обязательным к исполнению сотрудниками юридического и финансового отдела при оформлении договорных отношений с контрагентами.
- Настоящее Положение регламентирует порядок проверки контрагентов в целях снижения налоговых рисков при заключении и исполнении договоров.
- Проверке на основании настоящего Положения подлежат поставщики продукции и товаров, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели, исполнители, а также иные контрагенты ООО «Честный бизнес».
- Порядок осуществления проверки:
- При проведении проверки сотрудник обязан собрать по контрагенту все доступные сведения и провести нижеперечисленные мероприятия.
- Вся получаемая в ходе проверки информация приобщается сотрудником к досье контрагента как в электронном, так и в бумажном виде.
- Вся информация, полученная посредством доступа в сеть «Интернет», должна быть сохранена в виде скриншотов экрана, распечатана и заверена подписью сотрудника осуществляющего проверку контрагента.
- Сотрудник обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям, содержащимся на сайте ФНС России.
- Сотрудник должен получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через интернет-ресурсы, предоставляющие подобные сведения. Полученную выписку, а также электронное письмо необходимо распечатать для приобщения к формируемому досье.
- Сотрудник обязан проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных:
- сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации;
- сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов;
- адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
- перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.
- При изучении выписки сотруднику необходимо обратить внимание на то, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.
- При проверке контрагента сотрудник должен установить, необходима ли контрагенту для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в СРО. В случае необходимости обязательного наличия лицензии у контрагента лицензии, сотрудник должен проверить её наличие посредством обращения на интернет-сайт лицензирующего органа или СРО. Результаты проверки приобщаются к формируемому досье.
- Проанализировать наличие информации о контрагенте в сети Интернет: наличие у контрагента собственного интернет-сайта, размещает ли контрагент информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках, имеются ли отрицательные и положительные отзывы о контрагенте. Результаты поиска приобщаются к досье в бумажной форме.
- Сотрудник обязан запросить у контрагента копию паспорта его руководителя, а если договор оформляется по доверенности иным лицом, то помимо копии его паспорта, запросить заверенную копию доверенности.
- Сотрудник обязан проверить контрагента на предмет его участия в хозяйственных спорах. Проверка осуществляется путем обращения на интернет-сайт Высшего Арбитражного Суда РФ. Найденные по контрагенту документы приобщаются к досье в бумажной форме.
- При проведении проверки сотрудник обязан запросить у контрагента в заверенной форме:
- бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;
- копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);
- другие необходимые сведения.
- По завершении проверочных мероприятий сотрудник обязан передать досье на контрагента начальнику юридического отдела.
- Сроки проведения проверки:
- Проверка контрагента осуществляется от 3-х до 5-ти дней с момента поступления соответствующего распоряжения Генерального директора либо его заместителя.
- Сформированное досье на контрагента передается для изучения начального юридического отдела.
- Начальник юридического отдела по результатам изучения досье не позднее двух рабочих дней представляет в письменном виде свои выводы о добросовестности контрагента Генеральному директору ООО «Честный бизнес».
- Генеральный директор не позднее 2-х рабочих дней принимает решение о вступлении в хозяйственные отношения с проверяемым контрагентом, путем внесения резолюции в досье контрагента. Решение Генерального директора доводится до сведения сотрудников ООО «Честный бизнес».
- Без соблюдения условий пунктов Положения заключение договора, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества контрагенту запрещены.
- Досье контрагента хранится в финансовом отделе ООО «Честный бизнес» не менее 4-х лет после истечения срока действия договора с контрагентом.
Как обосновать выбор контрагента?
В организациях проверкой контрагентов занимается юридический отдел, и в случае сомнения, он просит лицо, которое желает заключить договор, обосновать свой выбор контрагента. Если организация средняя, то проверкой занимается самостоятельно каждый отдел, и обосновать свой выбор их просит уже руководитель отдела либо директор.
Также сомнения могут возникать у налоговых органов либо банков, почему вы выбрали данного контрагента. Налоговые органы или банк могут направить вам запрос о предоставлении обоснованности вашего выбора контрагента.
Документ об обоснованности выбора контрагента лучше составлять в письменной форме, руководствуясь внутренними регламентами компаниями и всеми собранными документами контрагента. Обосновать свой правильный выбор для проверки, помогают именно документы, которые предоставил контрагент.
В письменной форме следует изложить следующее:
- Что копии всех документов от контрагента получены и проверены, рисков работы с ним не выявлено;
- Предприятие зарегистрировано в ЕГРЮЛ, имеется выписка, организация в процессе банкротства не находится;
- На момент заключения договора у контрагента не имеются суды, исполнительные производства (просмотрена арбитражная картотека Арбитражного суда и ФССП);
- На сайте ФНС установлен тот директор, учредитель, который указан в предоставленных документах контрагентом, что место нахождения компании указано верно, и не является адресом массовой регистрации;
- Приложенные документы, в подтверждение обоснованности своего выбора;
Также на основании писем ФНС, может быть приложена в качестве обоснования деловая переписка с контрагентом, источник информации о лице, данные о приобретаемых товарах, работах, услугах.
Контур.Фокус: возможности для проверки контрагента
По количеству описанных источников можно сделать вывод, что поиск контрагента и проверка его благонадежности — чрезвычайно сложная работа. Но эту работу можно в буквальном смысле минимизировать до одного клика с помощью такого сервиса, как Контур.Фокус.
Чем удобен сервис:
- Поиск компании или ИП осуществляется по названию, адресу, ФИО, ИНН и другим параметрам. Актуальность и достоверность сведений гарантируется благодаря доступу к официальным государственным открытым источникам.
- Помимо свежих выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП пользователь получает данные из Картотеки Высшего арбитражного суда, Федеральной службы судебных приставов, Базы госконтрактов Федерального казначейства, Единого федерального реестра сведений о банкротстве, Базы бухгалтерской отчетности организаций Росстата.
- В карточку компании, помимо всей прочей необходимой информации, включается подборка ссылок с упоминаниями компании в интернете, что позволяет ускорить процесс сбора фактов за счет агрегации информации из СМИ, с форумов с отзывами, с сайта самой компании и сайтов ее партнеров, поставщиков и клиентов, со страницы раскрытия информации эмитента, с новостных ресурсов.
- Пользователь сервиса может поставить на наблюдение 1000 компаний. Узнав об изменениях в данных, Контур.Фокус уведомит пользователя о них по электронной почте.
- Сервис способен анализировать организации по заранее установленным пользователем критериям.
Подробнее обо всех возможностях сервиса Контур.Фокус.
Проверка контрагента — 2021: что важно для налоговых органов сегодня
На протяжении последнего десятилетия система проверки деловых партнеров сильно менялась. Ведь еще до 2010 года отсутствовали какие-либо подробные разъяснения по этому вопросу, не сформировалась судебная практика и даже не была принята концепция должной осмотрительности.
Впервые попытка описать правила и желаемое поведение налогоплательщика при выборе контрагентов была предпринята в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53. С тех пор прошло более 10 лет, но многие компании по-прежнему уверены, что сегодня для проверки делового партнера достаточно сбора базовой информации из открытых источников. Конечно, такую информацию иметь нужно, но судебная практика показывает, что этот подход уже устарел.
Бизнес хочет понять, каких мер и в каком объеме ожидают от него налоговики, почему он должен «отвечать» за своих контрагентов и каких действий будет достаточно для того, чтобы предотвратить негативные последствия в работе с партнерами.
На эти вопросы в рамках конференции «Снижение налоговых рисков: тренды 2020», организованной компанией СКБ Контур, ответила Ольга Одинцова, ассоциированный партнер EY.
Что значит «должная осмотрительность» при проверке контрагента
Необходимо не только провести необходимую проверку, но и собрать доказательства того, что вы это сделали. Если в дальнейшем будет судебное разбирательство, с помощью собранных доказательств вы сможете подтвердить, что ваша организация проявила в выборе контрагента должную осмотрительность.
Согласно Письму ФНС РФ от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@, налогоплательщик не проявляет должную осмотрительность в следующих случаях:
- При отсутствии личных контактов руководства при составлении и подписании договоров, обсуждении условий поставок и т. д.
- Если в компании нет копии документа, удостоверяющего личность руководителя фирмы-контрагента, а также документального подтверждения полномочий этого лица.
- При отсутствии сведений о местоположении фирмы-контрагента, а также размещении складов, производственных и иных площадей и т. д.
- Если нет информации о том, имеется ли у партнера необходимая лицензия (в случае заключения сделки в рамках лицензируемой деятельности), разрешение на выполнение определенных работ.
- Если отсутствует информация о том, как вы получили сведения о контрагенте (реклама, наличие рекомендаций, официального сайта фирмы и т. д.)
- Если нет информации о прохождении государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ.
Контур.Фокус: возможности для проверки контрагента
По количеству описанных источников можно сделать вывод, что поиск контрагента и проверка его благонадёжности — чрезвычайно сложная работа, и это действительно так. Но эту работу можно в буквальном смысле минимизировать до одного клика с помощью такого сервиса, как Контур.Фокус.
Чем удобен сервис:
- Поиск компании или ИП осуществляется по названию, адресу, ФИО, ИНН и другим параметрам. Актуальность и достоверность сведений гарантируется благодаря доступу к официальным государственным открытым источникам.
- Помимо свежих выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП пользователь получает данные из Картотеки Высшего арбитражного суда, Федеральной службы судебных приставов, Базы государственных контрактов Федерального казначейства, Единого федерального реестра сведений о банкротстве, Базы бухгалтерской отчетности организаций Росстата.
- В карточку компании, помимо всей прочей необходимой информации, включается подборка ссылок с упоминаниями компании в интернете, что позволяет ускорить процесс сбора фактов за счет агрегации информации из СМИ, с форумов с отзывами, с сайта самой компании и сайтов её партнёров, поставщиков и клиентов, со страницы раскрытия информации эмитента, с новостных ресурсов.
- Пользователь сервиса может поставить на наблюдение 1000 компаний. Узнав об изменениях в данных, Контур.Фокус уведомит пользователя о них по электронной почте.
- Сервис способен анализировать организации по заранее установленным пользователем критериям.
За создание фирм-«однодневок» теперь установлена уголовная ответственность
С 19 декабря 2011 г. Уголовный кодекс дополнен ст. ст. 173.1 и 173.2, предусматривающими уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» и за незаконное использование для этого персональных данных физических лиц и документов, удостоверяющих личность. Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 N 419-ФЗ.
Итак, образование, создание или реорганизация юридического лица через подставных лиц наказывается (ч. 1 ст. 173.1 УК РФ):
- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;
- принудительными работами на срок до трех лет;
- лишением свободы на тот же срок.
Причем под подставными лицами понимаются учредители, участники или руководители юридического лица, которые были введены в заблуждение для того, чтобы образовать, создать или реорганизовать это юрлицо.
За те же деяния, совершенные с использованием служебного положения либо группой лиц по предварительному сговору, предусмотрены (ч. 2 ст. 173.1 УК РФ):
- штраф в размере от 300 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
- обязательные работы на срок от 180 до 240 часов;
- лишение свободы на срок до пяти лет.
Первое, что нужно указать в регламенте — это цель его составления, то есть предотвращение (снижение) рисков, связанных с выбором партнеров по бизнесу. Целесообразно дать описание этим рискам — это недоимка налогов, пени и штрафы, то есть те платежи, которые в результате проведения проверки могут грозить компании за неосмотрительность.
Стоит также отметить в регламенте, что он утверждается приказом и является обязательным для исполнения сторонами сделки как до заключения договора, так в процессе его исполнения. Это значит, что до того, как договор с контрагентом будет подписан, он должен быть ознакомлен с положениями регламента. Чтобы это обеспечить, целесообразно разместить регламент на официальном сайте компании в разделе для потенциальных партнеров.
Как обосновать выбор контрагента?
В организациях проверкой контрагентов занимается юридический отдел, и в случае сомнения, он просит лицо, которое желает заключить договор, обосновать свой выбор контрагента. Если организация средняя, то проверкой занимается самостоятельно каждый отдел, и обосновать свой выбор их просит уже руководитель отдела либо директор.
Также сомнения могут возникать у налоговых органов либо банков, почему вы выбрали данного контрагента. Налоговые органы или банк могут направить вам запрос о предоставлении обоснованности вашего выбора контрагента.
Документ об обоснованности выбора контрагента лучше составлять в письменной форме, руководствуясь внутренними регламентами компаниями и всеми собранными документами контрагента. Обосновать свой правильный выбор для проверки, помогают именно документы, которые предоставил контрагент.
В письменной форме следует изложить следующее:
- Что копии всех документов от контрагента получены и проверены, рисков работы с ним не выявлено;
- Предприятие зарегистрировано в ЕГРЮЛ, имеется выписка, организация в процессе банкротства не находится;
- На момент заключения договора у контрагента не имеются суды, исполнительные производства (просмотрена арбитражная картотека Арбитражного суда и ФССП);
- На сайте ФНС установлен тот директор, учредитель, который указан в предоставленных документах контрагентом, что место нахождения компании указано верно, и не является адресом массовой регистрации;
- Приложенные документы, в подтверждение обоснованности своего выбора;
Положение о проверке контрагентов: образец
Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:
- расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
- отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
- разделять партнеров можно по суммам договоров.
Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.